Los 10 hábitos de ZTD te permitirán aplicar esta metodología para conseguir organizarte de manera eficaz. Te explico cada uno de ellos.
Los 10 hábitos de ZTD
Una vez que asimiles estas rutinas verás que tu vida se simplifica de manera exponencial. El resultado será que tus tareas estarán bajo tu control y no al revés. Así, conseguirás llevar a la práctica el método ZTD como describe Leo Babauta.
Recopila información
Toda aquella información importante que recibas debes registrarla en un soporte. Tu cabeza no es capaz de asimilar todo, por ello necesitas un dispositivo. Puede ser una libreta donde apuntarlo. Sin embargo, hoy en día cuentas con tu teléfono móvil en el que puedes incorporar herramientas gratuitas, o no, para recopilar todo y no depender de tu memoria (Google Keep, Toodledo…).
Procesa la información
Trata esa información, no dejes que se acumule. Diariamente revisa todo el contenido que te ha llegado. Tanto tus anotaciones, como el correo electrónico o los mensajes de texto deben ser procesados. Tienes varias opciones para cada elemento:
- Soluciona en el momento aquello que no te lleve más de dos minutos.
- Elimina lo que no te interese.
- Delega aquello que puedas.
- Archiva el contenido que prefieras tratar más adelante.
- Crea las tareas de aquello debas solucionar tú.
Planifica tus tareas
Semanalmente realiza una selección de las tareas más importantes para completar y llévalas a un calendario, son las Big Rocks. Debes asignar a cada día entre una y tres de estas tareas. Es conveniente que trates de llevarlas a cabo a primera hora. Completa tu agenda con piedras pequeñas, otras tareas de menor relevancia.
Haz las tareas
Debes ejecutar las tareas de una en una, evita la multitarea. Es importante eliminar las distracciones. El teléfono, el correo electrónico, Internet, incluso una mesa desordenada son fuentes de pérdida de eficacia. Si te interrumpen toma nota y continua con la tarea.
Mantén un sistema simple
Es importante disponer de un sistema para la gestión de la información. Sin embargo, cuanto más sencillo sea de mantener más eficaz será. Organiza ese sistema por categorías, contextos, o lo que te sea más cómodo. Pero dedica tu tiempo a ejecutar, no a gestionar el sistema de tu organización.
Organiza
Ten todo ordenado. Cada cosa en su lugar. Y cuanto antes lo hagas mejor. Si tienes todo organizado reduces el tiempo perdido en buscar información. De esta manera, puedes dedicarle más tiempo a ejecutar. Además, evitas el caos en tu sistema de gestión lo que elimina la ansiedad por culpa del descontrol.
Revisa
Haz una revisión semanal en la que valores los objetivos alcanzados la semana anterior. Además, prepara la agenda para la siguiente y define las metas a conseguir. También debes hacer el seguimiento de tus objetivos a largo plazo.
Mensualmente efectúa una revisión más en profundidad. Y anualmente, haz otra aún más completa para repasar tus expectativas vitales.
Simplifica
Evita verte desbordado por tareas innecesarias. Es conveniente que tanto tus tareas, como tus objetivos se limiten a aquellos esenciales para ti, y céntrate en ellos. Al hacer la planificación aborda aquellas tareas y proyectos que están alineados con tus objetivos vitales.
Aplica este hábito de simplificar en todas las revisiones (semanales, mensuales y anuales) para centrarte en lo que es importante para ti. Deja de lado todo aquello que sea superfluo.
Crea rutinas
Establece unos hábitos de comportamiento que te faciliten los procesos productivos. Te pongo un ejemplo:
- Por la mañana: revisa la agenda, comprueba el correo y las notificaciones y procesa todo. A continuación realiza las tareas importantes.
- Por la tarde: vuelve a procesar el correo y las notificaciones, realiza el resto de tareas. Por último, repasa tu jornada.
Encuentra tu pasión
Esto no suele ser fácil. Si puedes dedícate a lo que te guste. Si te gusta tu trabajo, lo realizas con interés y no te costará enfrentarte a las tareas. Busca actividades que te apasionen y averigua si puedes hacer de ellas tu modo de ganarte la vida.
Conclusión
Los 10 hábitos de ZTD son la guía para que tu actividad sea más sencilla y productiva.
Como ya te he comentado, no puedo dejar de ver similitudes con otras técnicas de las que ya te he hablado. Es evidente la relación que tienen los 10 hábitos de ZTD con la metodología Getting Things Done (GTD). Pero también existe una gran relación con el método Seinfeld en cuanto a la creación de rutinas. La técnica Pomodoro coincide en la importancia de aislarse en el momento de hacer las tareas.
Te animo a que pruebes este método.
«El destino del genio es ser un incomprendido, pero no todo incomprendido es un genio».
Ralph Waldo Emerson