Hoy te quiero dar 5 consejos para tu plan de proyecto, porque no basta sólo con hacerlo. En este post te cuento secretos que te ayudarán.
5 consejos para tu plan de proyecto
Obviamente el proceso de crear el plan de proyecto es sumamente importante, pero existen detalles que te permitirán sacarle el máximo partido.
1. Prepara la presentación del plan de proyecto
Tu plan de proyecto debe ser capaz de responder a una serie de preguntas. Pero esas respuestas no son sólo para ti. Hay otras partes interesadas, algunas con la autoridad para decidir si les interesa poner en marcha el proyecto o no. Es a esas personas a quien tienes la necesidad de convencer.
Incluso si la idea proviene de ellos, una presentación mal elaborada es razón suficiente para no llevar a cabo el proyecto. En esta presentación debes obtener su compromiso para que te apoyen en su puesta en marcha.
Para ello es imprescindible que esas respuestas a las preguntas clave estén alineadas con su estrategia empresarial. Es decir, que el alcance, el objetivo, el presupuesto, los plazos, etc. se ajuste a sus expectativas.
2. Define objetivos
Asociados a los hitos de tu plan, establece una serie de objetivos. Puedes basarte en alguna de las técnicas de las que ya te he hablado como OKR o SMART. Esto servirá como incentivo para tu equipo y como una aproximación a una garantía de éxito para los steakholders.
Ten en cuenta que si no estableces unos objetivos claros las posibilidades de fracaso del proyecto se multiplican. Estos objetivos le dan sentido y consistencia al proyecto.
3. Utiliza las técnicas y metodologías necesarias
Esto parece obvio, pero no quiero dejar de recordártelo. En el proceso de planificación no debes ponerte a crear la estructura de tareas y sus plazos correspondientes. Ten en cuenta las técnicas que conoces y las metodologías que ya hayas utilizado.
Por ponerte algunos ejemplos. En el proceso de estructuración de tareas en el diagrama de Gantt ten en cuenta amortiguadores para evitar cuellos de botella. No olvides metodologías como Prince2, o la cadena crítica que te permitirán sustentar tu gestión en una base sólida.
4. Asigna funciones y responsabilidades
Entre los consejos para tu plan de proyecto, éste va dirigido, principalmente, a la gestión de tu equipo. Te recuerdo que tienes a tu disposición la posibilidad de utilizar la matriz RACI.
Esta técnica te permite definir con claridad el reparto de atribuciones dentro del proyecto. Esto va desde identificar quién es el encargado de ejecutar cada tarea, quién lo valida, quien tiene capacidad consultiva, hasta a quien hay que informar.
Nunca olvides las capacidades, conocimientos y experiencia de cada miembro del equipo. Y, por su puesto, asegúrate de su disponibilidad.
5. Crea un plan de comunicación
No dejes que la estructura de comunicación del proyecto quede sobreentendida. Muchas veces no se le da la importancia que tiene, pero a la vez todo el mundo quiere comunicarse. Me parece que entre los consejos para tu plan de proyecto que te puedo dar éste, cobra una importancia fundamental una vez ha comenzado la ejecución.
Te he hablado en muchas ocasiones de la interconexión entre las partes interesadas en un proyecto. Crea este plan de comunicación definiendo los distintos tipos de reuniones y de métodos de comunicación que vais a utilizar. Establece unas pautas que todos se acostumbren a seguir desde el principio. Eso sí, sé flexible para que este plan sea aceptable para todas las partes. Sin embargo, una vez validado procura que se siga con fidelidad.
Conclusión
Estos consejos para tu plan de proyecto no garantizan que éste se vaya a poner en marcha. Tampoco son un aval de éxito del proyecto. No obstante, sí son una gran ayuda para ambos aspectos.
Te doy un último consejo extra. Utiliza herramientas de gestión de proyectos. El software te ayudará en muchos de los aspectos de los que te he hablado en estos posts. Gracias a estas plataformas, cada vez más completas, podrás agilizar muchas de esas tareas y evitar errores. Te he hablado de algunas y seguiré haciéndolo. Son un arma para la comunicación, el desarrollo de diagramas de Gantt, la gestión de recursos, etc. Utiliza las justas y evita, en la medida de lo posible que se solapen sus funcionalidades. Haz de ellas tus aliadas.
«La indignación moral es la estrategia tipo para dotar al idiota de dignidad».
Marshall McLuhan