Las 5 etapas de Seis Sigma te muestran paso a paso cómo implantar esta metodología con éxito en tu empresa. Vamos a conocerlas.
Al implementar Seis Sigma en tu compañía necesitas una herramienta que te sirva de apoyo. Se trata de DMAIC, denominada así por las etapas que la integran (Define, Measure, Analyze, Improve, Control). Cada una de estas fases debe ser desarrollada adecuadamente antes de pasar a la siguiente.
Las 5 etapas de Seis Sigma
1. Define (definir)
Esta etapa es el punto de partida, y en ella tendrás que definir aquello que buscas mejorar, las actividades, el equipo de trabajo, el presupuesto, etc. Debes tener claro cuál es el propósito al implementar Seis Sigma. Qué objetivo quieres alcanzar, qué impacto tendrá en la compañía y cuáles serán las responsabilidades de los implicados.
A través de un mapa de procesos deberás identificar las tareas y actividades que se verán afectadas y cómo se relacionan entre sí. Además, en cada uno de los casos, se tiene que referenciar al responsable correspondiente.
Por otra parte, tendrás que valorar cuáles son los niveles de calidad exigibles. No sólo desde el punto de vista externo, de acuerdo con los requerimientos de tu cliente. También desde el punto de vista interno, asociado a la rentabilidad (desde todos los enfoques posibles) de la organización.
Finalmente, determina los objetivos que pretendes alcanzar mientras el proyecto se esté desarrollando.
2. Measure (medir)
Es necesario desarrollar un sistema de medición que te dé la posibilidad de monitorizar el rendimiento de los procesos hasta alcanzar el objetivo esperado. En este paso se busca identificar las causas que generan los problemas y, además, ser capaz de cuantificarlas.
Pero no sólo eso, también se trata de localizar qué datos permiten la solucionarlos. Debido a esto, la recogida de datos es un aspecto fundamental. Esto hace que esta etapa sea, probablemente, la que más recursos consume. Pero es esencial dedicarle todo lo necesario, ya que la eficacia de las etapas posteriores depende de este esfuerzo.
Tienes que conocer qué factores afectan al proceso y cómo lo hacen. Dispones del mapa de procesos de la etapa anterior, y dentro de él puedes centrarte en el proceso que estés analizando.
Es importante realizar una gestión adecuada de la obtención de datos y de su análisis. A través de gráficos que muestren la dispersión en torno a un valor o intervalo, las tendencias, etc. puedes efectuar un estudio en detalle.
3. Analyze (analizar)
Averigua cómo suprimir la diferencia entre la situación actual y la deseable.
Las etapas de Seis Sigma uno y dos te han permitido obtener un conocimiento del proceso que te da la oportunidad de dar el siguiente paso. Se trata de plantear hipótesis sobre las razones de la variabilidad o los errores que afectan al proceso. Incluso, puedes descubrir en qué aspectos caben opciones de mejora.
Aquí la verificación de esas hipótesis te permitirá identificar qué variables afectan a la calidad y en qué magnitud. Y, además, cómo se interrelacionan unas con otras.
4. Improve (mejorar)
Ahora toca incorporar en el proceso los cambios capaces de provocar mejoras.
Tras el análisis de la etapa anterior, debes ser capaz de identificar los cambios que son posibles y que facilitarán una forma mejor de hacer las cosas. Se trata de que hagas la elección de las medidas que aporten una incidencia más decisiva en el proceso.
Aquí debes asumir la decisión de implantar cambios que pueden arrastrar riesgos. Por lo tanto, se hace necesaria una evaluación previa de esos riesgos. Para ello, puedes realizar pruebas y experimentos a pequeña escala antes de abordar la implementación definitiva.
Aun así, presta atención al comportamiento de los puntos en los que se han incluido modificaciones. Asegúrate de que éste es el adecuado. Aunque no debes olvidar que, tal vez, la adaptación del cambio requiere cierto tiempo.
5. Control (controlar)
Ya sólo queda la última de las etapas de Seis Sigma en su implantación. Controlar el nuevo sistema. Asegurarte de que se alcanzan los niveles deseados.
Sin embargo, una vez alcanzado ese nivel no puedes dar por concluida la gestión. El seguimiento debe ser continuado en el tiempo. La idea de esta metodología es alcanzar una mejora continua, una mejora que sea capaz de evolucionar.
Conviene documentar el todo el proceso seguido hasta la última fase como referencia para futuras acciones semejantes. Resulta interesante valorar la inversión realizada y el éxito alcanzado.
Conclusiones
Las 5 etapas de Seis Sigma describen el recorrido que debes seguir para llegar a un destino en el que los procesos son mejores. No se trata de un camino sencillo, pero si lo quieres recorrer, dispones de herramientas y recursos que te ayudarán a hacerlo.
«Ni amar, ni odiar. Esta regla encierra la mitad de toda sabiduría».
Arthur Schopenhauer