Puedes realizar determinadas acciones con tareas en Asana que te facilitarán tu trabajo enormemente. Descúbrelas aquí.
Tras crear y configurar tus tareas en Asana es el momento de ponerse a trabajar. Sin embargo, debes conocer otras posibilidades que te permitirán ser más eficaz con el uso de esta aplicación.
Acciones con tareas en Asana
El menú “Más acciones” lo mencioné en el post sobre la configuración de tareas. Este menú te proporciona opciones habituales de gestión, pero también alguna extremadamente útil.
La primera acción que verás en este menú es “Dependent on” y está destinada únicamente a los usuarios con cuentas de pago.
Las dos siguientes opciones no necesitan mucha explicación. Con ellas puedes eliminar la tarea en la que te encuentras o la subtarea que tengas seleccionada.
Copiar tareas
En cambio, Copy Task da mucho juego. Su funcionamiento es similar a algo que te expliqué en el post sobre los proyectos. Entre las acciones con tareas en Asana, ésta te permite realizar una copia de tu tarea. Al hacer clic en el enlace se abre una ventana en la que puedes introducir el nombre que le quieres dar a la copia y marcar qué elementos quieres incluir en la nueva tarea.
Como comprenderás, cuando tienes que crear muchas tareas con estructura similar esta opción te hará ganar mucho tiempo. Si sabes que hay tareas que se van repetir frecuentemente en muchos proyectos, tal vez te interese crear un repositorio de plantillas de tareas que puedes utilizar cuando las necesites.
A continuación tienes la opción Copy Task URL. Con esta acción puedes compartir un enlace dirigido a la tarea con tus colegas. Al hacer clic se copia la URL de la tarea, sólo tienes que pegarla en un documento o un correo electrónico.
Unir tareas
Merge Duplicate Task es una de las acciones con tareas en Asana que te pueden ahorrar bastante tiempo. Gracias a ella puedes unificar dos tareas en una. Dicho así puede sonar algo raro. Sin embargo, si tras crear las tareas y trabajar en ellas te das cuenta de que no resulta apropiada esta estructura y que es más oportuno juntar dos tareas, gracias a esta opción ganarás mucho tiempo. Al hacer clic te pedirá que localices la tarea a la que quieres unir la actual. Al aceptar elimina la tarea en la que estás y copia el contenido (etiquetas, seguidores, etc.) en la seleccionada.
Convertir en Proyectos
Otra acción sorprendente es Convert Task to Projects. Si una tarea crece tanto y se complica de tal manera que consideras que puede resultar más operativo asumir que alcanza el nivel de proyecto, aquí tienes la solución. Al hacer clic se abre una ventana. En ella debes introducir el nombre que quieres dar al proyecto (por defecto te propone el mismo de la tarea). Además tienes tres opciones:
- Dejar la descripción de la tarea como descripción del proyecto.
- Hacer que las subtareas de esta tarea se conviertan en tareas del proyecto.
- Permitir que los seguidores de la tarea se transformen en usuarios del proyecto.
Sin embargo, otros elementos como etiquetas, archivos o comentarios, de la tarea no se trasladarán al proyecto.
Imprimir
Si aún trabajas con papel Asana te ofrece la posibilidad de imprimir la tarea. El resultado no es especialmente útil, aunque depende de tus necesidades.
Pantalla Completa
Personalmente creo que esto no es algo especialmente necesario. Gracias a esta opción puedes ver la ficha de la tarea en una ventana independiente del navegador. Como te decía, el tamaño original es bastante adecuado para trabajar y no considero útil ampliarlo.
Acciones con los elementos de las tareas en Asana
En el artículo sobre la configuración de tareas en Asana te expliqué cómo al ir recorriendo los distintos apartados se crean elementos que definen la tarea. Pero estos elementos no son estáticos, puedes actuar sobre ellos. Si pasas el cursor por encima de cada uno de ellos se harán visibles enlaces para gestionarlos. En ocasiones están siempre visibles.
El primer elemento es el nombre del proyecto. Ahí encontrarás dos elementos muy interesantes. Uno te permitirá cambiar la tarea a otro proyecto. El segundo es una acción de lo más práctica. Facilita la posibilidad de añadir más proyectos. En otras palabras, asociar una tarea a más de un proyecto. Si una tarea genera valor en varios proyectos no tienes que duplicar esa tarea, puedes asignarla a los proyectos que necesites.
A la izquierda del nombre de la tarea tienes un marcador en gris. Pichando sobre él cambia de color y sirve para indicar que la tarea está completada. Si lo has marcado así en la configuración del proyecto verás la “celebración”.
Junto a las etiquetas encontrarás un botón para añadir otras nuevas. Algo que también puedes hacer desde el menú superior.
En la zona de las subtareas puedes ver varios iconos. Te los explicaré en un post dedicado a las subtareas.
A la derecha de los comentarios puedes ver un icono con forma de corazón, para indicar que te gusta ese comentario y un desplegable que te permite realizar dos acciones. Eliminar el comentario y crear una copia del mismo en la zona superior de este recuadro. Esta opción ayuda a tener localizada información importante. Cuando deje de serlo puedes utilizar el mismo desplegable para quitar esa copia de la zona superior.
Conclusión
De nuevo, las acciones con tareas en Asana son intuitivas y, en general, muy prácticas. Destinadas a hacerte ganar tiempo en la gestión de tus proyectos.
“La educación es el desarrollo en el hombre de toda la perfección de que su naturaleza es capaz”.
Immanuel Kant