El acta de constitución del proyecto es el documento que formaliza la puesta en marcha del proyecto. En este documento lo redacta y firman los responsables de la empresa u organización. Aunque ya vimos que éstos pueden delegar el desarrollo de proyectos al gestor del portafolio, como responsable de la estrategia.
El contenido del acta de constitución del proyecto
Al redactar el acta de constitución se deben incluir una serie de datos básicos, aunque dependiendo del tipo de proyecto se pude incluir información más específica.
Nombramiento del responsable
Un aspecto fundamental que debe figurar en este documento es el nombramiento del gestor del proyecto. Aunque en esta fase no interviene de manera directa, el responsable del proyecto debe formar parte del mismo lo antes posible. En este documento se le otorga de la autoridad que requiera la ejecución del proyecto.
Motivos del proyecto
Resulta útil incluir las necesidades que se deben cubrir que han llevado a la puesta en marcha del proyecto. Ya vimos cuáles pueden ser en el artículo en el que hablamos de los proyectos como estrategia de gestión. Esto servirá para que el responsable entienda el punto de vista de la empresa para enfocar el proyecto.
Metas del proyecto
En relación con lo anterior se deben hacer constar las expectativas de resultados de los responsables de la organización. Es decir, se plasma el objetivo que el responsable del proyecto debe alcanzar al finalizar la ejecución del proyecto.
Recursos para la ejecución
Los responsables de la empresa incluirán en un apartado los recursos con los que cuenta el gerente del proyecto para llevarlo a cabo. Se definirá el personal y las horas a disposición del proyecto, los medios económicos y, en general, cualquier recurso que pueda utilizar el responsable del proyecto (maquinaria, espacio de oficina, ordenadores…).
Limitaciones que afecten a la ejecución
Se definirán las posibles limitaciones que afecten a la ejecución del proyecto. Puede ocurrir que, por causas ambientales, legales, propias de la organización, o de cualquier otro tipo, se establezcan restricciones a ciertos aspectos del proyecto.
Documentos que acompañan al acta
Tras el nombramiento del responsable del proyecto, y una vez concluidos los procesos de planificación, se añadirán al acta de constitución del proceso un presupuesto resumido así como un diagrama de Gantt.
Hay que tener en cuenta que a lo largo de la ejecución del proyecto suelen producirse cambios respecto a lo redactado en el acta de constitución del proyecto. Las expectativas de los administradores se modifican, las condiciones externas alteran las necesidades o los resultados de productos intermedios. Todo esto a su vez hará que tanto el presupuesto como el cronograma se tengan que adaptar a las nuevas condiciones.
Conclusión
En consecuencia, tenemos que considerar que el acta de constitución del proyecto es un punto de partida para el proyecto, pero que éste se adaptará a las modificaciones que se produzca a lo largo de su ejecución. En ella se recogen el nombramiento del gerente y los recursos de que dispone, así como, las limitaciones que afectan al proyecto. Los responsables de la empresa incluirán las motivaciones y expectativas del proyecto.
«El encanto es la virtud sin la cual todas las demás son inútiles».
Robert Louis Stevenson