Es importante definir bien las actividades en Projectplace. En este post te explico todos los secretos que debes conocer sobre ellas.
Las actividades en Projectplace y su planificación
La planificación en cualquier herramienta de gestión de proyectos consiste en establecer un calendario con fechas de inicio y finalización de las tareas necesarias para la ejecución del proyecto. Projectplace comparte la misma metodología. Y como las buenas herramientas, además, permite dotar de contenido a esas tareas.
En primer lugar debes dirigirte al módulo de planificación del área de trabajo que desees. Para acceder a la gestión de una actividad en Projectplace no tienes más que pichar sobre ella o cualquiera de sus campos en la tabla. Al hacerlo se abre una ventana en el lado derecho de la pantalla.
Antes de recorrer todas las opciones que tienes para su configuración te quiero comentar un par de cosas.
Por una parte, sólo se visualizarán aquellos apartados que contengan información. Para acceder a todos tienes bajo el nombre y la descripción de la tarea un icono redondo con un signo «+». Pincha sobre él y se desplegarán todos los campos, estén o no cumplimentados.
En el post sobre la administración del área de trabajo te expliqué que puedes crear campos personalizados. Éste es uno de los elementos en los que puedes aprovechar esa opción que te ofrece Projectplace.
El contenido de las actividades en Projectplace
Encabezado de la tarjeta de actividad
Ésta es la parte superior de la ventana de gestión de las tareas. En ella encontrarás varios elementos importantes.
- Nombre de la actividad: Es el que le asignaste al crearla. Aquí puedes modificarlo.
- Descripción: Puedes incluir una descripción que explique en qué consiste esa tarea.
- Menú de opciones: Con el icono con tres puntos puedes realizar tres acciones. Por una parte, tienes la posibilidad de convertir una actividad en un hito y viceversa. Por otra, puedes duplicar la actividad. Y, finalmente, eliminar dicha tarea.
- Cerrar: El icono con forma de «X» te permite cerrar la ventana de la actividad.
Fechas
En este apartado puedes indicar la fecha de inicio, la de fin y la duración en días de la tarea. Cumplimentando dos de estos campos se recalcula el tercero.
En el post sobre la planificación en Projectplace te mencioné que arrastrando con el ratón sobre el gráfico puedes modificar estas fechas. La opción de «Bloquear fechas» impide esto. Así se evita que accidentalmente se produzcan cambios no deseados.
Identificador
Para tener una visión más clara del diagrama puedes emplear distintos colores. Bajo tu criterio puedes asignar a las tareas el color que te permita identificarlas.
Adjuntar archivos
Puedes asociar archivos a actividades concretas a través de este apartado. Al pinchar en este enlace se abrirá una ventana sobre la que puedes depositar los archivos que necesites. La herramienta ofrece la posibilidad de enlazarse con tu dispositivo y con varios servicios de almacenamiento online.
Empezar
Con Projectplace tienes la posibilidad de aplicar la metodología Kanban. El funcionamiento sería el siguiente. Antes de comenzar una actividad la asocias con un tablero Kanban, o en su defecto creas uno nuevo. Elaboras las tarjetas correspondientes a los pasos que se deben realizar y las asocias con la actividad.
De esta manera existe una vinculación entre la gestión en el tablero y la planificación en el diagrama de Gantt.
Todo lo relacionado con los tableros te lo explicaré en un post posterior.
Registro de tiempo
En este módulo puedes realizar la gestión del tiempo de dedicación a la actividad. El primer paso es indicar la duración en horas y minutos estimada para concluir la tarea.
A partir de ahí, cada usuario que emplee tiempo en su ejecución indica el tiempo dedicado y la fecha.
La herramienta muestra el listado de los registros y la suma total. Además hace una comparación entre lo estimado y lo real. Ten en cuenta que se incluye el tiempo registrado tanto en este apartado como en las tarjetas del tablero correspondiente.
Dependencias
Un elemento fundamental en la planificación es el establecimiento de dependencias entre tareas. Projectplace tiene un sistema muy simple de dependencias. Puedes definir que una tarea comience cuando una o varias actividades hayan concluido. Y, establecer que para que otra tarea se inicie la actual debe haber finalizado.
Sin embargo, no da la opción de que una tarea concluya al mismo tiempo que otra. O que dos tareas comiencen a la vez. O establecer espacios en dependencias. Por ejemplo, que una tarea comience tres días después de que otra finalice.
Actividad concluida
Una vez finalizada la tarea tienes la posibilidad de darla por concluida pinchando en este enlace. Verás que al hacerlo en el gráfico esa tarea toma un color más claro.
Comentarios
Este apartado te permite mantener comunicaciones con cualquier miembro de tu equipo que tenga acceso.
Historial
Al final de la ficha de la tarea puedes ver un historial de los cambios realizados en ella. El sistema te informa de qué cambio se ha producido, quién lo ha llevado a cabo y cuándo lo ha efectuado.
Conclusión
Todo el contenido que puedas incluir en las actividades en Projectplace ayudará a la gestión del proyecto. Y es importante que este contenido tenga coherencia con la planificación.
«Es propio de los usos establecidos el subsistir todavía, aun cuando hayan desparecido las necesidades que los crearon».
Étienne Bonnot de Condillac