La administración de la cuenta en Projectplace te permite establecer los ajustes de comportamiento que tendrá la herramienta en su uso.
Administración de la cuenta en Projectplace
La administración de la cuenta en Projectplace es, junto con la configuración de la cuenta, una de las primeras cosas que debes tratar al comenzar a utilizar esta herramienta.
Para acceder a este apartado debes dirigirte al «selector de herramientas«. Se trata del icono formado por nueve cuadrados, situado en la zona derecha de la barra de navegación.
Al entrar, verás un menú horizontal con cinco opciones justo debajo de la barra de navegación de la aplicación. Ten en cuenta que sólo el responsable de una cuenta tiene acceso a la gestión de administración. Los demás usuarios sólo tienen disponible la opción «Catálogo».
Vista general y Configuración
En esta sección encontrarás unos datos básicos en relación con la cuenta: el nº de usuarios y el almacenamiento utilizado. Sin embargo, lo realmente importante es el acceso a la configuración. Ahí es donde podrás definir aspectos básicos del comportamiento de la herramienta. Al pinchar sobre el enlace se abre una ventana con tres secciones en la zona superior.
Nuevas áreas de trabajo
En este apartado podrás configurar algunos aspectos relacionados con la creación de proyectos (áreas de trabajo).
- Mensaje dirigido a los usuarios no autorizados a crear áreas de trabajo.
- Publicar, o no, por defecto las nuevas áreas de trabajo en el catálogo. Como te decía antes, la sección «Catálogo» es la única accesible a cualquier usuario. Ahí se pueden publicar los proyectos. Tú puedes definir si quieres que cualquiera vea los proyectos de la cuenta.
- Puedes decidir si las nuevas áreas de trabajo se crean sobre la base de una plantilla o partiendo de cero.
- Al comenzar con un proyecto lo puedes asociar con un portafolio o varios. Aquí seleccionas cuáles de estos portafolios están disponibles para esto.
- Cuando se concluye un proyecto, en lugar de eliminar los datos, tienes la opción de archivar el área de trabajo. De esta manera tienes acceso a ella pero no se encontrará entre las activas.
No olvides guardar los cambios que hayas hecho.
Contraseña y seguridad
Puedes establecer unos criterios mínimos para validar las contraseñas de los usuarios que pertenezcan a tu cuenta.
Además, puedes dar acceso a software de terceros. Esta sección permite que desarrolladores de software de tu organización, a través de la API de Projectplace, enlacen esta herramienta con otras externas.
Departamentos
Aquí puedes definir los departamentos en los que se estructura tu empresa. Así cada miembro de tu equipo puede asociarse a un departamento. Projectplace te permite indicar a los usuarios que aún no pertenecen a un departamento que lo indiquen la próxima vez que inicien sesión.
Personas
La gestión de los usuarios se lleva a cabo desde esta sección de administración de la cuenta en Projectplace. Aquí verás la relación de cada uno de los usuarios y sus características principales. Pero además tienes la opción de efectuar cambios.
La herramienta te permite realizar filtros y búsquedas para localizar a usuarios. También puedes seleccionar los usuarios que necesites marcando la casilla que tienen a la izquierda y aplicar acciones conjuntas a todos ellos. En la zona superior tienes la posibilidad de dar permisos para crear áreas de trabajo y cambiar de departamento a esos usuarios.
También tienes la opción de eliminar. Pero no te confundas no es lo mismo eliminar un usuario de la cuenta (icono de cubo de basura gris) que eliminar la cuenta de usuario (círculo rojo con x blanca).
De forma individual puedes pinchar sobre el nombre de un usuario y entrarás en su ficha. Ésta dispone de tres pestañas. En la primera verás sus datos personales y a la derecha tres enlaces: para enviar un correo electrónico, para enviar un SMS y para exportar su tarjeta en formato vCard. La segunda te permite realizar cambios en los permisos para crear áreas de trabajo y accesos al apartado de carga de trabajo. En la última pestaña tienes una relación de las áreas de trabajo a las que ese usuario está asignado. Adicionalmente, el nombre de cada área de trabajo es un enlace a una ventana con información sobre ella.
Como es lógico, en este apartado tienes la posibilidad de agregar nuevos usuarios a la cuenta.
Equipos
Como es evidente, los usuarios se organizan en equipos de trabajo. La administración de la cuenta en Projectplace te permite gestionar estos grupos.
Para crear un equipo debes pinchar en el botón verde de la zona superior izquierda. En la ventana que se abre sólo tienes que introducir el nombre del equipo y el usuario que hará de administrador del equipo.
Con las casillas situadas a la izquierda de cada equipo puedes seleccionar varios y se despliega una ventana a la derecha que te da la opción de eliminar esos equipos. Sin embargo, si sólo seleccionas un equipo las opciones de esa ventana aumentan.
Es este caso, además, puedes incluir una descripción para el equipo y gestionar sus integrantes, añadiendo o quitando miembros y traspasando la función de administrador.
Áreas de trabajo
Esta sección muestra las áreas de trabajo de la cuenta. Como ocurría en el apartado «Personas», el nombre de cada área de trabajo es un enlace a una ventana con información de ese proyecto.
Para manejarte, y como ocurre en todos los listados que existen en la administración de la cuenta en Projectplace, puedes realizar búsquedas y ordenar los resultados. Y, también, exportar a Excel el listado.
Catálogo
Por último, el catálogo es la sección que, como te he dicho antes, es la única accesible para todos los usuarios. Aquí se recogen una serie de proyectos, los que tú hayas indicado de esa manera. Antes te he dicho que en la configuración puedes decidir si las nuevas áreas de trabajo se incorporan al catálogo. Pero siempre tienes la posibilidad de gestionar cada caso de manera individualizada. En la configuración de cada una puedes publicarla o eliminarla de la publicación en el catálogo cuando lo consideres oportuno.
Conclusión
Antes de ponerte a gestionar proyectos debes establecer los parámetros de comportamiento de las áreas de trabajo. Para esto tienes que dirigirte a la administración de la cuenta en Projectplace. Allí, además, podrás controlar el estado de los elementos fundamentales de tu organización.
«De la tiranía nace regularmente el gobierno libre, así como del abuso de la libertad nace el despotismo».
Maquiavelo