Es casi inevitable tener que realizar adquisiciones en la gestión de proyectos. Pretender que no haya adquisiciones en un proyecto es algo que se va a producir en casos muy contados. Cuando una empresa es tan enormemente grande que es autosuficiente no necesitará de otras. O si el proyecto es tan simple que el objetivo se puede alcanzar sin ayuda externa.
En cualquier caso en la mayor parte de las situaciones el responsable del proyecto se va a ver en la necesidad de subcontratar servicios o adquirir mercancías.
Proceso de Adquisiciones en la Gestión de Proyectos
Primer paso: tomar la decisión
En la labor de planificación de adquisiciones en la gestión de proyectos el responsable del proyecto debe analizar las ventajas y desventajas de la compra de productos o externalización servicios.
En primer lugar se tiene que valorar la capacidad de la empresa para producir esa mercancía o servicio. Si la empresa no está especializada será siempre preferible la externalización. Pero incluso puede ser interesante la adquisición a terceros cuando la empresa no dispone de tiempo o recursos. Supongamos que una empresa de producción de vehículos proyecta sacar al mercado un nuevo modelo de camión. Esta empresa tiene experiencia en fabricación de motores. Sin embargo, todas las unidades de producción de motores están ocupadas fabricando para otros modelos, en este caso, será razonable la subcontratación. Se puede pedir a un tercero que les provea de motores para su nuevo modelo.
Ahora toca planificarse
Una vez decidida la externalización hay que establecer los requisitos. Lógicamente estos dependerán del proyecto. El responsable al realizar la planificación de adquisiciones debe tener en cuenta multitud de factores. Se establecerán unos niveles de calidad de acuerdo con las necesidades del proyecto. Debe adecuar los plazos de entrega al cronograma del proyecto. En el caso de ciertos productos se planteará la adquisición propiamente dicha o el alquiler. Pensemos en maquinaria cuya compra represente un coste muy elevado para un uso limitado.
Todos los factores que sean relevantes deberán influir en la planificación de adquisiciones que haga el responsable. Y, en consecuencia, afectarán a la planificación del proyecto en lo que se refiere al diagrama de Gantt o el presupuesto del proyecto.
La selección del proveedor
Ante esta situación el responsable del proyecto tiene la labor de elegir un proveedor que se ajuste a sus necesidades. Una opción es plantear la situación del proyecto a los posibles agentes externos para que le den una solución. Otra alternativa es pedir presupuesto sobre la base de los requisitos de calidad, plazos, etc.
Una vez que se tienen las posibles alternativas toca decidir. Y no siempre es fácil. Se tienen que valorar elementos más o menos concretos con plazos, costes, nivel de calidad. Pero también hay factores intangibles como la confianza en el proveedor, fiabilidad, entendimiento…
Gestión del contrato
En lo referente a la gestión del contrato se deben seguir unos pasos lógicos. Primero negociar. El responsable debe alcanzar el acurdo más beneficioso posible para el proyecto. Tras la firma se lleva a cabo la ejecución del contrato. Como un proceso más de seguimiento y control, se debe supervisar el cumplimiento del contrato. Es necesaria una verificación de que el producto o servicio es entregado de acuerdo con lo estipulado.
… y finalmente, el cierre del contrato
Una vez finalizada la ejecución del contrato procederemos a su cancelación. En este momento nos podemos enfrentar a varias situaciones. Si la verificación resulta plenamente satisfactoria se produce una aceptación del producto o servicio. En cambio, si el proveedor ha incumplido alguno de los requisitos fundamentales se puede producir un rechazo por incumplimiento del contrato. También cabe una situación intermedia en la que se produzca una aceptación parcial del producto o servicio, o condicionada a que el proveedor cumpla, posteriormente, con determinadas obligaciones sobre el producto.
Conclusión
Teniendo en cuenta la casi segura necesidad de subcontratar productos o servicios en la gestión de proyectos. Un responsable al realizar adquisiciones en la gestión de proyectos debe seguir un protocolo básico. Tomar la decisión de externalizar, planificar dicha externalización, seleccionar el proveedor, gestionar el contrato y, por último, cerrarlo.
“Los ingleses inventaron la sobremesa para olvidar la comida”.
Pierre Daninos