La agenda en MeisterTask te ofrece una visión de entorno de trabajo. En este post te explico cómo puedes gestionar este elemento.
MeisterTask, con la funcionalidad de la agenda, amplía su capacidad de gestión de proyectos a la de gestión personal. Una cualidad de la que adolecen, en gran medida, las aplicaciones de gestión de proyectos es que ofrecen un enfoque bastante globalizado de los proyectos. Admito, que en general, disponen de medios para realizar selección de las tareas que puedan ser de relevancia para el usuario. Por ejemplo, el apartado Me en TeamGantt. Sin embargo, la plataforma a la que estamos dedicando este ciclo ha ido un paso más allá.
Agenda en MeisterTask
Al acceder a esta herramienta se abre el escritorio de MeisterTask en el apartado Panel de Control. En la barra lateral izquierda, puedes alternar esta vista con la de agenda utilizando los enlaces correspondientes. Están situados en la zona superior, por encima de los proyectos.
La agenda está estructurada, más o menos como un panel Kanban. Dado que ya hemos hablado de la operativa al crear un proyecto, la que verás aquí ya la conoces. Dispones de una serie de columnas en las que se pueden ubicar tareas.
Feed de tareas
En el extremo izquierdo del tablero, encontrarás una columna que no tiene encabezado propiamente dicho. Lo que verás será un desplegable que actúa a modo de filtro de tareas:
- Asignadas a mí. Si eliges esta opción se mostrarán aquellas tareas en las que el usuario es responsable de la tarea. En este caso, además, dispones de un sistema de ordenación. Tienes la posibilidad de que se organicen por la fecha límite, por el nombre de la tarea o por el proyecto al que pertenecen.
- Reciente. En este caso, las tareas que aparecerán en el «feed » son las que han sido modificadas recientemente y de las que tú, el usuario, eres observador o que te han sido asignadas.
Secciones de la agenda en MeisterTask
A la derecha del «feed» encontrarás las distintas secciones que forman parte de tu panel Kanban personal. Su operativa es muy sencilla.
Puedes crear tantas secciones como necesites pinchando en el icono (+) situado a la derecha de la última. Esta nueva sección se creará a continuación. Sólo necesitas darla un nombre. Tienes la posibilidad de reordenar las secciones arrastrando desde el encabezado a la posición deseada. Además, en el extremo derecho del encabezado encontrarás, al acercar el cursor, un desplegable. Con él puedes modificar el color del encabezado y eliminar la sección.
Gestión de tareas en la agenda en MeisterTask
Debes entender, que no se trata de un Kanban reflejo del de los proyectos. Es un sistema de organización en columnas para que tengas organizadas tareas procedentes de los proyectos según una estructura personal.
Al acceder a una tarea desde la agenda, estarás accediendo a la tarea real. En este sentido, los cambios que realices en ella tendrán su efecto en el proyecto. Sin embargo, mover la tarea de una sección a otra dentro de tu agenda no tiene reflejo en el proyecto.
Un ejemplo. Supón que organizas las secciones de tu agenda con la misma estructura que tus proyectos: No iniciadas, En proceso, Terminadas. Mover una tarea de la columna En proceso de tu agenda no va a generar ese mismo movimiento de la tarea en el proyecto. En cambio, si la quieres eliminar de tu agenda, enviarla a la papelera, como te expliqué en el post sobre la gestión de tareas en MeisterTask, implicará que también la eliminas del proyecto.
Añadir, mover y quitar tareas de la agenda
Existen dos maneras de incluir tareas en tu agenda, dos maneras de moverlas y dos maneras de sacarlas de ahí.
En primer lugar, puedes arrastrar desde el «feed» las tareas a las que quieras hacer un seguimiento especial. Sitúalas en la columna que desees de tu agenda. La forma de mover una tarea en la agenda, como habrás supuesto es arrastrarla a la nueva posición. Para que desaparezcan de ahí deberás pinchar sobre ellas y arrastrarlas a la zona superior del escritorio, por encima de los encabezados.
La segunda manera es desde los proyectos. Al abrir una tarea, en la barra superior de su ficha encontrarás el icono de la chincheta (Pin en). Al hacer clic sobre él se despliega un menú que te permite seleccionar la columna en la que desees ubicarla. Para moverla de una columna a otra, sólo tienes que modificar la selección. Y, lógicamente, para sacarla de la agenda, deberás desmarcar la opción.
Al incluir una tarea en la agenda, por el proceso que sea, verás que aparece el indicador del color de la sección en la tarjeta del panel Kanban.
Mis tareas
Este apartado se encuentra fuera de la agenda, en el escritorio de MeisterTask. Para visualizarlo tienes que utilizar el icono con el «check» de la barra superior. Sin embargo, puedes abrirlo en forma de ventana si te encuentras en la agenda. Está constituido por dos partes:
- Mi lista de control. Se trata de una lista de «tareas». Entrecomillo la palabra tareas para que no la confundas con una tarea de proyecto. Es un sistema para reflejar acciones personales al margen de los proyectos. No disponen de ninguna de las funcionalidades propias de las tareas de los proyectos.
Su gestión es muy sencilla. Cuando concluyes una de estas acciones, la marcas con la casilla de su izquierda. Entonces su color quedará matizado. Puedes reordenar la lista arrastrando los elementos. Y con el desplegable que hay a la derecha puedes eliminar esa acción o convertirla en la tarea de un proyecto.
- Para hoy. Aquí se reflejan las tareas que se te han asignado y están vencidas, las que han vencido, las que observas y las que te son asignadas Es decir, a las que el sistema considera que debes prestar especial atención.
En la zona superior derecha de la ventana encontrarás el icono de la chincheta. Actuará como un filtro, para mostrar en la lista «Para hoy» las tareas de tu agenda ubicadas en la sección que elijas.
Conclusiones
La agenda en MeisterTask es el entorno de trabajo personal. En él puedes hacer que confluyan aquellas tareas que te interesan independientemente del proyecto al que pertenezcan. Además, las puedes organizar en diferentes secciones según tus necesidades.
«Para que la dicha sea completa siempre se necesita un poco de ilusión».
Thomas