Hay muchos ajustes de Gmail que te resolverán problemas, te facilitarán su uso y te permitirán ganar tiempo. Aquí te explico cómo aprovecharlos.
Este post es una continuación del anterior (Configurar Gmail). Seguimos exactamente donde lo dejamos.
Seguimos con los ajustes de Gmail
El anterior post lo dejamos en la pantalla General del apartado Configuración al que puedes acceder desde el botón con el icono de la rueda dentada situado en la zona superior derecha.
Enviar y archivar
Esta opción te permite decidir si quieres que cuando envíes un correo permanezca abierto tras su envío. En el caso de que optes por archivar, el correo se cerrará y permanecerá en la bandeja de enviados y, en su caso, en las de las etiquetas que le hayas asignado.
Estrellas
En el post de organizar correos en Gmail te hablé de los Destacados. Se trataba de correos que tú podías marcar con una estrella amarilla para identificarlos de manera especial.
Puedes establecer ajustes de Gmail para que la marca no sea sólo una estrella amarilla. Como ves en la imagen tienes estrellas de distintos colores y otro tipo de marcas. En este apartado puedes arrastrar a la zona superior las marcas que desees utilizar.
Deberás crearte un código de señales a tu gusto. Es decir, identificar cada señal con un tipo de acción sobre ese correo. Por ejemplo, estrella amarilla: contestar lo antes posible. Estrella roja: solucionar el tema. Estrella verde: comunicarlo a tu asistente para que él lo solucione.
Para marcar un mensaje debidamente sólo tienes que ir a ese mensaje y pinchar en el icono de la estrella tantas veces como sea necesario hasta que aparezca la marca que necesites.
Notificaciones de escritorio
Si tienes abierta una sesión en Gmail, aunque no estés dentro del gestor de correo puedes hacer que te avise de los correos recibidos.
Combinaciones de teclas
En los ajustes de Gmail puedes activar las combinaciones de teclas. Si estás acostumbrado a utilizarlas puede agilizar el uso de esta aplicación. Para conocer las combinaciones de teclas disponibles sólo tienes que teclear el símbolo “?”. Al hacerlo se abrirá una ventana con las opciones que puedes utilizar.
Etiquetas de botones
Gmail te permite que los botones estén identificados con un icono o con un texto descriptivo. Puedes elegir lo que te resulte más cómodo para trabajar.
Mi imagen
Aquí puede incluir una imagen de perfil. Se trata de la foto que sustituye al icono con tu inicial de la esquina superior derecha y que da acceso a tu cuenta de Google. Ya te hablé de este icono en el post sobre el escritorio de Gmail.
En este apartado puedes configurar el comportamiento de la imagen.
Widget de contactos
Esta opción te permite ver información de tus contactos. En conversaciones, en la zona derecha de la pantalla verás un cuadro con datos del contacto que ha escrito el correo que estés visualizando.
Crear contactos para el autocompletado
Tal vez escribes un correo a alguien que no está en tu agenda de contactos. En este caso tendrás que escribir su dirección completa en la casilla “Para:”. Si no quieres guardar ese contacto en tu lista de contactos la próxima vez que le vayas a escribir tendrás que volver a rellenar su dirección.
Este apartado te da la opción de que Gmail guarde esa dirección en un paquete que llama “Otros contactos”. Así, aún sin tener ese contacto en tu agenda, cuando le vuelvas a escribir al comenzar a teclear su dirección Gmail reconocerá los primeros caracteres y te propondrá esa dirección.
Señales de importancia para los anuncios
Aquí tienes un enlace que te lleva a la configuración de los temas que te interesan para que Google sepa que publicidad puede ser interesante para ti.
Firma
En Gmail puedes crear una firma para tus correos que automáticamente se incluya cada vez que envías un mail o respondes. La gran ventaja es que puedes tener una firma distinta para cada cuenta que tengas configurada. La otra gran ventaja es que estas firmas no se limitan a un texto. Puedes incluir imágenes, enlaces a tu web o tus redes sociales…
Indicadores personales
En el mismo icono que queda marcado en los mensajes Importantes puedes hacer que aparezcan unas señales que indican si ese mensaje se te ha enviado solamente a ti o no.
Fragmentos de texto
Puedes configurar los ajustes de Gmail para que cuando accedas a cualquier bandeja te muestre parte del texto del mensaje. En los correos junto al asunto podrás visualizar las primeras palabras del mensaje sin necesidad de abrirlo.
Respuesta automática
Ya sabes que con Gmail puedes consultar el correo desde cualquier lugar con conexión a Internet. Sin embargo, si tus vacaciones son sagradas puedes hacer que Gmail envíe una respuesta a quien te escribe durante un periodo de tiempo determinado.
Sólo tienes que definir el periodo de tiempo que estará activa la respuesta automática. Después redacta el contenido del mensaje que quieres enviar. Ten en cuenta que el correo de respuesta no se envía al correo identificado como spam o a las listas de distribución a las que te haya apuntado.
Conclusión
Todos los ajustes de Gmail que te he explicado hoy, junto con los del post anterior son una ayuda para realizar una gestión de tu correo muy eficaz. Sin embargo, aún hay más opciones interesantes que te ofrece Gmail.
“Muchas personas cuidan de su reputación, y no cuidan de su conciencia”.
Publio Siro