En el post de hoy quiero hablaros de las principales aplicaciones de comunicación que podemos usar en gestión de proyectos. Se trata de herramientas que no se diseñaron para gestión de proyectos pero resultan imprescindibles. Aunque la mayoría son tremendamente conocidas y no merece la pena pararse en ellas sí las voy a mencionar. Más adelante profundizaré en alguna de ellas.
Aplicaciones de Comunicación
Puedo resultar pesado pero insisto, la comunicación en la gestión del proyecto es fundamental. Por esta razón, tenemos que contar con las herramientas que nos permitan ponernos en contacto con todos los interesados.
- El correo electrónico: Esta es una herramienta con la que todos contamos y nos permite transmitir información de una manera eficaz. Y cuando digo información no sólo me refiero a un texto, también archivos de todo tipo.
- Aplicaciones de chat: Todos conocemos WhatsApp, Line, o Telegram. Con ellas tenemos la posibilidad de comunicarnos de manera rápida. Al igual que por medio del correo, podemos transmitir textos y archivos. Sin embargo, quizá resulta más dinámico que aquel, aunque más informal.
- Calendarios: Personalmente creo que es una herramienta de gran utilidad para la gestión de proyectos. Con los calendarios electrónicos podemos establecer fechas, plazos, horarios... y ponerlos en común. Es decir, un calendario se puede compartir con todos los interesados del proyecto. Cualquier cambio, cualquier actualización del plan del proyecto podemos trasladarla al calendario. Inmediatamente esa modificación estará al alcance de la mano de todos aquellos con quienes compartamos el calendario.
Herramientas para compartir información
En muchas ocasiones tenemos que compartir documentos de gran tamaño y no resulta práctico enviarlos por correo. Para este tipo de situaciones podemos utilizar Wetransfer, JustBeamit, Dropsend, o cualquier otra similar. Nos permiten hacer llegar a otros miembros del equipo a los documentos que deseemos.
Este tipo de herramientas, para mi gusto, tiene un pequeño problema. No digo que no sean adecuadas para transferir archivos, pero os pongo un caso habitual. Supongamos que los miembros de un equipo de trabajo necesitan acceder a un determinado archivo. Cada vez que se realicen cambios en él nos veremos en la obligación de enviar dicho archivo a cada usuario. Esto puede resultar caótico.
Sin embargo, para eso tenemos las carpetas compartidas en los servidores. Dando permisos a una carpeta en el servidor de la empresa todos los usuarios podrán acceder a ese archivo. De esta manera, todos los miembros del equipo tendrán la última versión del archivo.
Pero esto también tiene sus inconvenientes. Qué pasa si tenemos que trabajar desde fuera de la oficina. La conexión con el servidor se puede complicar. La solución perfecta para esto es la nube. Tenemos a nuestra disposición herramientas como Drive, Dropbox o iCloud Drive. Aunque hay más opciones creo que estas son las más utilizadas. Igual que con el servidor todos los usuarios compartimos el mismo archivo y los cambios serán accesibles a todos instantáneamente. Sin embargo, no hace falta estar en la red de la oficina, basta con una conexión a Internet.
Conclusión
El uso de aplicaciones para la gestión de proyectos es imprescindible. Y las aplicaciones de comunicación, quizá, las más necesarias de todas. No debemos desechar el uso de ninguna de ellas. Darles un buen uso nos hará ser más eficientes y mejores en la gestión de nuestros proyectos.
“El gobierno peor es el que ejerce la tiranía en nombre de las leyes”.
Charles de Montesquieu