En el post de hoy quiero hablarte de las principales aplicaciones de comunicación que puedes usar en gestión de proyectos. Se trata de herramientas que no se diseñaron para gestión de proyectos pero resultan imprescindibles. Aunque la mayoría son tremendamente conocidas y no merece la pena detenerse en ellas sí las voy a mencionar. Más adelante profundizaré en alguna de las principales.
Aplicaciones de Comunicación
Puedo resultar pesado pero insisto, la comunicación en la gestión del proyecto es fundamental. Por esta razón, tienes que contar con las herramientas que te permitan ponerte en contacto con todos los interesados.
- El correo electrónico: Esta es una herramienta con la que todos contamos y nos permite transmitir información de una manera eficaz. Y cuando digo información no sólo me refiero a un texto, también archivos de todo tipo. (Gmail).
- Aplicaciones de chat: Todos conocemos WhatsApp, Line, o Telegram. Con ellas tienes la posibilidad de comunicarte de manera rápida. Al igual que por medio del correo, puedes transmitir textos y archivos. Sin embargo, quizá resulta más dinámico que aquel, aunque más informal.
- Calendarios: Personalmente creo que es una herramienta de gran utilidad para la gestión de proyectos. Con los calendarios electrónicos tienes la posibilidad de establecer fechas, plazos, horarios... y ponerlos en común. Es decir, un calendario se puede compartir con todos los interesados del proyecto. Cualquier cambio, cualquier actualización del plan del proyecto puedes trasladarla al calendario. Inmediatamente esa modificación estará al alcance de la mano de todos aquellos con quienes compartas el calendario (Google Calendar)
Herramientas para compartir información
En muchas ocasiones necesitarás compartir documentos de gran tamaño y no resulta práctico enviarlos por correo. Para este tipo de situaciones podemos utilizar Wetransfer, JustBeamit, Dropsend, o cualquier otra plataforma similar. Te permiten hacer llegar a otros miembros del equipo a los documentos que desees.
Este tipo de herramientas, como el correo electrónico, para mi gusto, tienen un pequeño problema. No digo que no sean adecuadas para transferir archivos, pero te pongo un caso habitual. Supongamos que los miembros de un equipo de trabajo necesitan acceder a un determinado archivo. Cada vez que se realicen cambios en él nos veremos en la obligación de enviar dicho archivo a cada usuario. Esto puede resultar caótico.
Sin embargo, para eso tienes las carpetas compartidas en los servidores. Dando permisos a una carpeta en el servidor de la empresa todos los usuarios podrán acceder a ese archivo. De esta manera, todos los miembros del equipo tendrán la última versión del archivo.
Pero esto también tiene sus inconvenientes. Qué pasa si necesitas trabajar desde fuera de la oficina. La conexión con el servidor se puede complicar. La solución perfecta para esto es la nube. Tenemos a nuestra disposición herramientas como Drive, Dropbox, One Drive o iCloud Drive. Aunque hay más opciones creo que estas son las más utilizadas. Igual que con el servidor todos los usuarios comparten el mismo archivo y los cambios serán accesibles a todos instantáneamente. Sin embargo, no hace falta estar en la red de la oficina, basta con una conexión a Internet.
Conclusión
El uso de aplicaciones para la gestión de proyectos es imprescindible. Y las aplicaciones de comunicación, quizá, las más necesarias de todas. No debemos desechar el uso de ninguna de ellas. Darles un buen uso nos hará ser más eficientes y mejores en la gestión de nuestros proyectos.
“El gobierno peor es el que ejerce la tiranía en nombre de las leyes”.
Charles de Montesquieu