Hoy voy a comenzar con una serie de posts sobre aplicaciones para la gestión de proyectos. Hoy en día es impensable realizar cualquier trabajo sin la ayuda de un ordenador que agilice nuestras tareas. Te voy a hablar de herramientas diseñadas exprofeso para la gestión de proyectos. Pero también de otras herramientas genéricas cuyo uso puedes y debes aplicar en tus proyectos.
¿Cuáles son las mejores aplicaciones para la gestión de proyectos?
La respuesta es sencilla: la que sea mejor para ti y tu proyecto. Sí, sé que no es una respuesta concluyente. No podemos esperar que la misma herramienta valga para todo tipo de usuarios y de proyectos. En algunos casos se requiere un programa muy completo con montones de utilidades. Sin embargo, en otras ocasiones es preferible usar un programa sencillo, más manejable. Mientras cumpla con nuestras necesidades será una gran ayuda.
¿Qué tipo de programas necesitaremos?
Si repasas los posts puedes valorar las necesidades que tengas como responsable de un proyecto. A partir de ahí puedes identificar qué tipo de aplicaciones te serían útiles. Ya mencioné esto en el post sobre los retos de la gestión de proyectos.
La comunicación
Uno de los aspectos a considerar que debes cubrir con soluciones informáticas es la comunicación con los distintos componentes del proyecto. Recuerda cuando te hablé de la importancia de tener una comunicación adecuada con todos los miembros del proyecto (comunicación en la gestión de proyectos).
La mayoría de las aplicaciones para la gestión de proyectos de las que te voy a hablar, tanto diseñadas para gestión de proyectos como genéricas, tienen un uso principalmente dedicado a cubrir esta necesidad. La idea es poder comunicarnos. Hacer que la información circule de la manera más rápida y precisa posible nos hace ser más eficaces.
Los números
En lo relativo a la realización del presupuesto es evidente que, en la mayoría de las ocasiones, te será útil una hoja de cálculo. Es fundamental disponer de un documento en el que puedas ver la situación del proyecto en relación a los costes.
Sin embargo, tal vez no sea la única razón para utilizar este tipo de aplicaciones. En ocasiones dispondrás de un programa que prepare informes. Pero no siempre serán todo lo adaptables que necesites. Muchas veces, y en mi caso diría que casi siempre, me he visto en la obligación de extraer datos, pasarlos a una hoja de cálculo y preparar un informe a la medida de mis necesidades.
La naturaleza del proyecto
Lógicamente cada proyecto requerirá de un software adecuado a su naturaleza. Incluso dentro de un mismo proyecto para diferentes tareas se utilizan distintos tipos de aplicaciones. Un diseñador utilizará un programa de diseño y en un proyecto de edificación se necesita un programa adecuado para la arquitectura. Y evidentemente no voy a entrar en este tipo de aplicaciones.
Conclusión
Las aplicaciones para la gestión de proyectos son una herramienta fundamental sin la que hoy en día no podemos trabajar. Disponemos de software diseñado para la gestión de proyectos y otro que sin haber sido programado para ello nos será de gran utilidad.
“El genio se compone del dos por ciento de talento y el noventa y ocho por ciento de perseverante aplicación”.
Ludwig van Beethoven