Compartir archivos en Workep es la manera de trabajar de forma colaborativa con el equipo de tu proyecto. Te explico cómo funciona.
En cualquier proyecto se maneja documentación. Y es fundamental que el equipo de trabajo tenga acceso a la información correcta.
El manejo de archivos en proyectos
Como te decía en cualquier proyecto se utilizan diversos documentos que deben ser manejados por el equipo. Debes tener en cuenta que hacer una mala gestión de los archivos puede causar graves problemas.
Hace tiempo se manejaban archivos que se compartían por correo electrónico. Los inconvenientes de trabajar de esta manera eran realmente grandes. Era habitual que un miembro del equipo enviara un documento al resto y cada uno hiciera determinadas modificaciones. En este paso el documento inicial se ha multiplicado por el número de miembros del equipo. Si a su vez cada uno envía su segunda versión del documento al resto nadie sabrá cuál es el fichero correcto. Seguramente porque ninguno lo es. Los cambios que un miembro del equipo ha introducido en el archivo que ha recibido no se ven reflejados con los que trabajan los demás. El resultado es un caos.
Y llegó el cambio…
Desde que podemos trabajar compartiendo archivos, y hacerlo en la nube es la manera más sencilla, este problema se ha solucionado. Como muchas otras herramientas de gestión de proyectos el manejo de archivos es Workep se fundamenta en esta metodología. Lógicamente, dado que Workep funciona bajo el amparo de Google, el disco duro virtual que utiliza es Drive.
La gran ventaja de trabajar con documentos online es que se produce una sincronización total con esos archivos. Dicho de otra manera, todos los miembros del equipo trabajan sobre el mismo archivo. Cada vez que un miembro del equipo tiene que hacer una modificación en el fichero ésta será percibida por todos los que tengan acceso al documento. Así se evita que se solapen los cambios en el archivo.
Lo que hacen la gran mayoría de estas herramientas de gestión y que facilita el trabajo es crear accesos a esos archivos en las tareas a las que se refiera cada uno de ellos. De esta manera, cuando un usuario trabaja en una tarea no tiene que localizar el fichero entre todos los compartidos. Tiene el enlace en la ficha de la tarea.
Gestión de Archivos en Workep
El uso de archivos en Workep es a todas luces muy sencillo. Ya te hablé de cómo asociar ficheros a las tareas. Sin embargo, creo que debo explicarte varios aspectos relevantes que he detectado al utilizar la aplicación.
Pestaña de archivos
Cualquier miembro de un equipo de trabajo dispone de tres maneras de acceder a los archivos compartidos.
- La primera es, lógicamente, a través de las tareas.
- También te comenté que Workep crea en Drive una carpeta compartida para cada proyecto con los miembros de tu equipo que participan en el proyecto. En esa carpeta se guardan todos los documentos compartidos.
- La tercera es gracias a la pestaña Archivos, que se corresponde con la segunda opción del menú superior de los proyectos.
Pestaña de Archivos en Workep
En la pantalla de los archivos tienes en la zona superior tres elementos para trabajar con los archivos. A la derecha verás una lupa que te permite localizar archivos por su nombre. Con el siguiente enlace puedes abrir en una ventana del navegador con el la carpeta de Drive de ese proyecto. El último de los accesos te permite añadir archivos al proyecto. El mecanismo es el mismo que desde una tarea, puedes seleccionar un archivo de tu unidad de Drive, o subirlo desde otra ubicación arrastrándolo. Sin embargo, ten en cuenta que los archivos que asocies al proyecto desde aquí no estarán enlazados con ninguna tarea en particular.
Creación de documentos de Google
Como es de esperar puedes crear archivos en Workep utilizando la suite de Google. Directamente te permite elaborar presentaciones, documentos de texto y hojas de cálculo. Al utilizar el enlace de crear documentos tienes que seleccionar el tipo de documento y automáticamente lo crea.
El problema de esos ficheros es que se crean en blanco con el nombre “Untitled”. Puedes acceder a ellos, cambiar el nombre y añadirles contenido. Da igual, cuando los guardes seguirás viendo que conservan el nombre “Untitled”. En realidad el archivo ha cambiado de nombre, lo puedes comprobar en la carpeta de Drive. Pasado un tiempo (varios minutos), por fin, Workep actualiza sus nombres.
Eliminando archivos en Workep
Tal vez elimines archivos desde una tarea determinada, o desde la carpeta de Drive de tu proyecto. Debes saber que esa acción no es definitiva. Por alguna razón, los accesos a esos archivos eliminados permanecen disponibles en la pestaña de archivos. Cuando un usuario intenta acceder a esos archivos los podrá abrir. El procedimiento de Drive es indicarle que el fichero en cuestión está en la papelera y que puede conservarlo haciendo una copia.
Te recomiendo que para evitar confusiones con archivos desactualizados o erróneos los elimines desde la pestaña de archivos. Cuando acercas el puntero del ratón a la miniatura de un fichero verás en la esquina superior derecha el icono de un cubo de basura. Haz clic sobre él para deshacerte del archivo que desees eliminar.
Gestión de carpetas de archivos en Workep
Muchas veces resulta cómodo trabajar con carpetas en las que tener los archivos mejor organizados. En Workep resulta complicado.
Verás, tú puedes crear en la carpeta de un proyecto en Drive las carpetas y subcarpetas que necesites. Y en esas carpetas puedes depositar los ficheros que consideres oportunos. Las carpetas que cuelguen directamente de la propia del proyecto tendrán su miniatura en la pestaña de proyectos.
Esto permite a cualquier usuario que acceda a través de Drive a esa carpeta y a todas las carpetas y archivos contenidos en ella. Hasta aquí todo muy bien. Puedes tener toda la documentación que necesites con una organización que resulte cómoda.
Sin embargo, cualquier archivo que esté enlazado con una tarea estará colgando de la carpeta principal del proyecto en Drive y sólo de ella. En consecuencia, verás su miniatura en la pestaña de Archivos.
Si piensas que puedes crear esa estructura de carpetas y depositar en ellas los archivos para después enlazarlos con las tareas estarás cometiendo un error. Lo puedes hacer, pero esos archivos se duplicarán. Los tendrás en la carpeta principal del proyecto y en la subcarpeta que hayas creado.
En definitiva, el uso de subcarpetas para gestionar archivos en Workep tiene sentido cuando se trata de archivos no relacionados con tareas concretas.
Conclusión
El uso de documentos en un proyecto es imprescindible, pero es esencial hacer una buena gestión de los ficheros. Los archivos en Workep se comparten siguiendo un protocolo colaborativo eficaz. Tan sólo debes conocer unos pocos detalles para hacer un manejo correcto de los mismos.
“No sé yo que haya en el mundo palabras tan eficaces ni oradores tan elocuentes como las lágrimas”.
Félix Lope de Vega y Carpio