Las áreas de trabajo en Projectplace representan los proyectos en los que participas. Son, por tanto, el foco de la gestión en la herramienta.
Áreas de trabajo en Projectplace
Para acceder a las áreas de trabajo en Projectplace tienes varias opciones. La más rápida, es seleccionar aquella a la que quieres acceder desde el listado situado en el bloque inferior izquierdo de la pantalla principal. Ahí, además encontrarás el botón verde sobre el que debes pinchar para crear un nuevo proyecto. Tienes otra opción, utiliza el desplegable de la barra de navegación superior. Allí deberías ver el texto “Seleccione un área de trabajo”. No lo verás si estás utilizando en este momento otra herramienta. En ese caso, primero tendrás que dirigirte al selector de herramientas y hacer clic en la opción “Áreas de trabajo”.
Al acceder a cualquiera de tus proyectos entras en una página que te muestra un tablero resumen de éste. Y en la zona superior encontrarás un menú que te dará acceso a los distintos módulos de esa área de trabajo.
Sin embargo, lo primero que debes hacer es crear la primera de tus áreas de trabajo en Projectplace. Ya sabes, utiliza el botón verde del que te acabo de hablar.
Lo primero que verás será una ventana en la que puedes elegir entre comenzar con un proyecto partiendo de cero, o desde una plantilla. Pincha en la opción que prefieras. En la siguiente ventana deberás introducir los datos esenciales del proyecto: nombre, código de facturación y departamento. Además, si has elegido utilizar una plantilla, deberás indicar la fecha de comienzo del proyecto. En el caso de haber descartado las plantillas tendrás que elegir el método de organización, plan o mapa de ruta. Esto es esencial porque las herramientas que tendrás a tu disposición en la gestión del proyecto serán distintas.
Administración de áreas de trabajo en Projectplace
Ya estás dentro, como te decía antes, verás el tablero resumen de tu proyecto y el menú superior. Antes de comenzar a gestionar y planificar deberías dirigirte al apartado Administración para establecer los ajustes generales de tu área de trabajo.
Se trata de una página continua en vertical, aunque a la izquierda tienes enlaces con que te llevan a los distintos bloques de configuración.
Información sobre el área de trabajo
En este bloque puedes modificar los datos que introdujiste al dar de alta el proyecto. Además puedes identificar el área de trabajo con una imagen.
A continuación verás dos botones sobre los que puedes pinchar. Uno archiva el área de trabajo. De esta manera, queda oculto pero accesible. Sin embargo, el otro botón, rojo y con el texto “Dar por terminada el área de trabajo” la elimina. ¡Aviso!, no quiere decir que consideres que el proyecto ha concluido. No obstante, te avisa con un mensaje.
La última sección de este apartado te muestra cierta información sobre el área.
Administradores
En este bloque puedes asignar el cargo de propietario del área de trabajo a otro usuario. Aunque éste debe aceptarlo a través del correo electrónico que recibirá.
Del mismo modo se puede cambiar al responsable. En este caso sin la necesidad de aceptación por su parte.
En cuanto a los usuarios con capacidad de administración pueden ser varios. El propietario siempre lo será, pero puedes añadir más administradores de entre los usuarios participantes en el proyecto.
Herramientas
Este apartado te permite gestionar las herramientas disponibles para los usuarios de esta área de trabajo. Es decir, puedes definir el menú superior y asignar permisos.
Te encontrarás una tabla con todas las opciones disponibles:
- Puedes desactivar algunas herramientas.
- Tienes la opción de modificar el nombre de cada una de las herramientas.
- Te permite especificar para cada grupo de usuarios los permisos de lectura y escritura que disponen para cada herramienta.
Al pasar el puntero del ratón sobre las filas de las herramientas se visualizará un enlace para editar aquella sobre la que te encuentres.
Campos personalizados
Projectplace te permite crear tus propios campos para determinados elementos de tus proyectos. Es en este apartado donde puedes definir sus características.
Lo primero que debes hacer es elegir el elemento al que quieres añadir ese campo: tarjetas, actividades o documentos. A continuación, pincha en el enlace situado justo debajo. En el desplegable podrás seleccionar el tipo de campo y configurarlo según tus necesidades. Además puedes utilizar un campo ya creado para otro elemento sin necesidad de definir sus ajustes.
Las opciones de tipología de campos son las habituales (texto, desplegable, fecha, hora y selección múltiple).
Contraseña
En este apartado puedes definir las características mínimas que deben cumplir las contraseñas de los usuarios que accedan a este proyecto. Te comenté en el post sobre la administración de la cuenta, que ahí también se establecen estas características. En caso de indicar condiciones para las contraseñas en ambos casos prevalecerá, para el acceso a este proyecto, la que sea más restrictiva.
Informes
El sistema puede enviar informes de la evolución del proyecto a los interesados. Aquí fijas la frecuencia del envío para cada caso. Sólo tienes que pinchar en el enlace para gestionar destinatarios.
Publicación
Los avances de tus proyectos pueden ser más o menos publicitados. Tú decides hasta qué punto. Tienes tres categorías para la publicación.
- Portafolio: Las áreas de trabajo en Projectplace pueden pertenecer a uno o varios portafolios. De esta manera, los miembros integrantes de proyectos pertenecientes a un portafolio podrán ver información de los proyectos de ese portafolio.
- Directorio / catálogo: El directorio se corresponde con el catálogo, que es la única opción de la administración de la cuenta accesible a todos los usuarios. Como te comenté en ese post, puedes definir si los nuevos proyectos se incluyen en el catálogo. Pero, aquí puedes gestionar esa publicación de forma individualizada.
- Sitio público: También tienes la posibilidad de mostrar información de tus áreas de trabajo en Projectplace a gente ajena a ellos. El enlace “Abir configuración de sitio público” te permite decidir qué se va mostrar y a quién se va a hacer el envío del enlace que les permitirá ver dicha información.
Conclusión
Las áreas de trabajo en Projectplace son el punto principal de la gestión en esta herramienta. Es por esto, que sea de gran importancia realizar una configuración de sus ajustes adecuada.
“La gente que no para de trabajar lo hace para no tener tiempo de acordarse de que no tiene nada que hacer”.
Francis Picabia