Al arrancar un proyecto pequeño en Prince2 habrás justificado su puesta en marcha. Como en uno grande debes decidir su viabilidad. Te cuento cómo hacerlo.
Entre los procesos de Prince2 éste te permite decidir si debes iniciar el proyecto. Para ello debes hacerte con la información suficiente que te permita valorar si llevar a cabo el proyecto es justificable.
En Prince2, incluso en proyectos pequeños, se espera que el resultado de este proceso se materialice en el documento de iniciación del proyecto. En su contenido deberás definir las bases sobre las que se desarrollará la gestión del proyecto. Además, deberás establecer el criterio a seguir para determinar cómo medir el progreso y el éxito del proyecto.
Arrancar un proyecto pequeño en Prince2
Planificar la calidad
Aunque se trate de un proyecto de tamaño reducido, es esencial conocer las expectativas de calidad del cliente. Tanto el jefe del proyecto como los responsables de monitorización y rendimiento tienen que poder identificar cuáles son los estándares de calidad del cliente.
Así, se podrán preparar los controles y las pruebas de calidad que debe superar el producto. Probablemente sean menos complejas que en un gran proyecto, pero son igual de importantes.
Planificar el proyecto
Al arrancar un proyecto pequeño en Prince2 no es necesario elaborar los planes de cada una de las etapas del proyecto. El jefe de proyecto puede considerar suficiente contar con un plan de proyecto detallado. Lo importante es que éste permita realizar un estudio de viabilidad del proyecto y un control de costes. Además, deben constar las restricciones y los riesgos a los que se enfrenta el proyecto en su ejecución.
Aunque no se requiere un plan por cada etapa, sí debe facilitar su descomposición en cada una de ellas.
Refinar el caso de negocio
Al unificar el caso de negocio con el plan de proyecto obtendrás un caso de negocio completo que forma parte del documento de iniciación del proyecto.
Para evitar situaciones críticas que den lugar a pérdidas inesperadas es necesario que efectúes una verificación de la viabilidad del proyecto. Debes analizar la necesidad de recursos y los riesgos asociados al proyecto.
Conviene comprobar que existe una justificación para poner en marcha el proyecto. Y esto lo consigues analizando ese caso de negocio refinado.
Establecer el control del proyecto
En este proceso se establecen los puntos de control y se determina cómo trasladará el jefe de proyecto los informes a la junta. Se puede aceptar que estos informes de forma habitual sean verbales. No obstante, conviene que sí se realicen informes explícitos cuando se produzcan excepciones. Igualmente debes mantener formalizados los informes de inicio y de fin.
Establecer los archivos del proyecto
Al arrancar un proyecto pequeño en Prince2 puedes decidir prescindir de algún contenido. Aquí has de determinar qué es lo menos relevante para no registrarlo. Aun así, hay información esencial que debes conservar.
Ten en cuenta la importancia de mantener documentación referente a acuerdos o decisiones clave, determinados eventos, etc.
Ensamblar el documento de iniciación del proyecto
Este documento sirve para que la junta de proyecto pueda valorar si se debe seguir con el proyecto. También permite valorar el resultado final una vez concluido el proyecto y determinar si ha sido exitoso. Además, te da la posibilidad de identificar mejores prácticas para proyectos futuros.
Como en los casos anteriores, éste no es un proceso que puedas obviar. Sin embargo, el contenido del documento de iniciación será mucho más ligero en un proyecto pequeño que en uno grande.
Conclusiones
Arrancar un proyecto pequeño en Prince2 da como resultado el documento de iniciación del proyecto. Exactamente igual que en un proyecto grande. Este documento es fundamental. No obstante, tanto los pasos que hay que dar hasta crearlo como su contenido se pueden simplificar notablemente.
«Triste puedo estar solo; para estar alegre necesito compañía».
Elbert Hubbard