El apartado Automatic Check-ins en Basecamp es la utilidad que te permite establecer relaciones con tu equipo. Se trata de una herramienta destinada a la vinculación entre los miembros de tu grupo de trabajo. En el post de hoy te explico cómo aprovecharlo al máximo.
La función de este apartado se debe vincular con la interrelación entre los integrantes de tu grupo de trabajo. Le puedes dar el uso que quieras, pero su esencia es favorecer la pertenencia al equipo. Te expliqué la importancia de este factor en el post sobre las relaciones personales en tu equipo.
Como todas las herramientas que te estoy explicando, está disponible tanto en los proyectos, como en los equipos y en el cuartel general. Recuerda la Organización de Basecamp. Este sistema te permite usarla en cualquiera de esos niveles. Es decir, para todo el conjunto de la organización, o para los equipos y proyectos a nivel particular.
El fundamento de Automatic Check-ins en Basecamp
Esta herramienta te permite crear y programar preguntas que recibirán los usuarios que formen parte de cada elemento. La idea es que, con la periodicidad que tú decidas y quienes tú consideres conveniente, reciban un correo electrónico con un texto. El contenido de ese correo electrónico lo puedes redactar a tu gusto. Sin embargo, como te decía antes, no se trata de usarlo para cuestiones propias del trabajo que estéis desarrollando. Para esto dispones de otras herramientas más adecuadas.
Automatic Check-ins en Basecamp está pensado para poner en común cuestiones del tipo:
- ¿Qué vais a hacer este fin de semana?
- ¿Quién se queda a tomar algo después del trabajo?
- ¿Qué película me recomendáis que vea esta noche?
Apartado Automatic Check-ins en Basecamp
Insisto, tú vas a redactar los textos y puedes centrarte más en cuestiones más profesionales. Pero para consultar qué tareas se están desarrollando o cómo ha avanzado un determinado proyecto tienes los comentarios correspondientes, Campfire o Message Board.
Crear Automatic Check-ins en Basecamp
La página de Automátic Check-ins es muy sencilla. Se puede resumir en que tienes tres opciones al acceder a ella. En la esquina superior derecha encontrarás el icono para crear la marca en esta ventana. Como ya sabrás, al marcarlo dispondrás de un enlace hacia esta ventana desde el apartado My Bookmarks en la sección Mis Asuntos. Con el botón verde accederás a la creación de Check-ins. Por último, a medida que desciendes por la ventana tendrás los distintos Check-ins que vayas creando. Podrás ver cierta información, pero pinchando sobre cada uno de ellos consigues entrar en su ficha y visualizar todo su contenido.
El proceso de creación es muy sencillo. Tan solo tienes que completar los siguientes datos.
- El texto del Check-in. Introduce la pregunta que quieres trasladar a tu equipo.
- Receptores de la pregunta. Puedes indicar qué integrantes del grupo de trabajo deben ser notificados por email de este Check-in. Sin embargo, todos los integrantes del grupo, aunque no sean notificados, podrán acceder a los check-ins e interactuar con ellos.
- Frecuencia de la notificación. Tienes la posibilidad configurar la frecuencia con la que se realizarán las notificaciones.
- Horario de la notificación. Para concluir tienes la opción de establecer la hora en la que se enviará la notificación.
Con esto ya tendrás en funcionamiento tu primer Check-in. A partir de aquí puedes crear los que consideres oportunos.
Cuando creas los Automatic Check-ins en Basecamp estarás dejando las notificaciones activadas. Basecamp te permite pausarlos. Para hacerlo debes entrar en la edición del Check-in. Ahí, además de poder modificar cualquier aspecto de su configuración encontrarás un enlace en la zona superior: Stop asking this question. Si pinchas sobre él, se paraliza el envío de correos. Sin embargo, el Check-in y su contenido permanecen disponibles.
Operativa con Automatic Check-ins en Basecamp
Como te comenté antes, para acceder a un Check-in cualquier miembro del grupo puede hacerlo pinchando sobre el que le interese en la página principal de este apartado. Al abrirse la ficha de cualquiera de ellos encontrarás las opciones típicas de Basecamp. En la esquina superior izquierda tienes el botón para editar. Y en la derecha, el mismo botón para marcar ese Check-in en concreto, además del menú de opciones.
Por otra parte bajo el titulo tienes a tu disposición un enlace que te permite definir qué tipo de notificaciones quieres recibir. Puedes elegir si quieres recibir correos electrónicos según la programación y si te mencionan en algún momento.
Inmediatamente debajo se encuentra un gran botón verde que te permite introducir tu respuesta a la pregunta.
En la zona inferior podrás ver las respuestas que se han ido aportando a lo largo del tiempo.
La manera de interactuar tiene una doble vertiente. Por una parte puedes dejar tu respuesta a través del botón verde. Otra opción es como un comentario a una respuesta previa. Bajo cada una de ellas hay un enlace con el texto “Discuss” o con el dato del número de comentarios. En cualquier caso, haciendo clic ahí, puedes añadir un comentario a esa respuesta.
Como siempre en Basecamp, tanto las respuestas como los comentarios funcionan con el mismo cuadro de texto. En él puedes incluir texto, al que te permite aplicar formato, y archivos para compartir.
Conclusión
Automatic Check-ins en Basecamp es una herramienta estupenda para crear espíritu de equipo entre los miembros de tu grupo de trabajo. El uso y cómo la aproveches depende de ti. Tiene una esencia lúdica. Sin embargo, tú puedes orientarla hacia un camino más operativo. No obstante, te recomiendo que para eso uses otras opciones de Basecamp y aproveches los Check-ins para favorecer la pertenencia al equipo.
“No podemos arrancar una página del libro de nuestra vida, pero podemos tirar todo el libro al fuego”.
Aurore Dupin (George Sand)