El sistema de trabajo de bandeja de entrada vacía (inbox zero) te permitirá gestionar tu correo de una manera más eficaz. Aquí te explico cómo.
Este post se sale un poco del ciclo de Gmail en el que estamos. La bandeja de entrada vacía es un método que se puede aplicar a cualquier programa cliente de correo. Aunque los trucos que te voy a dar están enfocados a Gmail puedes utilizarlos en otros gestores.
En qué consiste la bandeja de entrada vacía
Supongo que no te sorprenderá si te digo que se trata de tener todo el tiempo posible la bandeja de recibidos sin ningún correo.
¿Qué sentido tiene esto? Te aseguro que cuando yo entraba en el correo me agobiaba sólo de ver que tenía cientos de correos en la bandeja de entrada. Había algunos sin leer desde hacía meses. Cuando oí hablar de esta técnica decidí ponerla en práctica.
Ahora sólo tengo en Recibidos lo que me acaba de entrar e inmediatamente lo muevo. No te puedes imaginar la tranquilidad que me ha aportado aplicar este procedimiento.
Los 5 pasos para aplicar la técnica de bandeja de entrada vacía
Organiza tus etiquetas
Debes crearte la estructura de etiquetas que se adapte a tus necesidades. No se trata de que crees cientos de ellas. Es mejor tener una organización bien pensada que crear etiquetas sin parar.
Utiliza las etiquetas enlazadas jerárquicamente como medio para distribuirlas por temáticas. Si gestionas tu correo personal y profesional con la misma cuenta puedes hacer dos etiquetas principales y subetiquetas por áreas. Depende de ti, pero mi consejo es que no abuses del número de etiquetas.
¡Comienza ya!
Es posible que te dé pereza enfrentarte a cientos o miles de correos antiguos. Intenta no procrastinar.
Te sugiero que hagas lo siguiente. Crea una etiqueta para correos antiguos y mueve ahí todos los correos anteriores a un mes. Estos difícilmente requieran una acción urgente. Puedes hacer dos cosas. Una opción es directamente eliminarlos. Otra opción es revisarlos y gestionarlos. Pero no ahora, busca momentos perdidos, ratos libres. Poco a poco vacía esa etiqueta y entonces elimínala.
De momento dedícale unas horas a gestionar el resto, los recientes. Etiqueta cada uno de ellos. Muévelos a sus carpetas correspondientes. Contesta los que así lo requieran. Elimina los que no te interesen. Califica como spam los que lo sean.
En definitiva, consigue tener tu bandeja de entrada vacía.
A partir de aquí debes ser constante con la gestión de los mensajes que entren.
Elimina los que no te interesen
Los mensajes que entren y no te interesan elimínalos. Incluso márcalos como spam par que no te vuelvan a entrar en Recibidos. No les dediques ni segundo más de lo necesario ni el más mínimo espacio en tu disco duro virtual.
Actúa sobre los rápidos
Hay correos que te interesan y puedes gestionar de manera rápida y sencilla. No los dejes para después. Etiquétalos como corresponda. Si tienes que contestar contesta, si tienes que realizar otra acción hazla. Dedícales el tiempo justo y quítatelos de encima. A continuación archívalos.
Aplaza los que te lleven más tiempo
Si te encuentras correos que te interesan pero llevarán tiempo leerlos, o si te implicará realizar una acción laboriosa, déjalos para otro momento. Tienes que destinar un rato al día para atender todo el correo y que no se acumule. Pero debes ser tú quien determine cuándo y la duración de ese tiempo.
A esos correos debes etiquetarlos, y para aplazarlos puedes hacer dos cosas. Una opción es crear una etiqueta específica para estos correos (Pendientes). Además de las propias de cada uno si les asignas ésta los encontrarás en la bandeja correspondiente. Y cuando acabes de gestionar cada uno de ellos les quitas esta etiqueta.
Pero además Gmail te ofrece la opción de destacarlo. Te expliqué cómo funcionaba esto en el post de organizar correos en Gmail. Además de etiquetarlos los puedes marcar como destacados para que después sean fáciles de encontrar.
Lo que hace que esta opción sea más útil es lo que te comenté en el post sobre cómo configurar Gmail. La marca que asignas a los correos no tiene porqué ser única. Dispones de seis estrellas y otros seis símbolos. Puedes activar los que necesites y crear un código de significados. Por ejemplo, estrella amarilla: sólo leer; estrella roja: leer y contestar; estrella azul: llamar por teléfono; interrogación: tengo que consultar… Lo dejo a tu criterio.
Conclusión
He dejado para el final un último tema. Hay quien considera que no se debe comprobar el correo constantemente. Sinceramente, yo no sigo este consejo. Hoy en día los teléfonos móviles te avisan cuando llega un correo. Así que sin necesidad de entrar a ver si hay nuevos mensajes, sí estoy atento a los que pueden entrar. Así puedo identificar esos correos rápidos que por su urgencia requieren una respuesta inminente.
Mantener la bandeja de entrada vacía es un hábito que te quita la ansiedad de ver un caos de mensajes. Como te he dicho al principio a mí me ha proporcionado tranquilidad. Pruébalo, verás como te convence.
“Dos excesos: excluir la razón, no admitir más que la razón”.
Blaise Pascal