Como en cualquier software de gestión de proyectos las Baselines en TeamGantt son fundamentales para tu gestión. Veamos cómo funcionan.
Un software como TeamGantt no podía olvidar una funcionalidad tan necesaria como las «líneas base». En cierta medida este artículo está relacionado con el dedicado al control de tiempo.
Líneas base
Como responsable de proyectos te tienes que encargar de realizar la planificación y representarla en el diagrama de Gantt. En un mundo ideal a lo largo de la ejecución del proyecto tu equipo se ajusta a esa planificación hasta el último día.
Desgraciadamente esto nunca sucede. Hay mil imponderables que condicionan el desarrollo del proyecto. Tareas que se complican y se retrasa su conclusión. Proveedores que no entregan a tiempo. Trabajadores que caen enfermos. Y, desde luego, clientes que cambian detalles del objetivo a alcanzar.
El resultado es que la planificación nunca se cumple al cien por cien. En consecuencia, debes ir replanificando tus proyectos a medida que ocurren esos imprevistos.
Una línea base es una fotografía de tu planificación en un momento determinado a lo largo de la ejecución del proyecto.
Resulta interesante disponer de esas instantáneas. Al finalizar el proyecto debes ser capaz de justificar las desviaciones. Además, te ayudan a mejorar en la planificación de tus futuros proyectos.
Las baselines en TeamGantt son las herramientas que te permiten mostrar cómo se desarrollaba el proyecto en cada momento. Así puedes identificar los momentos de cambios y sus efectos en el desarrollo del proyecto.
La herramienta te permite generar líneas base siempre que lo necesites. Sin embargo, no es interesante trabajar con un número altísimo de ellas. Es interesante una línea inicial, que te indique cómo se planificó el proyecto en su arranque. A partir de ahí, genera las líneas que representen plan del proyecto tras alteraciones significativas.
Desde luego, te recomiendo que crees una tras los cambios requeridos por el cliente o la dirección de la compañía. También debes hacerlo si un proveedor ha causado un retraso de gran relevancia. En general, aprovecha esta funcionalidad cuando se produzcan alteraciones en la ruta crítica.
Baselines en TeamGantt
La operativa con Baselines en TeamGantt es muy sencilla. En el menú de gestión de proyectos encontrarás el apartado correspondiente. Al situarte sobre él se abre un desplegable. En la parte superior tienes un enlace que, al hacer clic sobre él, genera la línea base. A medida que vayas creando líneas, se registran justo debajo indicando la fecha y la hora correspondiente.
Cada uno de estos registros contiene una casilla a su izquierda que al marcarla traslada la representación de la línea base al diagrama. A la derecha una «X» permite eliminar las que ya no necesites. Como te decía antes no se trata de contar con cientos de líneas, una por cada pequeña modificación en la planificación.
Al marcar una de estas casillas verás que aparece una nueva barra en cada fila de tareas. La nueva barra del diagrama es de un grosor menor que la principal y de tonalidad gris. Esa barra representa cómo estaba la planificación en el momento de generar la línea base. Así puedes compararla con la principal que es la que muestra el estado actual.
TeamGantt te permite seleccionar varias de estas líneas base para mostrar sus diferencias en el diagrama al mismo tiempo.
A modo de crítica, creo que sería interesante que cada registro en las Baselines en TeamGantt tuviera opciones de configuración. Por ejemplo, echo de menos poder asociar comentarios a las líneas base. Sería de gran ayuda poder indicar las razones de los cambios sufridos en cada una de ellas. También creo que se podrían identificar por un nombre que le asigne el usuario.
Conclusiones
La funcionalidad de Baselines en TeamGantt es básica en todos los sentidos. Primero, porque es una utilidad fundamental que cualquier software de gestión de proyectos debería inclir. Segundo, porque su uso es tremendamente sencillo. Y, tercero, debido a que carece de algún detalle en su gestión que le daría más calidad.
«La vejez tiene dos ventajas: dejan de dolerte las muelas y se dejan de escuchar las tonterías que se dicen alrededor».
George Bernard Shaw