La gestión de carga de trabajo en Projectplace te permite realizar un reparto adecuado de las tareas de tus proyectos. Te explico su funcionamiento.
Carga de trabajo en Projectplace
La gestión de la carga de trabajo de tu equipo se hace a nivel global. Es decir, agrupa todo el trabajo que dedica cada miembro en todas las áreas de trabajo en las que participa. Por esta razón, el acceso a esta funcionalidad se realiza desde el menú “Herramientas” de la barra de navegación.
En esta ventana encontrarás la situación de cada persona en relación con su asignación de tareas por cada semana. A la izquierda encontrarás el listado de los partícipes y a la derecha la representación gráfica de su situación en una escala temporal. Verás que en el avatar de cada uno se muestra el indicativo de la valoración propia de la carga de trabajo. Te recuerdo que esto lo puedes gestionar desde el menú personal de la barra de navegación.
En la barra de opciones, el primer botón comenzando por la izquierda te permite realizar filtros. De esta manera, en equipos de trabajo amplios puedes encontrar fácilmente quiénes se encuentran en determinadas situaciones.
El cuadro de texto situado a continuación te facilita la búsqueda de un integrante en particular.
Esta herramienta muestra dos visualizaciones diferentes. Para alternar entre una y otra vista debes utilizar el siguiente botón, ya a la derecha de la barra.
Como en otros casos, tienes la posibilidad de exportar a Excel el contenido de la tabla.
Vista de capacidad
La vista de capacidad en la carga de trabajo en Projectplace esquematiza la cantidad de trabajo tiene cada miembro del equipo. La valoración se basa en la comparación entre la capacidad semanal de cada trabajador y las horas correspondientes a las tarjetas asignadas. Recuerda que la capacidad la establece cada uno en la configuración de su usuario en el menú personal de la barra de navegación.
El cuadro del área gráfica te mostrará cada semana un porcentaje que relaciona esas dos dimensiones (horas estimadas de las tareas asignadas y su capacidad). Además, se coloreará con un código de colores en función del nivel de saturación que tenga cada miembro del equipo. De 0 a 79 % en verde, de 80 a 99 % en amarillo y a partir de 100 % en rojo.
Adicionalmente, se puede visualizar un icono a modo de advertencia cuando haya alguna situación que debas tener en cuenta. Por ejemplo, en caso de que se haya rebasado la fecha límite de una tarjeta, cuando existan tarjetas sin fecha, etc.
Si pasas el cursor del ratón sobre una semana se despliega una ventana con información detallada sobre la carga de trabajo de la semana. Los enlaces te permiten acceder a las tarjetas que necesites modificar en caso de encontrar inconsistencias.
Ten en cuenta que a las tarjetas que no tengan fecha de vencimiento el sistema las incluye en la semana actual.
Vista de tarjetas
Esta vista te ofrece una indicación de la cantidad áreas de trabajo de cada integrante del equipo. Además, refleja cuántas tarjetas de cada miembro están atrasadas, en curso y planificadas.
En la línea de tiempo se indican las fechas en las que existen tarjetas. De color verde claro si sólo hay una tarjeta, y de verde más oscuro si hay varias. Si pasas el cursor sobre una línea se despliega una ventana con la indicación de las tarjetas asociadas a esa persona en la semana correspondiente.
Detalle individual de carga de trabajo en Projectplace
Cuando pinchas sobre el nombre de un miembro del equipo se despliega una ventana a la derecha. El ella encontrarás en detalle la estructura de la carga de trabajo de esa persona.
Además del nombre y su valoración actual de la carga de trabajo tienes dos apartados indicativos. El primero es un gráfico de la evolución de su situación. Éste gráfico muestra las tareas que tiene asignadas en los últimos 8 días.
El otro bloque identifica las asignaciones que tiene ese integrante. Verás las áreas de trabajo en las que está inmerso y el desplegable te muestra sus tarjetas asignadas. En el caso de que se encuentre en una situación de saturación de trabajo puedes transferir tarjetas. Cada área de trabajo tiene un enlace que te permite seleccionar otro miembro del equipo al que traspasar las tarjetas de ese proyecto.
Inconvenientes de la carga de trabajo en Projectplace
Desde mi punto de vista este sistema de gestión de la carga de trabajo en Projectplace no es lo ágil e intuitivo que debería. Al margen de que gestione bloques de tiempo tan amplios como son las semanas, veo carencias en el método de trabajo con esta herramienta.
Por ejemplo, el traspaso de tarjetas me parece bastante ineficaz. Si necesitas liberar de carga de trabajo a alguien no puedes transferir una sola tarjeta, se cambia la asignación de todas las del área de trabajo. La solución es ir al tablero de esa área de trabajo y hacer el cambio en la tarjeta.
O, también, que las tareas tengan asociada una fecha límite de finalización y una cantidad de horas de trabajo. Sin embargo, no se detalla la fecha de inicio, con lo cual la totalidad de las horas estimadas se reflejan en la semana de conclusión de la tarjeta.
El principal fallo que encuentro es que no existe un calendario de trabajo. MS Project, Smartsheet y otros programas de gestión de proyectos permiten definir las fechas del calendario laboral de manera individual. Así puedes establecer el horario de trabajo, las vacaciones, las bajas laborales, etc.
Conclusión
La carga de trabajo en Projectplace no permite una gestión tan efectiva como cabría esperar. Aun así, te muestra la situación de saturación o no en la cantidad de tareas asignadas a cada miembro del equipo.
«Dios ha puesto el placer tan cerca del dolor que muchas veces se llora de alegría».
Aurore Dupin (George Sand)