Hoy te voy a hablar de las Carpetas y Espacios de Trabajo en Smartsheet. Si recuerdas en el pasado artículo vimos todo lo que podías hacer con la pestaña Inicio en Smartsheet. En el desplegable Crear Nuevo las dos últimas opciones son precisamente para crear carpetas y espacios de trabajo.
Diferencias entre las carpetas y espacios de trabajo y los demás elemetos
Para empezar hay que tener en cuenta que estos elementos se diferencian de los demás en que ellos por sí mismos no tienen contenido. Se trata de formas de organizar los elementos con los que trabajes. Te van a dar solución a trabajar con un número elevado de hojas e informes.
Las carpetas en Smartsheet
El funcionamiento de las carpetas en Smartsheet es equivalente a las carpetas en el explorador de Windows. Puedes crear carpetas que contengan hojas e informes. Incluso puedes crear carpetas dentro de carpetas de manera jerarquizada. Para ello sólo tienes que situarte donde quieras ubicar la carpeta y, tanto con el botón derecho, como con el desplegable Crear Nuevo, haces clic en Carpeta. Finalmente le das nombre a la carpeta.
Mover y eliminar carpetas
Es muy sencillo organizar nuestras hojas e informes con los que trabajes en las distintas carpetas que hayas creado. Basta con ir a la pestaña Inicio y arrastrar los elementos que quieras organizar y soltarlos sobre el nombre de la carpeta que te interese.
Para eliminar una carpeta basta hacer clic con el botón derecho sobre su nombre y seleccionar la opción eliminar. Pero ¡Cuidado!, si eliminas una carpeta se eliminará todo su contenido.
El funcionamiento de las carpetas es privado
Esto quiere decir que su uso es exclusivo del usuario. Podrás compartir el contenido de las carpetas pero no la estructura organizativa en carpetas. Voy a intentar explicarlo.
Tienes una serie de elementos (hojas e informes). Algunos son totalmente privados, y el resto compartidos, unos con unos usuarios y otros con otros usuarios. Para organizarnos creas una estructura de carpetas y subcarpetas que te resulta cómoda para trabajar. Esa estructura es tuya, no se puede compartir y no afecta en nada a los demás usuarios. Puedes mover elementos a las distintas subcarpetas sin que tenga ninguna repercusión sobre los usuarios con quienes los compartes. Cada usuario podrá crearse su estructura de carpetas y subcarpetas sin que te enteres ni te afecte.
Sin embargo esto no siempre es así. Hay que tener en cuenta que las carpetas que se creen dentro de un espacio de trabajo heredarán los permisos de uso del espacio de trabajo.
¿Y qué es un espacio de trabajo?
El espacio de trabajo tiene una serie de funcionalidades más específicas que las carpetas. En principio un espacio de trabajo es un área en la que puedes crear una estructura de subcarpetas. Hasta ahí no hay diferencias entre carpetas y espacios de trabajo. Sin embargo en los espacios de trabajo se pueden configurar los permisos de uso además de un esquema de colores específico. Cualquier elemento que se cree o añada a un espacio de trabajo hereda esa configuración de permisos y colores.
Los colores y el logo en un espacio de trabajo
Los espacios de trabajo resultan muy útiles cuando se quiere mantener un diseño o crear una estructura de permisos. Si trabajas con varios clientes puedes tener varios espacios de trabajo con los colores corporativos de cada uno de ellos y sus logotipos. Darías acceso a cada clinte a su espacio de trabajo en el que podrán ver la información de su proyecto con sus colores corporativos y su logotipo.
Por defecto los espacios de trabajo adoptan la configuración de colores y el logotipo de la cuenta. Haciendo clic con el botón derecho sobre el nombre del espacio de trabajo desplegarás un menú. Entre otras tienes la opción de acceder a la configuración de colores que te expliqué en el post de configuración de Smartsheet. Los cambios que hagas aquí sólo afectarán al espacio de trabajo en el que te hayas situado.
Menú de carpetas y espacios de trabajo
El menú en las carpetyas y espacios de trabajos es bastante intuitivo y similar. Tienes las opciones habituales: crear nuevo, cambiar nombre, agregar a favoritos, eliminar, exportar y propiedades.
Sin embargo, en el menú de espacios de trabajo verás varias opciones que no encontraras en el de las carpetas. Están relacionadas con las funcionalidades que hemos visto que tienen éstos frente a las carpetas.
Por un lado, está el acceso a cambiar la configuración de colores y el logo.
Además tienes la opción de compartir. Aquí encontrarás la posibilidad de generar mails a aquellos usuarios con los que quieras compartir el espacio de trabajo. Al hacer clic, se abre una ventana en la que indicarás a quiénes quieres dar acceso y que nivel de permiso le asignas. Puedes seleccionarlos de la agenda de usuarios y de contactos que has creado cuando configuraste la cuenta en Smartsheet. Simplemente tendrás que indicar el asunto y el contenido del correo. Cada uno de ellos recibirá un mail con una invitación a acceder al espacio de trabajo. Esto mismo lo puedes hacer desde el botón de Uso compartido que tienes a la derecha del panel central.
Por último puedes ver una opción para descargarnos un archivo CSV que contendrá un informe del uso compartido del espacio de trabajo. Tarda un rato, pero finalmente recibirás un correo con el documento.
Conclusión
Smartsheet te provee de carpetas y espacios de trabajo para organizar los elementos con los que trabajes. Las carpetas te permiten, a nivel particular y sin interferir con otros usuarios, crear una estructura jerarquizada. Los espacios de trabajo además de eso, te dan la posibilidad de compartir dicha estructura y aplicarle un diseño específico.
“A la naturaleza no se la vence sino siguiéndola”.
Francis Bacon