Cerrar un proyecto pequeño en Prince2 requiere una serie de acciones muy sencillas. En este artículo te explico cómo puedes hacerlo.
Éste es el último de los procesos que forman parte de la ejecución de proyectos en Prince2. Del mismo modo que en los casos anteriores, este proceso en pequeños proyectos requiere que se ejecuten acciones ineludibles. Sin embargo, otras se pueden llevar a cabo de manera más sencilla de lo que se exige en proyectos de mayor envergadura.
Cerrar un proyecto pequeño en Prince2
De entre todos los procesos éste es, probablemente, el más sencillo.
Debes tener en cuenta que este paso es ineludible cuando finaliza un proyecto. Esto quiere decir que, se ejecuta tanto si se llega a su final natural como si se debe a una cancelación anticipada. En este momento, el jefe de proyecto deberá solicitar a la junta de proyecto el cierre del mismo.
En cualquier caso, éstas son las acciones de deberás seguir.
Poner fin al encargo del proyecto
Esta acción implica notificar a los interesados la conclusión del proyecto. A su vez, conlleva la liberación de los recursos utilizados en su desarrollo.
En cualquier proyecto deberás comparar el resultado alcanzado con el previsto al inicio del proyecto. Así podrás valorar el nivel de cumplimiento logrado y determinar el grado de éxito del proyecto.
En paralelo, has de conocer el estado de satisfacción del cliente con ese resultado obtenido.
Cerrar un proyecto pequeño en Prince2 se convertirá en una labor más o menos informal, pero ineludible.
Identificar acciones posteriores
Esta tarea va de la mano de la naturaleza del proyecto más que de su tamaño. Se trata de atender las necesidades requeridas por el usuario senior del proyecto una vez que éste ha concluido.
Se puede revisar si se necesita alguna acción postproyecto. Esto implicará llevar a cabo acuerdos de tareas de soporte y mantenimiento.
Revisión de la evaluación del proyecto
Esta tarea tiene fundamentalmente un carácter de aprendizaje que te será útil de cara a futuros proyectos. De cualquier modo, en estos casos no se requiere un informe demasiado extenso.
Debes definir recomendaciones para futuros proyectos basándote en la experiencia adquirida en éste que ha concluido. Así, evitarás errores de gestión futuros. Además, te permitirá mejorar en la productividad y eficiencia en la ejecución.
Es interesante indicar si la gestión del proyecto ha sido exitosa o no. Se trata de hacer una autoevaluación en la que identificarás los fallos y los aciertos. Algo muy conveniente de cara a la puesta en marcha de próximos proyectos.
Elaborar un plan que estime si el producto aporta los beneficios esperados. Muchas veces, aun alcanzando el objetivo, los resultados que éste aporta no se corresponden con previsto inicialmente.
Conclusiones
Cerrar un proyecto pequeño en Prince2 es, como en el caso de uno grande, el proceso más sencillo. Incluso en este caso, sus acciones se vuelven, del mismo modo que en otros procesos, más fáciles que en el caso de los proyectos de mayor tamaño.
«Digamos que existen dos tipos de mentes poéticas: una apta para inventar fábulas y otra dispuesta a creerlas».
Galileo Galilei