Al comenzar un proyecto pequeño en Prince2 debes seguir los mismos pasos que en uno grande. En este post repasamos cómo afrontarlo.
Este proceso de Prince2 consiste en realizar un análisis previo a la puesta en marcha del proyecto. Como te decía, al comenzar un proyecto pequeño debes considerar los mismos conceptos que en uno de gran tamaño. La diferencia radica en que tienes la opción de abreviarlos.
Comenzar un proyecto pequeño en Prince2
Diseñar y designar el equipo de gestión
La reducción de roles en proyectos pequeños hace que esta actividad se simplifique.
El patrocinador quien, probablemente, actúa como ejecutivo, interviene como miembro de la junta de proyecto. En consecuencia, puede participar como responsable de monitorización de rendimiento y productos. Incluso se encarga de designar al jefe de proyecto. Es coherente, también, que ese ejecutivo desarrolle las labores propias del rol de usuario senior.
Puede darse el caso de que quien ostente el cargo de ejecutivo combine los roles tanto de proveedor senior como de usuario senior. Esta situación tiene sentido cuando se trata de un proyecto interno. Es decir, si se está desarrollando un producto para consumo dentro de la organización o, también, del departamento con recursos de la propia organización o departamento.
Para este tipo de proyectos se hace innecesario el trámite de conseguir una autorización expresa para designar el equipo de gestión.
Por otra parte, se podría prescindir del rol de asistente del proyecto.
Concretar los objetivos y asegurarse de que sean correctos
Al comenzar un proyecto pequeño en Prince2, o cualquier otra metodología, se suele tener la tentación de arrancar con rapidez. Tanto en este punto, como en los siguientes, debes refrenar ese impulso.
Es conveniente que realices un estudio preliminar del proyecto en el que se definan claramente el objetivo, el alcance y las posibilidades de éxito. Aquí cobra especial relevancia el análisis del caso de negocio. De esta manera, se evitan malos entendidos a lo largo de la ejecución y al concluir ésta.
Antes de pasar al proceso de poner en marcha la ejecución del proyecto debes definir aspectos básicos. En concreto, has de planificar la etapa de iniciación. Esto no requiere un plan formal y lo puedes concretar de manera sencilla.
Establecer el planteamiento que servirá a lo largo del proyecto para aportar soluciones
Aunque sea un proyecto pequeño, debes tener en cuenta qué conocimientos y habilidades son necesarias en su desarrollo. Es conveniente que identifiques las implicaciones temporales y presupuestarias. Y no olvides las posibles restricciones que puedas encontrar y qué alternativas existen.
Definir el estándar de calidad que debe recibir el cliente
Ni que decir tiene que la calidad del producto final es de suma importancia. La atención que debes prestar a la calidad es independiente del tamaño del proyecto. Lo que sí es cierto es que, definir el estándar de calidad de un proyecto pequeño será una tarea relativamente simple. Por lógica, más rápida de finalizar que en el caso de proyectos de alta complejidad.
Establecer las bases para estructurar el contrato entre cliente y proveedor
Como en el caso anterior, determinar la relación entre el cliente y el proveedor es un paso inexcusable. Lo debes llevar a cabo para evitar problemas futuros. Sin embargo, la complejidad de la estructura de ese contrato será escasa. Otro trámite que debes afrontar pero que no te debería suponer un gran esfuerzo en cuestión de tiempo y recursos.
Conclusiones
El proceso de comenzar un proyecto pequeño en Prince2 debe ser rápido. Ya lo debería ser en proyectos grandes, pero en los de dimensiones reducidas puede simplificarse aún más.
«Adular para reinar es la práctica de los cortesanos de todos los absolutismos y de los bufones de todos los tiranos».
Enrique Federico Amiel