Como en todas las aplicaciones de gestión de proyectos la comunicación en Basecamp es fundamental. Una buena ejecución de proyectos es inviable si la interconexión entre los distintos miembros del equipo no es buena. En este post quiero hacer una descripción global de las opciones de comunicación en Basecamp.
Si ya has leído otros artículos míos sabrás la importancia que doy a la comunicación en la gestión de proyectos. Otro aspecto esencial es la distribución de la información y Basecamp no puede ser más completo.
Los distintos niveles de comunicación en Basecamp
Para entender cómo se estructura la comunicación debes conocer la organización de Basecamp. A modo de resumen, los miembros a los que invites a participar en tu cuenta accederán a determinados elementos de trabajo.
Imagina que tienes una oficina con una serie de despachos y una sala de reuniones. Cada despacho es un punto de trabajo al que pueden acceder determinadas personas. Tú decides quién entra en qué despachos. En esos despachos es donde se genera el trabajo, el contenido de Basecamp y, por supuesto, las comunicaciones entre los integrantes. Un miembro de tu equipo puede participar en todos los despachos a los que le hayas dado acceso, pero sólo en esos. Por otra parte está la sala de reuniones. Ahí puede entrar todo el mundo que participe en la cuenta. Es el centro neurálgico donde todos se relacionan.
Los despachos se corresponden con los equipos y los proyectos de Basecamp. Puedes crear tantos como necesites. Será tu sistema de organización quien te oriente para crear la estructura que se adapte a tus necesidades. A otro nivel está el Cuartel General (HQ), que en el ejemplo es la sala de reuniones. En este caso, sólo hay uno.
Dicho esto, la comunicación en Basecamp se sitúa en todos los elementos que te acabo de mencionar. Dependiendo de con quién te quieras comunicar y de la naturaleza de la información deberás dirigirte a un elemento en concreto. Elige el proyecto o el equipo que corresponda. Y, si es a toda la organización, el cuartel general es el lugar adecuado.
Las opciones de comunicación en Basecamp
En los pasados post te he hablado de las utilidades disponibles en los elementos de Basecamp. Varias es ellas están pensadas específicamente para comunicarte con los integrantes del grupo de trabajo. Sin embargo, todas y cada una de ellas dispone de opciones para que todos los integrantes se interrelacionen.
- Campfire es de por sí un chat que fomenta la comunicación entre todos los participantes.
- Message Board pone a tu disposición un foro en el que puedes crear hilos de conversaciones.
- To-dos, aunque una utilidad orientada a la planificación de tareas, facilita los comentarios en cualquier nivel, desde las listas hasta las propias tareas.
Elementos con comunicación en Basecamp - Schedule es un calendario, pero aun así, te permite realizar comentarios en los distintos eventos que agendes.
- Automatic Check-ins es pura comunicación. Un apartado para programar un sistema de interrelación con todo el equipo.
- Docs and Files, aunque se trata de un punto donde situar archivos para compartir, de nuevo ofrece opciones para comentar.
- Email Forwards, además de poner en común las comunicaciones de terceros, mantiene el mismo sistema de comentarios abierto para los integrantes del grupo.
Como ves todas las utilidades de Basecamp fomentan la comunicación. Cada una de ellas está enfocada a un aspecto dentro del sistema de gestión de proyectos de la herramienta. Sin embargo, todas son válidas para favorecer la conexión entre los integrantes.
La otra comunicación en Basecamp
Pings en Basecamp
No todo acaba ahí. Basecamp ofrece otra opción de comunicación, Pings. Esta herramienta está situada en el menú superior. El funcionamiento es el mismo que el de Campfire. Se trata simplemente de un chat en el que mantener conversaciones.
Pero tiene un matiz fundamental. Campfire es un grupo de chat en el que participan todos los integrantes del elemento en el que se encuentre. Ping es una herramienta de chats. Esto quiere decir que te permite crear los chats con los integrantes que desees. No es un grupo cerrado, sino que puedes invitar a una conversación a quien tú quieras. Incluso pueden participar integrantes que no compartan actividad en ningún elemento.
Las notificaciones de Basecamp
De nuevo, a lo largo de todos los posts pasados te he ido describiendo las opciones que ofrece Basecamp, y con absoluta recurrencia las notificaciones ha estado presentes.
Cualquier actividad en un elemento de Basecamp en el que participes deriva en una notificación. Con cierta frecuencia recibes correos informándote del estado de las tareas asignadas. En ocasiones, resulta molesta esa saturación de correos electrónicos, debido a esto Basecamp permite la configuración de estas notificaciones.
Esto no deja de ser una comunicación que realiza Basecamp contigo.
Conclusión
La comunicación en Basecamp está sobradamente cubierta. Un concepto tan esencial en la gestión de proyectos, que es clave en muchas ocasiones para que un proyecto acabe con éxito, no lo puedes dejar en el aire. Basecamp en este aspecto es tremendamente completo.
“La vida es como una leyenda: no importa que sea larga, sino que esté bien narrada”.
Lucio Anneo Séneca