La comunicación en GanttProject es prácticamente inexistente. Teniendo en cuenta la importancia que tiene la comunicación en la gestión de proyectos, se trata de una carencia significativa. En este post te explico cómo cubrir aquellos aspectos de la comunicación en tus proyectos que no ofrece esta herramienta.
¿Es GanttProject una mala opción para gestionar tus proyectos?
No lo discuto. Lo he admitido desde el primer artículo de este ciclo. GanttProject es una aplicación bastante limitada. Carece de muchas de las funcionalidades que ofrecen otras. Sin embargo, se trata de una herramienta totalmente gratuita. Además, lo que hace, lo hace perfectamente.
La misión de GanttProject es ayudarte en la planificación de proyectos. Ten en cuenta que no le puedes pedir más. No obstante, intuyo que para gestionar tus proyectos necesitas más, quieres más.
Te hace falta un módulo de comunicación. ¿Recuerdas el ciclo sobre Basecamp? Su sistema de interconexión entre todos los miembros del equipo es sencillamente genial. Sin embargo, no cuenta con un sistema de planificación de tareas. Workep y Asana también aportan opciones de comunicación entre los integrantes del proyecto. Y, de nuevo, la gestión de la planificación de las tareas no es perfecta.
Realmente, desde mi punto de vista, el más completo es Smartsheet. Éste ofrece, además de opciones de comunicación, un control de la planificación similar al de GanttProject.
No obstante, todos éstos son de pago. Tal vez ofrecen un periodo de prueba gratuito al inicio. O, quizá, una versión muy básica que, sin duda, se te quedará corta en seguida. Finalmente acabarás teniendo que pagar.
En definitiva, ninguno es perfecto. Si te lo puedes permitir, puedes optar por costearte la cuota mensual de uno de ellos. Pero si tu presupuesto es tan ajustado que necesitas una opción gratuita, puedes mejorar GanttProject para que sea tu solución.
Si no es suficiente, puedes mejorar GanttProject
Desde luego, lo ideal sería que todo, o casi todo lo relativo a la gestión de tus proyectos se tramitara desde una única herramienta. Pero con GanttProject ya ves que no puede ser. Necesitas utilizar otros recursos para cubrir todo el espectro de funcionalidades.
Está claro que para todo lo relativo a la planificación y al seguimiento del proyecto cuentas con GanttProject. El resto de la gestión lo voy a dividir en dos bloques. En este post te explicaré lo que tienes que saber en relación con la interconexión entre los miembros de tu eequipo.
Comunicación en GanttProject
En este apartado quiero incluir dos ideas finadamentales.
Por un lado, lo que es propiamente la comunicación entre los miembros del equipo. Es decir, toda la información que se traspasan entre ellos. Para esto cuentas con herramientas como el correo electrónico y chats. Todo gestionable tanto desde un ordenador como desde terminales móviles.
Por otro, tienes que contar con la forma de compartir documentación. Los archivos, ya sean de texto, imágenes, hojas de cálculo, etc., que todos, o por áreas deben tener accesibles. Esto lo puedes manejar con almacenamiento en la nube, o con un servidor en red.
En cualquiera de los dos casos. Y, aunque el sistema no es perfecto, habrás conseguido mejorar la falta de opciones de comunicación en GanttProject.
Lo ideal es poder asociar los comentarios y los archivos a las tareas concretas, a los grupos de trabajo, a las fases del proyecto… Esto no lo puedes hacer directamente por las limitaciones que tiene GanttProject. Para superar esta dificultad debes crear un protocolo de trabajo que facilite el proceso y evite errores.
Por ejemplo, crear carpetas a las que sólo tengan acceso los interesados. Identificar las carpetas con las tareas o las fases del proyecto, de manera que cada documento esté controlado. Debes realizar un mantenimiento de ese almacenamiento para que no haya confusión. Así, evitar que haya archivos duplicados o antiguos.
Y, desde luego, no está de más que investigues qué herramientas facilitarían toda la gestión (Google Drive, Keep, Slack, Microsoft Teams…).
Conclusión
La falta de un módulo de comunicación en GanttProject es importante, pero superable. Hoy en día dispones de opciones gratuitas que te permiten cubrir este vacío. Lo fundamental es cumplir con un procedimiento que haga que el uso de esas herramientas sea eficaz. Así, tal vez descubras que no necesitas utilizar otro programa de gestión de proyectos de pago.
“Por los defectos de los demás el sabio corrige los propios”.
Publilio Siro