Importancia de la Comunicación en la Gestión de Proyectos
La comunicación en cualquier organización es fundamental para su buen funcionamiento. La comunicación en la gestión de proyectos lo es aún más. En el caso de la puesta en marcha de un nuevo proyecto existe un factor de incertidumbre en relación a la evolución del mismo que hace de la comunicación un aspecto esencial.
¿A quién, cómo, cuándo y cuánto?
Es fundamental establecer un plan de comunicación del proyecto como parte de las labores de gestión del responsable. En este plan hay que valorar qué información se da, a quién se le da, cómo se da, con qué frecuencia se hace llegar esta información y hasta qué nivel de detalle.
Si los promotores del proyecto, jefes de la empresa, o responsables máximos de la organización, son los que han dado luz verde al proyecto, deberán recibir comunicaciones explicativas de la evolución del mismo. En este caso la información que tenemos que transmitirles conviene que se base en grandes números y datos globales.
De poco sirve, más bien sería contraproducente, explicarles cada pequeño detalle. A estos interlocutores debe llegarles información genérica del estado de cada fase del proyecto.
Por el contrario con los responsables de equipo la comunicación tiene que ser mucho más precisa, especialmente en los aspectos de otros departamentos que puedan tener influencia en el suyo. Suele resultar beneficiosa la puesta en común entre los responsables de equipo de los detalles que puedan influir en el trabajo de otros equipos.
A su vez los responsables de equipo deben mantener una comunicación constante con los miembros de su grupo. Éstos necesitan recibir información específica en los temas que más afecten a su trabajo, descartando aquello que no les concierne.
La comunicación como valor motivacional
El enfoque que demos a nuestra comunicación en la gestión de proyectos puede generar efectos muy distintos en quien las reciba. Es importante motivar a los distintos agentes que intervienen en el proyecto e implicarles al máximo. Para ello una adecuada comunicación es esencial.
Cuando un gestor de proyectos explica qué objetivos tiene, cómo pretende alcanzarlos, si es capaz de hacer que las distintas partes implicadas lo entiendan, le resultará mucho más fácil conseguir que se impliquen en el proyecto. Si, además, agradece el cumplimiento de las metas intermedias a lo largo del Ciclo de Vida del Proyecto, conseguirá una vinculación emocional. Esto facilitará enormemente el compromiso por parte de su equipo en el logro de los objetivos. De esta manera se simplifica la superación de algunos de los retos en la gestión de proyectos.
La relación de confianza debe tener un doble recorrido. Ha de comenzar en los responsables de la organización hacia el jefe de proyecto, de éste a los responsables de departamentos, y de éstos hacia sus subordinados. A su vez, desde el último miembro del equipo la confianza debe ascender hasta el máximo responsable.
Simplificando al máximo, no es lo mismo decir: “Hay que alcanzar el punto A”.; que decir “Es importante llegar a B. Si lo conseguimos habréis hecho un buen trabajo porque será más sencillo alcanzar A, que es el objetivo que hemos propuesto”.
“La esperanza es un estimulante vital muy superior a la suerte”.
Friederich Wilhelm Nietzsche