Como en cualquier software de gestión de proyectos que se precie las comunicaciones en Projectplace tienen una presencia importante.
Comunicaciones en Projectplace
En mi opinión, y seguramente lo has leído en muchos otros posts, la comunicación en la gestión de proyectos es esencial. Se debe realizar a todos los niveles del proyecto. Todos los partícipes deben recibir su dosis de información de acuerdo con el papel que jueguen. No sólo estoy hablado de los miembros del equipo. Debes tener en cuenta a tus clientes, stakeholders, proveedores, responsables de la empresa…
En definitiva, todos los que de alguna manera tienen interés en el proyecto merecen conocer la información que les concierne. Y, para eso, el software que utilices debe suponer una ayuda. Projectplace cumple sobradamente con esta necesidad.
Conversaciones en áreas de trabajo
Probablemente la comunicación más importante es la que se produce entre los miembros del equipo que ejecutan el proyecto. Independientemente del método elegido al crear el área de trabajo dispones de un módulo para conversaciones.
El funcionamiento es tan sencillo como efectivo. Cualquier miembro puede iniciar una conversación y el resto de los participantes en el proyecto tienen la opción de contestar sucesivamente. A la vez, se puede comenzar otra conversación, de manera que no se mezclen los comentarios de una y otra.
Cada comentario puede tener adjuntos archivos, dispones de un icono para incluirlos. Además, puedes mencionar a un miembro del equipo utilizando el otro icono, o con el habitual “@” seguido del nombre.
Elementos con comunicaciones en Projectplace
No sólo te puedes comunicar con tu equipo en el módulo de conversaciones. Todos los elementos con los que trabajas en la herramienta tienes la opción de mantener conversaciones.
Las actividades de los planes tienen un apartado para comentarios. Las tarjetas de los tableros también lo tienen. Lo mismo ocurre con las convocatorias para reuniones. Los paquetes del mapa de ruta, las iniciativas y las fases disponen de un apartado para comentarios en cada uno. Incluso los documentos que añades a los proyectos pueden contener comentarios. En definitiva, todos o casi todos los elementos, incluidos algunos que veremos más adelante pueden incluir comunicaciones entre los usuarios.
La idea es que todos los integrantes tengan la posibilidad de relacionarse y que los mensajes estén asociados con el elemento concreto al que se refieran.
Reuniones en línea
Esta herramienta de Projectplace te permite participar en conferencias online. En el caso de que seas tú quien inicie la reunión necesitas descargarte una aplicación desde este apartado. Para unirte a una, puedes hacerlo a través de esa aplicación o directamente mediante tu navegador.
Ten en cuenta que la aplicación ofrece más funcionalidades que la opción de navegador. Aquellos a quienes invites a la reunión recibirán una comunicación con un enlace para unirse.
En definitiva éste es el complemento perfecto para las reuniones que se gestionan desde un área de trabajo pero no se pueden llevar a cabo en persona.
Comunicaciones de Projectplace
Sí, la herramienta también se comunica contigo. Lo hace de varias formas y por varias razones.
En primer lugar, realiza avisos a todos los usuarios cuando hay algo que les afecte. Por ejemplo, si alguien te menciona en un comentario, te convocan a una reunión o si se producen cambios en una tarjeta que hayas decidido seguir.
Esas comunicaciones en Projectplace se efectúan de dos maneras. Una de ellas es a través de los avisos que recibes en la propia aplicación. Cuando te llega uno lo verás indicado en el icono con forma de campana situado a la derecha en la barra de navegación. Además, la notificación tiene la función de enlace a su elemento de origen. En paralelo puedes recibir las mismas notificaciones por email.
En segundo lugar, la herramienta te envía diariamente y semanalmente un informe sobre el estado de las áreas de trabajo en las que participes.
La configuración de todas las comunicaciones en Projectplace la puedes gestionar desde el apartado notificaciones de la configuración de tu cuenta.
Conclusión
Debido a su importancia, las comunicaciones en Projectplace cubren un amplio abanico de posibilidades. Hacer un buen uso de ellas es la misión de los partícipes del proyecto.
Sin embargo, las comunicaciones en Projectplace no acaban aquí. En los siguientes posts te explicaré otras herramientas relacionadas con este tema.
«La sangre sirve sólo para lavar las manos de la ambición».
Lord George Gordon Byron