Hoy quiero empezar una serie de post sobre las comunicaciones. Sí, ya sé, hace tiempo te hablé de la comunicación en la gestión de proyectos, pero quiero profundizar un poco más en el tema. Cada vez que menciono este tema lo digo: es, probablemente, lo más importante en la gestión de proyectos.
Estoy casi totalmente seguro que es algo que siempre puedes mejorar. Aunque creas que no, la comunicación es un factor que solemos considerar que hacemos bien y solemos estar equivocados. Te animo a que sigas leyendo para averiguar cómo puedes hacerlo mejor.
El valor de las comunicaciones en tu proyecto
Seguramente piensas que en un proyecto hay aspectos más relevantes que las comunicaciones. Un alto conocimiento técnico del equipo de trabajo es esencial. Una maquinaria, equipos y herramientas avanzadas permiten agilizar las tareas. Sin un presupuesto acorde con el objetivo previsto el proyecto es inviable…
Sí, todo eso es verdad. No lo discuto. Sin embargo, una buena gestión de la comunicación hace que todo el entorno de trabajo del proyecto funcione como debe ser. Y no me refiero sólo al equipo de trabajo como tal, ten en cuenta al cliente, los responsables de la empresa, proveedores externos, etc.
De qué sirve tener a los técnicos mejor cualificados si las comunicaciones no son claras y cada uno trabaja a su aire. Por mucho que los instrumentos de trabajo sean los más actualizados una mala comunicación conducirá a un uso improductivo de esas herramientas. Un presupuesto holgado no justifica que se malgaste porque los fallos en la comunicación originen errores en el trabajo.
Desde mi punto de vista el valor de la comunicación en la gestión de proyectos es elevadísimo. ¿Y cuál es su coste? Su coste es cero. Bueno, casi cero. Podríamos decir que hay un coste en el tiempo que se dedica a su gestión. No obstante, considerando que a corto plazo va a suponer una mayor eficacia el ahorro de tiempo compensa más que de sobra esa dedicación.
Hace tiempo dedique un post para hablar de las aplicaciones informáticas de comunicación, todas gratuitas. También puedes encontrar posts en los que te hablé de herramientas de gestión de proyectos en las que se presta especial atención a las comunicaciones entre los miembros del proyecto (Trello, Smartsheet, Google Keep). Su coste comparado con su utilidad es mínimo.
Los cuatro pasos para gestionar las comunicaciones en tu proyecto
Ya te lo adelanto, en los próximos post profundizaré en cada uno de estos temas. Sin embargo, quiero que vayas familiarizándote con los cuatro procesos por los que debes pasar.
- Planificación de las comunicaciones. Es importante que identifiques la necesidad de la información que debes proporcionar a cada miembro del proyecto. Qué tipo de información, cuánta, con qué frecuencia…
- Distribución de la información. Pon esa información a disposición de los interesados.
- Informa del estado del proyecto. Al margen de la información necesaria para el desarrollo de sus tareas, los miembros del proyecto deben saber cómo va la evolución del proyecto en el que trabajan.
- Gestionar a los interesados. Debes satisfacer las necesidades de cada miembro. Cada uno tiene unos requisitos de información para realizar su trabajo. Además una comunicación adecuada favorece el sentimiento de pertenencia al grupo.
Conclusión
La comunicación es ese elemento del proyecto que está pero no se nota. Es eso con lo que cuentas pero de lo que no te preocupas. Y es lo que te crea problemas o te los soluciona, o mejor aún, te los evita.
Las comunicaciones en tu proyecto pueden ser el factor diferenciador que convierta tu grupo de trabajadores en un equipo eficaz.
“Educad a los niños y no será necesario castigar a los hombres”.
Pitágoras