Los contextos en GTD son un concepto que debes dominar para optimizar tu eficacia. En este post te explicó qué son y cómo utilizarlos.
Ya te he hablado de los contextos en posts anteriores. Tanto en el momento de organizar tus tareas, como en el momento de hacerlas los contextos son esenciales. El hecho de que seas capaz de gestionarlos adecuadamente es imprescindible para mejorar tu productividad.
¿Qué son los contextos en GTD?
David Allen, en su metodología Getting Things Done, define los contextos como el lugar, herramienta o persona necesaria para completar una acción determinada.
En el proceso de organización es importante que etiquetes las tareas según el contexto que se ajuste a esa necesidad. De esta manera, en el momento en que te encuentras en un contexto puedes buscar las tareas asociadas a él. Así, sabrás qué acciones debes realizar puesto que estás en el lugar correcto, dispones de la herramienta que necesitas o estás con la persona adecuada.
¿Quiere esto decir que todas las tareas necesitan contextos? No, no necesariamente. En función de la naturaleza de la acción, es posible que no puedas asociarla a ningún contexto concreto. Por ejemplo, supón que tienes como tarea: pensar en el regalo de Navidad de tu pareja. Ésta se trata de una acción que no requiere de un contexto concreto. Puedes llevarla a cabo de camino a la oficina, mientras cocinas, al acostarte antes de dormir… En cualquier lugar, sin necesidad de estar con alguien o de disponer de alguna herramienta.
¿Puedes asociar una tarea a más de un contexto? Lo cierto es que deberías poder relacionar una tarea con varios contextos en GTD. En mi caso, el sistema que utilizo no me permite asociar más de un contexto a cada tarea. Sin embargo, la lógica me dice que tiene sentido hacerlo. Y de hecho, yo he solventado esa limitación. Imagina una tarea para la que necesitas estar con alguien y utilizar el ordenador de la oficina. Esa tarea estará asociada a un contexto de persona y otro de herramienta o de ubicación.
La eficacia del uso de contextos en GTD
El fundamento de la mejora de la productividad gracias al uso de contextos en GTD se basa en su carácter transversal. Es decir, los contextos son independientes de los proyectos. Puedes trabajar en varios proyectos a la vez utilizando los contextos de manera eficaz.
Sería un error centrarnos cada momento en un proyecto concreto. Cuando haces uso de los contextos te estás ubicando en un ambiente determinado. Una vez que te centras en ese entorno debes solventar todas las tareas asociadas al contexto antes de dejarlo.
Imagina que te sientas frente al ordenador. Puedes hacer una transferencia a un proveedor a través de la página web de tu banco. A continuación, compras un producto en un ecommerce. Después, escribes un mail a un compañero de trabajo. Y finalmente, pides una cita on line con tu médico.
Puedes ver que todas son tareas de proyectos diferentes, pero asociadas al mismo contexto. No tiene sentido hacerlas en momentos distintos. Una vez que te encuentras en el contexto adecuado, utilizando el ordenador, puedes ganar tiempo realizando todas esas tareas de una sola vez. Pero además, evitas la pérdida de energía y atención ocasionada por salir del entorno una y otra vez para volver a entrar.
El uso de los contextos en GTD
La manera de utilizar los contextos depende de la herramienta que estés utilizando para tu organización. Hablaremos de esto más adelante. En cierta forma estarás condicionado por ella. Sin embargo, en la medida de lo posible, debes ser tú quien marque la forma de trabajar con los contextos.
Debes conseguir que el acceso a los contextos sea lo más ágil posible, haz que sea sencillo para ti. La idea es que en el momento en que te encuentres en el entorno adecuado puedas acceder de forma inmediata a la lista de tareas correspondiente. Recuerda que estás buscando optimizar la eficacia. No lo conseguirías si vas a dedicar un rato en localizar las tareas de ese contexto.
Al diseñar tu sistema trata de identificar el número adecuado de contextos. De poco sirve que trabajes con cientos de contextos. Sería una locura, tanto en el momento de la organización como en el de hacer las acciones. Tampoco es práctico que te limites a un par de contextos. En este caso estaría perdiendo la ventaja que te ofrece este sistema.
Conclusión
Los contextos en GTD son una herramienta valiosísima para mejorar tu nivel de eficacia. Un contexto es lo que responde a esta pregunta: ¿qué necesitas para llevar a cabo la acción?
“Nada más sagrado que un niño, guardián de la eternidad en el tiempo, ante quien es una tremenda realidad el misterio del porvenir”.
Miguel de Unamuno