El contrato de adquisiciones es el documento que define la relación que vas a mantener con tu proveedor. Administrarlo correctamente evitará que tengas problemas con quien debe solucionarlos. Te voy a explicar qué debes tener en cuenta.
Como supondrás elaborar un contrato de adquisiciones de manera adecuada no te garantiza su cumplimiento. Sin embargo, hacerlo de forma incorrecta sí te asegura que no vas a conseguir el resultado deseado.
Administración del contrato de adquisiciones
Debes tener en cuenta que el contrato vincula ambas partes, comprador y vendedor. Con esto te quiero decir que, evidentemente, los dos intervinientes van a defender sus intereses en la redacción. El proceso de Administración del contrato de adquisiciones consiste en “asegurar” que el proveedor cumplirá con la definición del contrato. Es decir, que satisfará las necesidades para las que le has contratado.
Ya te comenté la importancia de la definición del contrato en el post sobre el plan de gestión de adquisiciones. De poco te sirve redactar y firmar un contrato si en él no estableces con claridad qué necesitas, cuándo, cómo… Si no lo haces correctamente es probable que no obtengas los resultados esperados para alcanzar el objetivo de tu proyecto.
En este proceso de administración tienes que realizar una tarea de calificación del vendedor. Deberás tener en consideración su capacidad, su competencia, su nivel de cumplimiento de los plazos, etc.
Resulta muy útil valorar el comportamiento del proveedor en relación con el contrato. En futuros proyectos podrás hacer una selección de proveedores basándote en esa calificación. Tu experiencia con distintos proveedores es uno de los criterios más valiosos a la hora de decantarte por uno u otro.
¿Qué debes tener en cuenta en tus contratos de adquisiciones?
Lógicamente aparte de esa definición del contrato que debes hacer con precisión. Es importante que no olvides ciertos detalles.
- Si vas a necesitar más de un proveedor y su labor está relacionada, conviene que haya un cierto nivel de coordinación entre los proveedores. Te pongo un ejemplo. Estás reformando un local y contratas un equipo de albañiles para que tabique ciertas salas. También contratas a un equipo de pintores para que pinten en local. Si el equipo de albañiles se retrasa la tarea de los pintores se verá afectada. En este caso ambos equipos deberían estar coordinados.
Firmar contrato de adquisiciones - Dependiendo de la complejidad del contrato, de la naturaleza de la actividad o de las implicaciones legales puede ser conveniente que el contrato lo supervise un departamento legal.
- No debes olvidar la gestión financiera del contrato. Los pagos al proveedor deben corresponderse con los avances que hace en la labor por la que le has contratado. En la redacción del contrato no debes olvidar la disponibilidad financiera de la empresa para hacer frente a las obligaciones con el proveedor.
- Los cambios en el proyecto son frecuentes y, por lo tanto, debes tenerlos en cuenta en el contrato. En la medida de lo posible debes hacer que el contrato sea flexible a los cambios previsibles. En cualquier caso, siempre es admisible un cambio en el contrato si ambas partes están de acuerdo.
- Antes te he hablado de la valoración del proveedor. Puedes incluir en el contrato la realización de inspecciones y auditorías. Se trata de un control de calidad del producto o servicio que presta el proveedor.
- Usa la tecnología. He dedicado muchos posts a las aplicaciones de comunicación. De hecho muchas aplicaciones de gestión de proyectos disponen de herramientas que facilitan el traspaso de información. Aprovecha estos medios para la gestión del contrato. Desde llevar un calendario que te envíe notificaciones en los momentos clave (fechas de entrega, pagos…); hasta informar al proveedor del estado de cumplimiento de su tarea.
Conclusión
La administración del contrato de adquisiciones es la tarea clave en el proceso de adquisiciones en tu proyecto. Tras decidir qué vas a subcontratar y elegir al proveedor adecuado debes elaborar el contrato que definirá vuestra relación. Aunque nada te garantice su cumplimiento, no dejar cabos sueltos es más que recomendable.
“Malgasté el tiempo y ahora el tiempo me malgasta a mí”.
William Shakespeare