El control de cambios en Prince2 es la piedra angular que complementa la planificación. Un proyecto, por muy bien planificado que esté, necesita una gestión de cambios. En este post te explico cómo hacer esta gestión en Prince2.
Procedimiento del control de cambios en Prince2
Este proceso se origina cuando alguien plantea una situación que conviene analizar. Estas incidencias pueden asociarse a uno de estos tres tipos de naturaleza.
- Pregunta o sugerencia.
- Petición de cambio.
- Fallo en el seguimiento de lo especificado.
Cualquiera de ellas debe gestionarse correctamente.
Cuando un interesado presenta una de estas incidencias, el responsable del archivo de configuración la recibe. Además de archivarla y asignarla un identificador, devuelve una copia a quien la presentó y traslada otra al jefe del proyecto.
Según el procedimiento de control de cambios en Prince2, el jefe de proyecto asigna la incidencia a la persona o equipo mejor cualificado para atenderlo y dar una respuesta adecuada.
Dependiendo de la situación pueden darse diversos resultados.
- Ante una incidencia por un malentendido, se le explicará a la persona y se cierra la incidencia.
- En el caso de proponer un cambio en un ítem planificado, estarás ante una petición de cambio. En estos casos la decisión sólo la puede tomar la junta de proyecto. Más adelante profundizaré en este caso.
- Si se plantea un cambio con respecto a una especificación, criterio o descripción de producto, te enfrentas de nuevo a una petición de cambio.
- Cuando se descubre que un producto no cumple con su especificación es porque se ha producido “un fallo en el seguimiento de lo especificado”. También voy a explicártelo en un apartado más abajo.
- Es posible que la incidencia se haya recibido demasiado pronto como para evaluarla. También puede referirse a una mejora posterior del proyecto. En estos casos se deberá dar respuesta con posterioridad.
Petición de cambio
Las peticiones de cambio se corresponden con modificaciones en los requisitos que definen el alcance del proyecto. Es por ello que precisan de un alto nivel de atención en el control de cambios en Prince2.
Por su importancia requieren un análisis exhaustivo para determinar la cantidad de trabajo que conlleva su aprobación. Los miembros senior del equipo de trabajo con los conocimientos adecuados son los encargados de realizar el análisis de impacto.
El responsable del archivo de configuración debe identificar qué ítems de la línea base del proyecto sufrirán algún tipo de cambio. Además, se debe analizar el coste del trabajo, su impacto en el presupuesto asignado al plan de etapa y la agenda. Al margen de esta evaluación, los usuarios solicitantes asignan a la petición de cambio prioridades (alta, media, baja, cosmética).
De acuerdo con lo anterior, se pueden dar varias situaciones que implican distintas actuaciones.
- El jefe de proyecto puede tomar la decisión de implementar el cambio en determinadas circunstancias. Si se trata de un cambio en un ítem que no pertenece a la línea base y el trabajo puede hacerse dentro de los límites de tolerancia actuales del plan.
- En el caso de que el cambio que se requiere no se puede hacer sin exceder los límites de tolerancia del plan actual, el jefe de proyecto debe trasladar un plan de excepción junto con la petición de cambio a la junta de proyecto. Será ella quien valore la idoneidad del cambio.
- Del mismo modo, si los cambios que se piden para ítems que ya se han completado, será la junta de proyecto quien tomará la decisión sobre su aceptación.
Fallo en el seguimiento de lo especificado
De nuevo, el control de cambios en Prince2 pone especial cuidado cuando el producto falla en seguir su especificación en algún aspecto.
El procedimiento es coincidente con el caso de petición de cambios. Se envía el documento al archivo de configuración, se le asigna un identificador, se envía copia a quien elevó la incidencia y se procede con el análisis de impacto.
El jefe de proyecto procederá a realizar las correcciones o cambios siempre que se puedan realizar dentro de los límites de tolerancia impuestos. En otro caso, se pasará la responsabilidad a la junta de proyecto.
Conclusión
El control de cambios en Prince2 apoya la importancia de alterar el plan inicial del proyecto. Tanto como en cualquier otra metodología. Sin embargo establece ciertos procedimientos que se atienen a las buenas prácticas propias de esta metodología.
“Cuando una medicina no hace daño, deberíamos alegrarnos y no exigir además que sirva para algo”.
Pierre Auguste Caron