El control de costes consiste en gestionar las variaciones que se producen en el presupuesto. Durante la planificación has estado ejecutando las labores previas de la gestión de costes. Lamento decirte que ahí no acaban tus gestiones en este asunto. A lo largo del ciclo de vida del proyecto el control de los costes debe ser algo que tengas presente en todo momento.
Si no sabes por dónde empezar, no te preocupes, sigue leyendo.
Elementos de la gestión de costes
Durante la estimación de costes has tenido que analizar cada tarea y valorar el coste de todos los recursos asociados a ella. Ahora te encuentras con que hay diferencias entre los costes reales y tu estimación.
De ahí has obtenido el presupuesto que es la guía de referencia temporal de los costes a lo largo de la ejecución del proyecto. También tienes la Línea Base de Costes que como vimos es una representación gráfica de la acumulación de los costes.
Estas son las herramientas con las que tienes que trabajar. Sin embargo, no debes olvidar que te encuentras gestionando un proyecto. Tienes un objetivo descrito por la Definición del Alcance. Para alcanzar este objetivo debes ceñirte a un plazo determinado y a un presupuesto concreto. Por otra parte, te enfrentas a solicitudes de cambio que alterarán con toda seguridad los costes de tu previsión.
Con todo esto tienes que desarrollar esa gestión de control.
Cómo realizar el control de costes
En primer lugar debes ser consciente de qué factores pueden influir en el presupuesto. Si determinados elementos tienen la posibilidad de afectar a la línea base de costes debes actuar sobre ellos. Lógicamente, en la medida de tus posibilidades y, siempre y cuando, los efectos de esos factores sean negativos para el presupuesto.
En muchas ocasiones dispondrás de una partida para hacer frente a los sobrecostes que puedan surgir. Intenta evitar que éstos excedan esa la cantidad permitida por esa partida. Un buen consejo es no contar con ella. Si la tienes presente resulta fácil relajarse sabiendo que tienes ese colchón. La idea es que los excesos en los costes deben estar siempre en unos límites aceptables. Para esto, la mejor receta es intentar que sean cero. Si a pesar de tus esfuerzos existen sobrecostes, éstos serán más limitados que si te has confiado por la existencia de esa partida.
Ante los cambios solicitados también debes realizar ciertas gestiones. Es muy importante que cualquier cambio sea aprobado antes de llevarlo a la práctica. Además debes realizar la estimación de costes causados por ese cambio, trasladarlo al presupuesto y a la línea base de costes e informar a la dirección.
Dicho de otro modo. Jamás se deben incluir cambios inadecuados o no aprobados. No sólo en el presupuesto, tampoco en la planificación del proyecto.
En cualquier caso, los cambios deben quedar reflejados con precisión en el presupuesto. Debes entender las variaciones que te encuentres respecto a la estimación inicial. Si ha habido cambios tienes que saber por qué.
Conclusión
El control de costes es el proceso diario que conlleva la actividad económica de la gestión de proyectos. Se trata de una labor sumamente importante para evitar desviaciones inadecuadas de los costes previstos. Y en el caso de tratarse de cambios aprobados, se requiere una actualización del presupuesto y de la línea base de costes que muestre el camino hacia donde se dirige el proyecto.
“Lo peor de los complejos de inferioridad es que los tienen las personas equivocadas”.
Alain Delon