Puedes realizar un control de tiempo en TeamGantt para registrar la dedicación real a las tareas. Vamos a ver cómo utilizar esta funcionalidad.
Todos sabemos que una cosa es lo que se planifica pero la realidad puede resultar totalmente diferente. Al planificar las tareas de tu proyecto defines unos plazos de ejecución basándote en la información que tienes tu alcance, la experiencia, etc. En el desarrollo de las actividades las circunstancias hacen que esa planificación no siempre se cumpla. Para registrar la realidad de esa dedicación TeamGantt te ofrece un sistema para cronometrar el tiempo de trabajo.
Control de tiempo en TeamGantt
El acceso a esta funcionalidad lo encontrarás en varias ubicaciones. En la zona superior derecha de cualquier pantalla, junto a tu avatar encontrarás un icono que representa un reloj de color verde. También lo tienes en la pantalla de tareas en la sección Me, a la derecha de cada una ellas tienes un botón verde. En casi cualquier punto de la herramienta en la que puedas gestionar una tarea tienes un pequeño icono de un reloj gris que también te da acceso. Suele estar junto a los iconos de listas y comentarios.
Esta utilidad te permite registrar el tiempo dedicado a una tarea. De manera que puedes contrastar el tiempo real utilizado para finalizarla con lo planificado. Al acceder, te encuentras en una ventana compuesta por tres bloques.
- La zona superior te permite registrar las horas y minutos dedicados al lo largo de alguno de los últimos siete días.
- La zona central funciona a modo de cronómetro. La idea es que al comenzar a trabajar en una tarea lo pones en marcha y al concluir lo paras. Así el resultado se registra automáticamente.
- En la franja inferior tienes dos enlaces. La pantalla que se abre muestra un histórico de las sesiones dedicadas a esa tarea. Tienes la posibilidad de eliminar y añadir registros según sea necesario. Además, dispones de un total del tiempo utilizado.
La ventana a la que accedes desde el icono de la zona superior es ligeramente diferente. Al no estar asociado a una tarea concreta, debes seleccionarla previamente. Además, en la zona inferior encontrarás dos enlaces a My Tasks y a Time Sheet.
El efecto del control de tiempo en TeamGantt
Como te decía antes, el sentido de todo esto es registrar el tiempo real dedicado a cada una de las tareas y finalmente al proyecto en su conjunto. Cuando te hablé de las vistas en TeamGantt mencioné que en la tabla de tareas puedes mostrar u ocultar una columna llamada «Horas reales» (Actual Hrs). Este campo recoge, precisamente, el dato acumulado de los tiempos necesarios para la ejecución de cada tarea.
Otro efecto del control de tiempo en TeamGantt ocurre en el diagrama. Las tareas y, por extensión, los grupos de tareas en los que se han anotado tiempos, se marcan con una línea interior
Time Sheet
Este es el apartado dentro de la sección Me que dejé pendiente en el post anterior. La razón de que te hable hoy de él es debido a que está relacionado con el tema de hoy.
Esta pantalla muestra una matriz de tareas y fechas. En concreto, recoge los datos por periodos semanales. De manera que te muestra qué tareas están planificadas para esta semana. Y, en particular, para cada día.
Como es habitual, las tareas tienen la posibilidad de una gestión completa. Puedes acceder desde aquí a funcionalidades como subir documentos, introducir comentarios, acceder a las listas, editar sus ajustes. Y, por supuesto, tienes acceso a la funcionalidad de control de tiempo.
Pero la utilidad de esta pantalla se encuentra en la tabla principal. Ahí puedes registrar de manera sencilla el tiempo de dedicación a cada tarea, cada día. Incluso tienes la posibilidad de indicar el grado de avance alcanzado.
Verás que la casilla de una tarea para un día tiene el fondo del color de la tarea si está planificada para ese día. En caso contrario el fondo será de color blanco.
Tanto a la derecha, como en la zona inferior, tienes los sumatorios correspondientes. Es decir, el tiempo dedicado a cada tarea a lo largo de esa semana, y el tiempo total empleado cada día.
Todas las anotaciones que hagas en esta pantalla tendrán su reflejo en las horas reales del diagrama.
Si lo necesitas, en la zona superior tienes un sistema de desplazamiento a las semanas anteriores y posteriores.
Conclusiones
El control de tiempo en TeamGantt te permite realizar un seguimiento completo de la dedicación real y compararla con la planificada. Afortunadamente, esta herramienta dispone de múltiples opciones para el registro de la dedicación a cada tarea.
Ahora, la cuestión es qué hacer con estas diferencias entre planificación y realidad. Para esto están las líneas base (Baselines).
«Si pudieras marcharte ahora y volver hace diez años».
Marlene Dietrich