La esencia de alcanzar el control en GTD es conseguir no verte dominado por las situaciones. En este post te explico cómo llevarlo a la práctica.
El control en GTD a través del sistema de los cinco pasos establece las pautas que debes seguir. El resultado será que liberes tu mente de todo lo superfluo que te impide centrarte. Es decir, dejar de lado aquello que en ese momento no te permite centrar toda tu atención en lo que estás haciendo.
El control en GTD y los cinco pasos
Es cierto que, el método Getting Things Done establece cinco pasos que te guiarán para organizar bien tu vida. Es importante su cumplimiento, pues es el camino que te dirigirá hacia el control. Te recuerdo en qué consisten los pasos que propone:
- Recopilar y capturar. Se trata de que todos los elementos que saturan tu cabeza salgan de ella. Tus ideas, tareas, compromisos… pasen a un sistema externo.
- Procesar. Identifica cada uno de esos elementos. Algunos los transformarás en acciones otros son contenido.
- Organizar. Debes ordenar todas esas acciones y elementos. Distribúyelos según sus características. Lo que sea irrelevante elimínalo. Lo que sea material de referencia archívalo donde lo puedas localizar. Las acciones planifícalas.
- Revisar. De forma periódica debes realizar revisiones de todos los elementos pendientes. Puede que encuentres elementos que te han dejado de interesar, otros que debas reorganizar.
- Hacer. Todos estos procesos concluyen aquí. Realiza las acciones programadas en el momento y lugar oportunos.
Lo dicho, la teoría es muy clara, sigue los pasos y todo funcionará perfectamente. Sin embargo, en la práctica no tienes porqué encorsetarte en un método. Ajusta la metodología según lo que te resulte más cómodo. Haz tuyo el control en GTD, que no te controle a ti.
En mi caso, suelo agrupar en uno los pasos de recopilación, procesado y organización. Cuando me surge una tarea me resulta más fácil directamente registrarla, agendarla y clasificarla. Me supone un solo paso, frente a los tres que postula David Allen en su libro. No quiero decir que siempre lo haga así. Me siento con libertad de recopilar un elemento para procesarlo y archivarlo más tarde. Yo decido cómo hacerlo dependiendo de las circunstancias. Lo que quiero que entiendas es que tú también debes adaptar la metodología a ti y no al revés.
Las herramientas para el control en GTD
Del mismo modo, las herramientas en las que te apoyes para mantener el control en GTD deben ser las que te hagan sentir cómodo. Ten en cuenta que vas a manejarlas a diario y en cualquier circunstancia.
Puedes utilizar papel, agendas, calendarios, blocs de notas, etc. si te resulta práctico no lo deseches. Si te sientes a gusto con la tecnología existen miles de aplicaciones para manejar tus tareas. Incluso se han desarrollado herramientas diseñadas para gestionar esta metodología.
En cualquier caso, no se trata de que tengas que elegir una herramienta y restringirte sólo a esa. De nuevo, la opción u opciones que elijas deben ser las que te resulten más prácticas para tu día a día. Ten en cuenta que utilizar muchas puede resultar laborioso por tener demasiados puntos de consulta. No obstante, no tienes porqué limitarte, utiliza las que necesites.
Puedes combinarlas. Tal vez necesites guardar documentos en papel en una carpeta y a la vez contar con un espacio en la nube. Quizá cuentes con un calendario on line que ofrece muchas ventajas, pero no quieres desprenderte de una agenda en la que escribes cuando lo necesitas.
Desde hace tiempo yo he abandonado el papel. Encuentro más manejable todo lo que se encuentre en un entorno digital. Te explico las ventajas que yo le encuentro. Como te decía antes, existen gran cantidad de aplicaciones y soluciones para aprovecharlas. Seguro que encuentras la que se ajusta mejor a tus necesidades.
Las herramientas digitales para el control en GTD
El uso de herramientas on line te permite utilizarlas en cualquier momento siempre que dispongas de un dispositivo que se pueda conectar. Existen discos duros virtuales en los que depositar todos aquellos elementos de consulta. Del mismo modo, puedes contar con aplicaciones web y apps para smartphones que te servirán para agendar tus tareas.
Este tipo de herramientas ofrece varias ventajas frente al uso del papel. En un móvil puedes concentrar todo el contenido que necesites y organizarlo de múltiples maneras. Y eso no es todo.
No voy a insistir en la importancia del uso de las listas (te hablé de ellas en los pasos de procesar y organizar) y los contextos. Estas aplicaciones facilitan enormemente el uso de estas listas y de la clasificación, no sólo en contextos. Pasar una tarea de una lista a otra es una labor insignificante, no tienes más que cambiar la fecha. Asignar un contexto a una tarea, o una etiqueta, o una marca específica son algunas de las opciones que ofrecen estas aplicaciones.
Ordenar o filtrar tareas según el criterio que decidas no supone ningún esfuerzo. Sin embargo, resulta una ayuda fabulosa para la gestión del día a día.
Conclusión
El resumen es muy sencillo: el control en GTD lo debes alcanzar adaptando el método y las herramientas a tu forma de trabajar.
“La nobleza habría subsistido si se hubiese preocupado más de las ramas que de las raíces”.
Napoleón Bonaparte