Las opciones de conversaciones y calendario en Asana son dos maneras de interactuar con los miembros de tu equipo. Descubre cómo utilizarlas.
Es cierto que no son las únicas maneras de relacionarte con los otros miembros de tus equipos de trabajo. En los elementos de gestión tareas, subtareas y secciones puedes incluir comentarios y compartir archivos. Te expliqué cómo hacerlo en el post sobre la configuración de tareas. Para relacionarte con el equipo, ya sea a nivel de proyecto o de espacio de trabajo debes recurrir a las conversaciones y calendario en Asana.
Conversaciones y calendario en Asana
Las conversaciones en Asana
Las conversaciones en Asana pueden ubicarse a nivel de espacio de trabajo y a nivel de proyecto. En el caso de las conversaciones correspondientes a un espacio de trabajo, el acceso lo tienes en el enlace que está situado en la barra lateral. Sin embargo, para crear o participar en las conversaciones de un proyecto, primero tienes que acceder al proyecto y después utilizar la opción del menú situado bajo el nombre de este.
La operativa con las conversaciones es igual en todos los casos y no representa ningún problema. Para comenzar una conversación, una vez estás situado en la pantalla correspondiente, sólo tienes que introducir un nombre o tema para identificarla. A partir de ahí, ya puedes comenzar con el primer comentario. Los miembros de tu equipo que así lo tengan configurado recibirán un mail informándoles.
Si entran en esta misma pantalla podrán leer todos los comentarios anteriores y escribir los suyos. Además, pueden indicar cuáles les gustan pinchando sobre el icono con forma de corazón.
Junto al icono del corazón puedes encontrarte otros que te darán varias opciones. En el caso de las conversaciones, a la altura del título verás un desplegable. Siempre encontrarás la opción de imprimir, y en el caso del creador de la conversación, también la opción de eliminar. Los comentarios también se pueden eliminar con el icono del cubo de basura, pero sólo los propios.
En el caso de las conversaciones de los espacios de trabajo verás a la derecha un cuadro de texto que te permite introducir una descripción para definir el propósito del equipo de trabajo que constituye ese espacio. Además debajo de este cuadro de texto tienes enlaces a todos los apartados de conversaciones individuales de cada proyecto.
El calendario en Asana
Los accesos al calendario funcionan igual que los de las conversaciones. En la barra lateral tienes el calendario del espacio de trabajo. Pero para acceder al calendario de un proyecto concreto primero debes entrar en ese proyecto y pinchar en el enlace situado bajo su nombre.
Como es natural, un calendario de un proyecto muestra las tareas de ese proyecto en las fechas establecidas en cada una de ellas. Y, lógicamente, el calendario de un espacio de trabajo muestra las tareas de todos los proyectos pertenecientes a ese espacio.
El funcionamiento es muy simple. En la zona superior izquierda tienes dos enlaces, uno para situarte en la fecha actual y otro para dirigirte a cualquier otro día. A la derecha tienes un icono que te permite forzar a que todos los usuarios tengan la visualización que tú decidas. Oculto, bajo ambas áreas de configuración hay un enlace, el mismo, para mostrar los fines de semana u ocultarlos.
Como te decía antes, las tareas con fechas de finalización se verán reflejadas en el calendario. Directamente en el calendario puedes marcarlas como finalizadas. Pero si haces doble clic podrás abrir una ventana con la ficha de la tarea en cuestión.
Conclusión
Las conversaciones y los calendarios en Asana son dos de esas utilidades que parecen secundarias, y probablemente lo son. Pero que te ayudan en la gestión de manera silenciosa pero efectiva. No las olvides.
“Prefiero ser aprendiz de todo que maestro de poco”.
Guillermo Pérez Villalta