La coordinación del equipo es fundamental para obtener los mejores resultados en tu proyecto. Puedes descubrir aquí cómo conseguirlo.
Hay muchas frases hechas que describen esta idea. Remar en la misma dirección. Funcionar como el mecanismo de un reloj. Trabajar como un solo hombre. En definitiva, todas quieren decir lo mismo.
La coordinación del equipo, una ventaja insustituible
Cuando logras alcanzar la coordinación del equipo ganas en eficacia. Todos los miembros del equipo saben qué deben hacer, qué hacen los demás y cómo se interrelacionan las tareas de unos con las de otros. Y esto permite que no se solapen tareas o que se trabaje con objetivos diferentes.
Si hacemos un repaso de los últimos post, en todos ellos hemos plantado la semilla para llegar a este punto. Al formar el equipo te has encargado de seleccionar al personal adecuado para las tareas que le vas a encomendar. Pero además, has tenido en cuenta un factor especial: ese carácter personal. Esa sensación que te dice si va a integrarse en el grupo.
Y esto último es porque las relaciones personales de tu equipo son mucho más importantes de lo que aparentan. Una de las variables que favorece la coordinación del equipo es una buena relación entre los miembros que lo componen.
Sin embargo, no sólo necesitas que haya una cohesión en el equipo. Además hace falta que sepan hacia dónde dirigirse. Y para eso necesitan un líder, tú, que orientes sus pasos hacia una meta concreta. Todo el equipo te seguirá, pero debes indicarles los objetivos que deben perseguir.
La comunicación es la forma de gestionar esa coordinación
Hace tiempo le dediqué una serie de posts a la gestión de las comunicaciones en los proyectos. Es realmente importante que las comunicaciones se tomen en serio. Los efectos causados por una buena comunicación o una deficiente son tan extremos que pueden suponer el éxito o el fracaso de tu proyecto.
Uno de los grandes beneficios de una buena comunicación es la coordinación del equipo. Pero debes tener en cuenta que la comunicación debe estar orientada a la acción. De las conversaciones tienen que obtenerse conclusiones, que derivarán en la toma de decisiones. Y de éstas se debe pasar a la acción para avanzar hacia las metas propuestas. Esto no se consigue emitiendo comentarios vagos e imprecisos. Procura que cada comunicación dé como resultado un qué, cuándo, cómo, quién… Es decir, hay que hacer algo, se debe hacer así, en este momento, lo hará tal miembro del equipo, con este objetivo… Y, así, estará claro para todos y se coordinarán para alcanzar la meta.
Las formas de comunicarse en tu equipo
La manera más evidente es la comunicación directa con un miembro de tu equipo, con varios o, incluso, con todo el equipo. Las reuniones son esenciales como sistema de coordinación del equipo. Pero es fundamental que se hagan correctamente. Las reuniones largas, sin planificar, en las que no hay un objetivo definido y en las que todos hablan sin criterio son en el mejor de los casos una pérdida de tiempo.
Puedes considerar dos tipos de reuniones. Por un lado están las que puntualmente se producen ante hechos concretos. Pero además, están las recurrentes. Se trata de reuniones que se realizan con periodicidad diaria, semanal, mensual… Estas reuniones permiten poner en común la situación actual. Desde la planificación diaria hasta cambios estratégicos a nivel global. Son la mejor forma de mantener al día la coordinación del equipo.
Además de las reuniones no debes olvidar otros medios que hoy en día resultan muy eficaces. Lógicamente el correo electrónico es una manera de distribuir información extendida masivamente (Gmail). Sin embargo, hay otras. Puedes encontrar montones de aplicaciones que te facilitan la comunicación con quipos de trabajo (Whatsapp, Slack). Aplicaciones de gestión de proyectos que dedican módulos enteros a la comunicación o que se basan en compartir datos de manera que la coordinación del equipo sea máxima (Smartsheet, Trello, Google Keep).
Conclusión
La coordinación del equipo es fundamental para que todos los miembros trabajen para alcanzar un objetivo común. Un factor decisivo es la comunicación. Una comunicación que debe ser clara, transparente y concreta. La comunicación directa, a través de las reuniones, es una manera esencial de puesta en común de la información. Sin embargo, no debes despreciar los métodos que la tecnología te ofrece.
El último factor que debes considerar es la delegación en el equipo.
“Los cinco dedos separados son cinco unidades independientes. Ciérralos y el puño multiplica la fuerza. Ésta es la organización”.
James Cash Penney