Las tres variables fundamentales para valorar el resultado de tus proyectos son coste, tiempo y calidad. Vamos a profundizar en ellas.
Hace mucho te hablé de la estructura coste-tiempo-calidad y de su representación gráfica, el triángulo coste-tiempo-calidad. Se trata de la guía que te debe servir para valorar si la ejecución del proyecto lleva el rumbo adecuado.
Coste, tiempo y calidad
El coste es un limitador de la capacidad para la ejecución del proyecto. Si no tuvieras un presupuesto que restrinja la capacidad de gasto, la facilidad para sacar adelante un proyecto sería enorme. Desgraciadamente, cumplir el presupuesto te condicionará en multitud de ámbitos a lo largo del desarrollo del proyecto.
El tiempo es otro factor clave. No puedes plantear un proyecto con un plazo de ejecución indefinido. La fecha de finalización del proyecto puede significar un rotundo éxito o el fracaso más absoluto. Que se te adelanten competidores en la salida al mercado de productos o servicios, frente a ser tú quien llega primero supone una gran diferencia. Esto es más relevante en el caso de mercados estacionales.
La calidad es el elemento diferenciador de tu producto o servicio. En la definición del alcance del proyecto que se determina en los procesos de iniciación se concreta el nivel de calidad deseado. Alejarse de ese nivel supondrá obtener un resultado final no deseado y, por tanto, el proyecto será un fracaso.
Lógicamente, estos tres factores están íntimamente relacionados. Y tú como responsable del proyecto debes gestionarlos. Te explico cómo hacerlo.
Representación de las tres variables: coste, tiempo y calidad
La representación de estas tres variables en un triángulo te permite obtener una visión clara de la situación. En un proyecto se establecen un plazo máximo de ejecución, un nivel de coste que no se puede superar y un estándar mínimo de calidad a alcanzar. Trazando líneas perpendiculares en cada eje de las variables según esos límites se crea un área hacia la que debes enfocar el proyecto. Cualquier resultado de éste situado dentro de esa área es un resultado aceptable.
A medida que la ejecución del proyecto se va desarrollando debes realizar un seguimiento de las tres variables. El control del progreso es una labor esencial que debes realizar y que te permitirá ubicar el punto de corte de los tres factores.
Caso de actuación en el triángulo
Supongamos que te sitúas en el punto X. En ese estado es esencial establecer medidas correctivas que le devuelvan a la zona sombreada. El proceso de trabajo consiste en analizar las tres variables y determinar cómo actuar sobre ellas:
- Coste: La situación refleja un coste por debajo del estimado en el presupuesto.
- Tiempo: El punto muestra que hay un retraso sobre la planificación del proyecto.
- Calidad: La calidad actual está algo por encima de la definición de alcance del proyecto.
En este caso se requiere un plan de acción correctiva que reduzca el tiempo de ejecución de determinadas tareas. Considerando el estado del proyecto, dispones de un margen de costo que te permitiría actuar sobre él. Por ejemplo, aumentando el equipo de trabajo para acelerar esas tareas.
Al aplicar estas acciones, la representación gráfica de estos valores debería desplazarse desde el punto X. Tal y como es este ejemplo, habría un movimiento vertical y hacia abajo. Como responsable del proyecto, debes asegurarte que ese desplazamiento haga que el nuevo punto de convergencia de las tres variables (Y) se sitúe en la zona sombreada.
En este ejemplo, para facilitar la comprensión, se ha reducido el tiempo a través de un aumento del gasto. Sin embargo, el proceso puede implicar a los tres factores. De manera que, con una combinación de aumento del gasto y reducción de la calidad se consiga adecuar el plazo de ejecución a lo deseado.
Conclusión
Coste, tiempo y calidad son las tres variables clave en el proceso de ejecución de proyectos. Nunca debes olvidar realizar un seguimiento constante de ellas y visualizar si estás cumpliendo las expectativas y límites establecidos en la propuesta del proyecto.
La representación gráfica te ayudará a definir tu plan de actuación cuando se produzcan desajustes.
«Los que divulgan la calumnia y los que la escuchan, si valiera mi opinión, deberían ser colgados; los divulgadores, por la lengua, y los oyentes, por las orejas.»
Tito Maccio Plauto