Crear tu sistema de gestión personal implica diseñar un sistema que sea tuyo. En este post te explico su importancia y qué debes tener en cuenta.
Un sistema de gestión personal
Lo habitual es que busquemos soluciones de efectividad fuera de nosotros, en libros, en blogs, en podcasts. Valoramos qué herramientas informáticas debemos utilizar, como he estado haciendo yo. Analizamos metodologías (GTD, ZTD, Autofocus) que resultan funcionales para mucha gente.
Nada de esto es malo «per se», te ayuda a conocer opciones disponibles y las ideas existentes. Sin embargo, le dedicamos mucho tiempo a algo que tampoco es bueno «per se», al menos, para ti. Hay gurús que han diseñado esos métodos, que puede que resulten eficaces para ciertas personas. Pero, ¿realmente te apetece que uno de esos gurús te diga cómo debes organizarte?
Todos somos distintos, tenemos diferentes necesidades, capacidades, habilidades, horarios, etc. No existe ninguna herramienta ni metodología que sea universalmente válida para todos. Ya mencioné esto como uno de los errores en productividad.
Insisto, esos métodos son válidos para ciertas personas, seguramente para quienes los diseñaron. Pero no lo son para todo el mundo. No digo que los descartes, es bueno conocerlos. Te ayudan a valorar distintas prácticas y técnicas que puedes aplicar tú. De hecho, es necesario para tener ese conocimiento como punto de partida.
Si tu objetivo es optimizar tu productividad personal, el camino adecuado es hacer que el método que utilices se ajuste a tus características. Y que las herramientas que manejes se adapten a lo que necesitas. Nunca podrás maximizar tu eficiencia si te ves obligado a adaptarte a una metodología y no al revés.
Las herramientas de tu método
Aunque quizá sea lo más importante, no sólo se trata de diseñar los procesos de tu sistema. Debes identificar de qué herramientas te vas a servir.
Si hablamos de las aplicaciones informáticas que utilizas en tu sistema de gestión personal hay un problema complicado de esquivar. Es difícil que éstas se adapten a ti. Lo sé. Salvo que seas capaz de programarlas tú mismo, dependerás de lo que exista en el mercado. Como me ocurrió a mí hace unos meses, necesitas buscar hasta encontrar aquellas que están más próximas a cubrir tus necesidades. Y, aun así, no serán perfectas.
Cuatro pasos para crear tu sistema de gestión personal
El proceso para crear tu método no es lineal. No es tan simple como recorrer estos cuatro pasos. Te verás obligado a volver a cada uno de ellos tantas veces como sea necesario.
Conócete a ti mismo
El primer paso en el proceso para ser más productivo y eficiente es conocerse a uno mismo. Una vez que te conoces en profundidad puedes diseñar tu sistema de gestión personal.
Un inicio es conocer tu cronotipo. Pero no es el único factor, ni el más determinante para configurar tu metodología. Tus capacidades son, lógicamente, distintas de las mías. Todos tenemos fortalezas, pero también debilidades. Sin duda, tus habilidades te permitirán optimizar tu productividad si las aprovechas al máximo. Y, si en paralelo, esquivas tus debilidades podrás ser más eficiente.
Si comienzas sabiendo quién eres y cómo eres podrás generar los procesos y determinar las herramientas más apropiadas para crear tu sistema de gestión personal.
Propósito para crear tu sistema de gestión personal
Es absolutamente necesario que sepas dónde quieres llegar. Cuál es la razón que te lleva a querer ser más eficiente y productivo.
¿Por qué y para qué quieres ser más productivo? ¿Quieres tener más tiempo libre? ¿Quieres ser capaz de trabajar más? ¿Deseas ser ese al que cargan de trabajo porque eres capaz de hacerlo todo?
El enfoque que des a tu método debe estar encaminado a alcanzar ese propósito. Se trata del destino de este viaje.
Organización y acción
Una vez que conoces dónde te encuentras y la meta que quieres alcanzar, puedes trazar la ruta a seguir.
Identifica qué hábitos quieres adoptar en tu método. No los implantes todos de golpe. Ve probándolos poco a poco. Identifica cuáles son realmente útiles e interiorízalos.
Otro consejo, dedica tiempo para planificar. Haz que tu método no esté dirigido a hacerlo todo sino a hacerlo bien.
Entorno
Debes aprovechar el entorno en el que te encuentras para optimizar tu productividad.
«Si quieres ir rápido ve solo, si quieres ir lejos ve acompañado».
Proverbio africano
Es fundamental la colaboración. Y esto va dirigido tanto si quieres aplicar tu método a nivel personal, en tu entorno familiar y de amigos, como si lo quieres hacer en tu entorno profesional con tu equipo. Y para esto, lo primordial es una buena comunicación y una confianza absoluta entre todo el grupo de trabajo.
En este sentido, suele ser mucho mejor optimizar la productividad del equipo que la personal.
Conclusiones
En el diseño de tu sistema de gestión personal no basta con sentarse con lápiz y papel y diseñarlo de principio a fin.
El conocimiento que tengas de otros métodos te servirá de guía. Tendrás que definir unos procesos, a continuación otros y modificarás los que ya has hecho para que se adapten a los segundos. Deberás probarlo y encontrarás fallos que te hagan replantearte tu diseño.
Sin embargo, poco a poco tu método empezará a cobrar forma. Con la experiencia lo irás puliendo hasta que se adapte perfectamente a tus características. Aprovecharás tus fortalezas y minimizarás los efectos de tus debilidades.
«No hay un solo error que no haya tenido sus seguidores».
John Locke