La gestión de tareas en Toodledo es la principal actividad que vas a realizar con esta herramienta. En este post te explico los secretos para crear tareas.
Crear tareas en Toodledo
Toodledo es por definición una herramienta para gestionar tareas. Lo primero que debes tener en cuenta es que al crear una tarea debes haber pasado por la configuración de tu cuenta y los ajustes generales. Ahí habrás podido seleccionar qué campos quieres que sean visibles en la ventana de tareas y debes cumplimentar al crearlas. Debes tener en cuenta varias cosas:
- Sólo es obligatorio cumplimentar el campo del nombre de la tarea.
- Puedes acceder con posterioridad a rellenar los campos que hayas dejado en blanco o a corregir los que necesites.
- En cualquier momento puedes modificar esa selección de campos que quieres visualizar.
- En ese caso, si ocultas campos de registros que incluyan datos, éstos no se perderán. Si vuelves a hacer visibles esos campos los datos permanecen como antes de ocultarlos.
Dispones de dos formas de crear tareas, aunque el resultado y las opciones disponibles son las mismas.
Por un lado, dispones de una caja de texto en la que introducir el nombre de la tarea. Tras aceptar, ya sea pulsando "Intro" o haciendo clic en el símbolo “+”, se crea una nueva línea en el listado de tareas. A continuación, debes ir pinchando en cada campo de la tabla para asignar valores a cada característica.
Por otro, como te mencioné en el post inicial de Toodledo tienes en la zona superior de la página el botón “+ Add Task”. Al pinchar sobre él se despliega a la derecha una barra lateral con todos los campos que te permiten definir sus características.
Opciones de configuración para las tareas en Toodledo
- Nombre de la tarea. El cuadro de texto te permite introducir el nombre con el que identificarás la tarea.
- Estrella. A su derecha encontrarás un marcador con forma de estrella que puedes activar para destacar algunas tareas sobre las demás.
- + Add Multiple. Esta opción te permite crear varias tareas que compartan características. Al pinchar sobre el enlace se mostrarán nuevos campos de texto para crear los nombres de cada una. Tras cumplimentar los campos comunes y guardar, podrás rellenar individualmente los campos que sean diferentes.
- Folder. La carpeta es uno de los campos de opciones múltiples que has tenido que definir previamente en los ajustes generales de tu cuenta. El desplegable te permitirá elegir entre esas opciones.
- Context. El contexto funciona exactamente igual que la carpeta.
- Due Date. Indica la fecha en la que la tarea debe estar finalizada. Presenta varias opciones de precisión de la fecha en la zona superior (by, on, after, optionally on). A continuación, deberás introducir tanto la fecha, para lo que te puedes ayudar de un calendario, como la hora. Puedes utilizar los enlaces situados bajo la casilla de la hora para definir fechas que pueden ser habituales. En la zona inferior encontrarás un enlace para establecer recordatorios, pero se trata de una opción de las versiones de pago.
- Goal. Los objetivos son otra de las opciones de configuración de tu cuenta que funcionan con un desplegable. Alcanzar objetivos es una de las formas con las que las tareas en Toodledo te acercan a la metodología GTD.
- Start Date. En este campo puedes definir el momento en que la actividad debe comenzar. Su funcionamiento es exactamente igual que la fecha de finalización.
- Repeat. Esta funcionalidad te permite crear tareas periódicas. Lo primero es establecer la fecha de referencia (Due date o Start date). Después tendrás que definir la periodicidad. Puedes optar por tres métodos para hacerlo que se adaptarán a las condiciones de la frecuencia.
- Length. Este campo te permite indicar la estimación de tiempo que se tardará en completar la tarea. Tienes que indicar la cantidad de tiempo y la unidad de medida. El sistema entiende m, h y d, como minutos, horas y días. En el caso de los días, transforma el dato a horas.
- Prioridad. Este es un desplegable en el que Toodledo proporciona unos valores cerrados. Por defecto, el sistema establece una prioridad baja, pero tú puedes modificarla.
- Tags. Las etiquetas son un campo que puedes gestionar tú, pero en este caso no lo haces desde la configuración. Dispones de un campo de texto en el que añadir las etiquetas que necesites. Para ello sólo debes escribir la palabra o frase clave o seleccionarla de entre las que ya has creado. Una tarea puede tener asociadas más de una etiqueta, en este caso deberás separar con una coma cada una de ellas.
- Status. El estado de la tarea se trata de otro campo que la herramienta tiene definido en su origen. Con el desplegable puedes elegir la opción que se ajuste a la situación de tu tarea.
- Location. Este campo, localización, funciona como la carpeta o el contexto.
- Notas. Por último, dispones de un campo de texto en el que puedes incluir las notas que necesites como aclaración o comentarios de la tarea.
Cuando finalmente guardas la tarea, ésta quedará registrada y la podrás localizar en la tabla.
Conclusión
La gestión de tareas en Toodledo resulta muy sencilla y ágil. Tanto la creación, como su modificación están pensadas para que puedas realizarlas de manera rápida. Toodledo no busca complicarte el registro de tus actividades, su objetivo es tratar de mejorar tu productividad.
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Luis Pasteur