Esta guía de 10 criterios para crear un plan de proyecto te ayudará a elaborarlo sin errores. Sigue esta lista de acciones y podrás estar tranquilo.
Independientemente del tipo de proyecto, si tienes en cuenta esta guía, podrás realizar cualquier plan de proyecto sin miedo a cometer errores.
Cómo crear un plan de proyecto
1. Flujo de trabajo
Antes de comenzar con la planificación en profundidad conviene que elabores un plan aproximado. Define a nivel general las etapas del proyecto y sus tareas más relevantes.
Una vez que tengas esta estructura global del proyecto te será más fácil determinar con precisión esas tareas. De momento, basta con que tengas claro qué trabajo y acciones serán necesarias en cada fase.
2. Planifica lo que conozcas
Planifica sólo lo que conozcas. De poco sirve elaborar una planificación a largo plazo si se fundamenta en tu imaginación. Estarás comprometiendo recursos a algo que no sabes si se va a producir de esa manera. Establece un horizonte de planificación basado en el plazo de tiempo que es factible pronosticar.
Volvemos al mundo VUCA en el que estamos inmersos. No puedes planificar con precisión si no tienes garantía de que el desarrollo del proyecto va a discurrir por ese camino. Es preferible planificar con precisión periodos relativamente cortos y a largo plazo definir compromisos más amplios.
3. EDT
Desarrolla la estructura de desglose de trabajo (EDT). Divide las fases en grupos de tareas, éstos en tareas y éstas en subtareas. Ahora sí puedes ser más específico en el desglose del trabajo para comprobar que no falta nada.
Tras el diseño del flujo de trabajo, y una vez que está definido el horizonte de planificación, las estimaciones tienen más precisión. Cuanto más minuciosa sea la división de los componentes de cada fase, mejor podrás hacer la estimación de tiempo y de recursos.
4. No inventes, pregunta
Habla con tu equipo. Ellos son quienes pueden aportar la más valiosa información a la hora de hacer la planificación. Ellos conocen el tiempo y quién puede encargarse mejor de cada tarea.
Adivinar es el primer paso hacia una pésima planificación. Por el contrario, tener en cuenta la opinión de tu equipo te dará una base de apoyo ante el cliente y ante tu propio equipo.
5. Cuestiona sus respuestas
No digo que dudes de tu equipo. Se trata de que pongas sobre la mesa todos los condicionantes para que la estimación que te den sea lo más ajustada posible.
No vale que te digan que una tarea llevará tanto tiempo. Tienes que profundizar y que ellos entiendan todos los condicionantes. Generalmente, al cuestionar cómo se determina ese plazo aparecen elementos que no se han tenido en cuenta. Tanto a favor como en contra. Dependencias entre tareas, añadidos que no se habían considerado, ayudas que agilizan el trabajo, etc.
6. Da tiempo para correcciones
Es incuestionable que en un proyecto se van a producir modificaciones. Ya sea porque los clientes quieren aplicar ajustes, o porque surgen por factores externos los cambios son inevitables. Destina algo de tiempo para revisar y modificar la planificación.
7. Ten un plan B
Incluso aunque no lo presentes, conviene que tengas en la manga un plan B. Las cosas casi nunca salen como se espera. Surgen inconvenientes, problemas y dificultades. Por muy optimista que seas, es bueno tener a mano un plan alternativo que puedas poner en marcha cuando sea necesario. La flexibilidad del plan inicial hacia este otro puede salvar el proyecto.
8. Seguimiento durante el proyecto
A lo largo de la ejecución del proyecto debes tener en cuenta los momentos clave. Esos hitos definidos en fechas concretas son la referencia para ti, para tu equipo y para el cliente. Permiten constatar que el proyecto sigue el curso adecuado. Establece todos los hitos que sean necesarios para realizar una monitorización constante.
9. No olvides el final
No basta con hacer el trabajo. También debes entregarlo, en el cierre del proyecto existen una serie de consideraciones que no debes olvidar. Necesitas la aprobación del cliente para cerrar el proyecto. Para ello el producto debe estar completado, haber pasado los controles de calidad pertinentes y haber sido entregado y validado por el cliente.
Debes planificar todo el proceso hasta conseguir esa firma.
10. Supervisión final
Es conveniente asegurarse de que una vez concluido el proyecto el resultado es consistente. Tu cliente se sentirá respaldado si haces un seguimiento posterior al proyecto. Por otra parte, a ti te servirá de comprobación de que tu labor, y la de tu equipo, ha sido la correcta. Si surgen pegas, cosas a mejorar, ideas nuevas, etc. te permitirá aprender cómo mejorar en sucesivos proyectos.
Conclusiones
Siguiendo esta guía podrás crear un plan de proyecto con la seguridad de que está bien fundamentado. Te servirá para dar solidez al plan que vas a presentar.
«Todo lo que es moda se pasa de moda».
Coco Chanel