La funcionalidad de Cronograma en MeisterTask abre una línea temporal de tus proyectos. En este post te cuento lo que necesitas saber.
MeisterTask es una herramienta de gestión de proyectos que se fundamenta en la metodología Kanban. En este ciclo esto lo he repetido montones de veces. Y, sin embargo, esta herramienta dispone de un cronograma. Aparentemente, algo que suele estar distanciado de esta manera de llevar proyectos. ¿Supone un problema? Pues no, se trata de una ayuda que aporta algo de orden a la gestión de este tipo de proyectos.
Vaya por adelantado, que está muy alejada de las posibilidades de plataformas enfocadas a la gestión de proyectos con diagramas de Gantt como TeamGantt, Smartsheet, MS Project o GanttProject.
Activación y uso de la Programación y Cronograma en MeisterTask
Esta funcionalidad es uno de los extras que debes activar. Para ello dirígete al menú de gestión de proyectos (i) y accede al apartado Propiedades del Proyecto. De las pestañas disponibles en la ventana que se abre, selecciona la segunda, Power Ups. Ahí encontrarás, entre las funcionalidades accesorias, la de Cronograma y Programación.
La descripción que te ofrece se suficientemente descriptiva. «Observa en una línea de tiempo todas las tareas de tu proyecto que tienen fechas de inicio y finalización».
También te hablé de esto. Una de las funcionalidades de tareas es la posibilidad de programación de la tarea. Es decir, puedes determinar una fecha de inicio y otra de finalización.
Hay una cosa que debes tener en cuenta. La fecha de finalización y la de vencimiento de la tarea no son lo mismo. Puedes configurarlas de manera independiente.
El Cronograma en MeisterTask
El tablero Kanban en el que se muestra tu proyecto cuando lo creas presenta una serie de iconos en la zona superior. Uno de ellos, con el diseño de unas barras horizontales, te permite mostrar u ocultar el diagrama de Gantt.
Al abrirlo encontrarás dos zonas diferenciadas. Una barra superior y el contenedor cronológico de las tareas. En esa barra se sitúan una serie de botones que te permiten gestionar el diagrama:
- Mes. A la izquierda se visualiza el mes en el que se sitúa temporalmente el cronograma. El nombre del mes aparece desde la derecha y se mueve junto con el inicio de cada mes hasta llegar al borde izquierdo. Allí permanece hasta que es sustituido por el siguiente.
- Organizador de tareas. (Icono con dos flechas) Te permite determinar la forma de mostrar las tareas en el diagrama. Dispones de dos opciones. Por fecha de inicio, sitúa las tareas que comienzan antes más arriba y cuánto más tarde es su fecha de inicio más abajo las muestra.
Por espacio, en este caso tiende a situar las tareas lo más arriba posible. De manera que si no se superponen dos tareas pueden estar en la misma línea horizontal.
- Gestor gráfico. Se trata de un bloque de tres botones. Los de los extremos, con los signos (-) y (+) te permiten alejar y acercar el gráfico. Así puedes disfrutar de una visión más completa del proyecto o más en detalle. En medio, el botón Today desplaza la línea temporal al día de hoy.
- Control de pantalla. La función de este icono es ampliar el tamaño del cronograma de MeisterTask a toda la pantalla disponible, ocultando el panel Kanban, o dejar la mitad de la ventana a cada uno de los dos esquemas de trabajo.
Funcionamiento del Cronograma en MeisterTask
Las tareas aparecen automáticamente en el diagrama si previamente has indicado las fechas de inicio y fin en la programación. Verás una línea gruesa horizontal que ocupa el espacio entre dichas fechas.
Pero lo puedes hacer a la inversa. Arrastra la tarjeta de una tarea desde el panel Kanban hasta el cronograma y sitúala donde quieras. El sistema habrá cumplimentado esas fechas en la ficha de la tarea en función de la posición que hayas elegido.
Si no te convence, puedes desplazar las tareas arrastrándolas hasta la ubicación temporal que consideres adecuada. También tienes la posibilidad de modificar la duración prevista. Al acercar el cursor a una tarea, verás que una línea azul la rodea, y dos pequeños círculos aparecen a derecha e izquierda. Pichando y arrastrando sobre ellos puedes estirar o encoger la duración de la tarea, y en consecuencia, modificar una de las fechas.
La información de las tareas que aparece en el diagrama no es muy completa:
- El nombre de la tarea. Es la manera de identificarla. Ten en cuenta que puede cortarse en función del tamaño del texto y de la longitud gráfica de la tarea.
- Avatar del responsable. Verás en la derecha de la barra de la tarea un icono representativo de la persona a quien ha sido asignada. Pinchando sobre él puedes gestionar la asignación.
- Sección. Las tareas se representan en el color de la sección en la que están ubicadas. Un cambio de sección en el panel Kanban supondrá el cambio automático del color en el cronograma.
Buscar y filtrar tareas
Tienes la posibilidad de buscar tareas directamente en el cronograma de MeisterTask. Para ello basta con que hagas doble clic en una ubicación libre del gráfico. Se desplegará una pequeña ventana desde la que puedes realizar la búsqueda por el nombre de la tarea. Si la tarea ya está programada te preguntará si la quieres reprogramar. Si aún no está programada, automáticamente se quedará planificada con la fecha de inicio del día en el que hayas pinchado.
Puedes filtrar tareas a través del sistema de filtros ubicado a la derecha del panel. Te hablé de esto en el proceso de crear un proyecto.
Conclusiones
Lógicamente, la funcionalidad de Cronograma en MeisterTask no es ninguna maravilla. Si quieres gestionar proyectos con diagrama de Gantt, esta no es tu herramienta. Sin embargo, se trata de una opción que, a modo de extra, puede ser útil para identificar la carga de trabajo o la organización de las tareas.
«No hay nada más fecundo que la ignorancia consciente de sí misma».
José Ortega y Gasset