Cuadro de botones de una hoja en Smartsheet

En el artículo de hoy te voy a explicar el cuadro de botones de una hoja en Smartsheet. Gracias a lo que te ofrece el menú de las columnas que te comenté en el post sobre la hoja en blanco eres capaces de crear, configurar una hoja y rellenarla con los datos de tu proyecto. Pero aún te queda mucho por hacer con tus datos.

El cuadro de botones de una hoja en Smartsheet

Algunos de los botones te ofrecen funcionalidades muy evidentes y no vamos a detenernos en ellos. Sin embargo, otros resulta interesante ver su funcionamiento.

Botones genéricos

• Acciones de la hoja: Con este botón se te despliega un menú que te permite realizar las típicas acciones sobre tu hoja. (Crear nueva, importar, exportar, abrir, cambiar nombre, duplicar, guardar como plantilla…).
• Guardar
• Enviar o compartir
• Imprimir
• Deshacer y rehacer

Botones de Vista

Los siguientes cuatro botones del cuadro de botones de una hoja en Smartsheet te permiten acceder a diferentes vistas de tu hoja. En cualquier momento puedes pasar de una vista a otra.

• Vista de cuadrícula: Esta es la vista de tu hoja con la que has trabajado hasta ahora.
• Vista de Gantt: Hace tiempo que te hablé del Diagrama de Gantt. Esta vista traslada los datos de tu proyecto a un Diagrama de Gantt. Lógicamente para ello se requiere que tus tareas tengan definidas fechas de inicio y finalización.
• Vista de Calendario: Te presenta las tareas en un formato de calendario.
• Vista de Tarjeta: Si recuerdas el ciclo de posts que dediqué a Trello, esto te sonará. Es el mismo sistema de visualización en forma de tareas y listas de tareas.

  

Botones de alineado

Estos botones tienen más importancia de la que parece. Al menos los dos primeros.

• Anular y aplicar sangría: Con ellos controlas la sangría (margen) del texto que tenemos en las celdas respecto del borde izquierdo. No parece algo muy relevante, ¿verdad? Esto te permite agrupar tareas en bloques definidos. La jugada es la siguiente.

Puedes tener una línea que dé nombre a un grupo de tareas y bajo ésta las tareas correspondientes. Si seleccionamos en la columna primaria las celdas de esas tareas y le aplicamos sangría al conjunto, se harán dependientes de la que hemos asignado como jerárquicamente superior. Hay que tener en cuenta que a la que representa al grupo se le va a asociar las características globales de todas sus tareas.

Te lo explico. El grupo de tareas Diseño tiene tres tareas con una fecha de inicio y finalización distinta cada una. Pues el grupo Diseño tendrá una fecha de inicio que se corresponderá con la fecha de inicio de la tarea que comience antes. Por el contrario, la fecha de finalización del grupo Diseño será la de la tarea que termine en último lugar.

Junto al nombre del grupo de tareas veremos un pequeño botón que podremos pulsar para agrupar o desplegar las tareas dependientes de ese grupo.

• Alinear: Este botón te permite alinear el texto horizontal y verticalmente.
• Ajuste automático: Con este botón consigues que el texto de las celdas sea siempre visible. Para esto, Smartsheet permite varias líneas en una celda y adapta la altura de la celda al número de líneas.

Botones de formato

En el cuadro de botones de una hoja en Smartsheet estos son los más intuitivos. Con ellos podrás cambiar el tipo de letra, el tamaño de la fuente. Te permite usar negrita, cursiva, subrayar, tachar, cambiar el color de fondo de las celdas o de la fuente.

Botones de formato especiales

• Formato condicional: Con este botón puedes hacer que se realicen cambios en el formato de las celdas en función de ciertas condiciones que establezcas. Al ejecutarlo se abre una ventana que te guía por los tres pasos que se requieren para configurarlo. Es muy sencillo. Primero indicas la condición que se tiene que cumplir para que se ejecute el cambio de formato. Después seleccionas los cambios en el formato que quieras aplicar. Y por último indica si deseae que ese formato se aplique a toda la fila de la tarea o a alguna celda en concreto.

Por ejemplo: Si el Estado de la tarea es rojo, pon en negrita y con fondo naranja, la celda de la columna primaria.

• Resaltar cambios: Va a hacer que automáticamente se aplique un color que puedes elegir al fondo de la celda que haya sido modificada en el plazo de tiempo que le indiques.

Enlaces de celdas

Cuando tienes varias hojas relacionadas entre sí puedes utilizar este sistema para que los datos de una de las hojas se trasladen a la otra. En palabras sencillas, te permite hacer que el contenido de la celda de una hoja sea igual al contenido de la celda de otra hoja. En estas celdas podrás ver una pequeña marca en el lateral derecho.

Formatos de contenido

Estos botones te permiten aplicar formatos específicos al contenido de las celdas del tipo  texto/número. Puedes aplicar formato de moneda, porcentaje y decimales.

• Función: Con este botón consigues crear numerosas formulas desde una simple suma a fórmulas lógicas, aplicables a textos o a fechas, o incluso formulas numéricas bastante avanzadas.

Gestión de formato

Los dos últimos botones del cuadro de botones de una hoja de Smartsheet te dan la opción tanto de copiar el formato de una celda en otra, como de eliminar el formato que tenga una celda determinada.

Conclusión

Con el cuadro de botones de una hoja de Smartsheet puedes realizar numerosas acciones sobre tu hoja de proyecto. Lo mejor es probar todas las opciones. Las más sencillas no representarán ningún problema. Sin embargo, las que sean más avanzadas tal vez supongan un gran descubrimiento y te permitan realizar mejoras en la manera de trabajar.

“Si al nacimiento de un niño la madre pudiese pedirle al hada madrina que lo dotase de alguna gracia, creo que la más útil sería la curiosidad”.

Eleanor Roosevelt