Es inevitable encontrarte con cuellos de botella en proyectos. Lo importante es que seas capaz de identificarlos y actuar ante ellos. Hoy te cuento cómo localizarlos.
Los cuellos de botella en proyectos
Un cuello de botella es una limitación en el progreso de un proceso. El resultado es el incumplimiento de la planificación debido a que hay tareas que no se pueden realizar. Como podrás suponer, se trata de una situación nada deseable y con consecuencias bastante graves. Son especialmente peligrosos si afectan a tareas de la ruta crítica.
Desgraciadamente no hay una fórmula que te permita esquivar los cuellos de botella en proyectos que estés desarrollando. Debido a que todos los proyectos son diferentes, las causas de provocan los cuellos de botella también lo son.
Su origen puede estar asociado a ineficiencias, mala planificación, falta de flexibilidad, problemas técnicos, o baja productividad, entre otros.
La buena noticia es que si detectas cuellos de botella en proyectos que estés gestionando podrás buscar la solución. Pero además, hay una alta probabilidad de que esas situaciones sean recurrentes, es decir, que se repitan en otros proyectos. En consecuencia, esa solución podrás aplicarla a tus futuros proyectos.
¿Qué está siendo bloqueado por el cuello de botella?
La primera pregunta que debes hacerte es: ¿qué está atascado? Muchas veces puede ser un producto o un servicio que se ve bloqueado debido a determinadas restricciones. Puede ocurrir que no cumpla con los criterios de calidad necesarios. O, tal vez, el servicio no se presta, o el producto no se suministra, con la celeridad esperada.
Sin embargo, muchas veces el problema está en la información. Un proceso puede atascarse si una decisión imprescindible para seguir adelante depende de una información que no está disponible. Los problemas de comunicación o de acceso a determinada información son, en gran medida, causa de los cuellos de botella en proyectos.
A modo de ejemplo, entenderás la importancia de las herramientas online para la gestión de proyectos. Imagina que en un proyecto que diriges se debe tomar una decisión que determine el rumbo a seguir:
- El equipo dispone de la información.
- Tú se la debes hacer llegar a los stakeholders.
- Ellos tienen que decidir entre varias opciones.
- Te tienen que comunicar su decisión.
- Tú debes gestionar los cambios.
- Y, por último, se lo comunicas al equipo.
Todos esos pasos y las relaciones entre las distintas partes pueden suponer un atasco terrible si se requiere una presencia física en cada uno de ellos. Sin embargo, gracias a las herramientas online, la información puede fluir con mucha rapidez y evitar retrasos.
Tipos de cuellos de botella en proyectos
Vamos a diferenciar dos variedades de cuellos de botella.
Cuellos de botella tangibles
Se trata de aquellos que bloquean el desarrollo del proyecto debido a limitaciones físicas de sus elementos. A su vez, éstos se pueden clasificar en dos subcategorías:
Activos. Su influencia en la ejecución del proyecto se debe a sus propias acciones. En gran medida se trata de los causados por personas. Aquí hay que incluir al equipo de trabajo, pero también, a agentes externos que tengan influencia en el proyecto, como colaboradores, proveedores, etc. Puede deberse a problemas de capacitación, falta de formación, incumplimiento de horarios, y cualquier otro que implique descensos en la productividad. Hay que tener en cuenta que pueden tratarse de acciones deliberadas o no.
Pasivos. En este caso, el efecto es el mismo, pero su origen está en elementos como la maquinaria, los equipos informáticos y de comunicación, los transportes, etc.
Cuellos de botella intangibles
Éstos suelen ser los causantes de mayores retrasos y problemas de rendimiento. Se deben a errores de diseño en los procesos, falta de operatividad, lentitud en gestiones, etc. De nuevo, pueden tener carácter interno o externo.
En estos casos debes realizar un ejercicio de análisis para identificar dónde se encuentran los fallos. ¿Se han aceptado plazos excesivamente amplios? ¿Los proveedores no son los adecuados? ¿Existen barreras burocráticas?
En ocasiones se requiere un número excesivo de aprobaciones. La falta de autonomía puede ralentizar los avances de una etapa a la siguiente del proyecto. Es importante que existan determinadas aprobaciones en un proyecto, pero merece la pena determinar la cantidad adecuada de ellas.
El intercambio de información es fundamental, así como la comunicación entre las partes interesadas en un proyecto. Como en el caso del ejemplo que te mencioné antes. Es fundamental establecer medios y procedimientos de comunicación ágiles que eviten este tipo de cuellos de botella en proyectos.
Un tipo de retrasos lamentable es el causado por problemas informáticos. El uso de software o hardware inadecuado, obsoleto o incompatible provoca cuellos de botella con repercusiones económicas mucho más graves que el coste de tener actualizados los equipos.
Por último, quiero hablarte de los causados por problemas organizacionales. Son, probablemente los menos deseables y, quizá, los más abundantes. Entre ellos están la falta de claridad en los objetivos a seguir, en gran medida causada por la inexistencia de planificación estratégica. También la existencia de mal clima en la organización. Muy relacionado con el anterior, una jerarquía confusa o inadecuada. En definitiva, una mala dirección.
Conclusiones
La existencia de cuellos de botella en proyectos es evidente. Lo importante es que puedas identificarlos para poder actuar sobre ellos y solventar sus efectos.
«La razón que niega la fe, se niega a sí misma por la falta de principio en que apoyarse, y de fin a que dirigirse».
Anónimo