La importancia de decir NO reside en cuánto perjudica a tu proyecto. El método POWER te ayudará a saber cuándo decir no y cuándo sí.
Muchas veces te cuesta decir "no" a quien te pide algo. El resultado, en la gestión de tus proyectos, es que dedicas tiempo, esfuerzo y recursos a labores ajenas a tus objetivos.
¿Por qué es tan difícil decir no?
Para bien o para mal, todos nos encontramos inmersos en la sociedad. Tanto a nivel personal, como en el ámbito laboral, estamos rodeados de otras personas. Y, qué le vamos a hacer, generalmente nos gusta agradar a todo el mundo. Se trata de ser educados, incluso con personas que desconocidas o con quien no simpatizamos.
En muchas ocasiones aceptamos situaciones que no deseamos para sentirnos aceptados en el grupo social. Es simplemente miedo a ser rechazados y alejados por nuestro entorno. Muchas veces no damos negativas pese a estar perfectamente justificadas.
Todo esto enlaza con la idea de mejorar tu productividad. Al acceder a realizar tareas que no son propiamente parte de tu ámbito de trabajo estás trastocando la planificación de tu jornada. De qué te sirve haber realizado una priorización de tareas si se ven desplazadas por otra que ni siquiera está en tu agenda. En definitiva, te estás enfrentando a un ladrón de tiempo.
Cómo afecta a tus proyectos no decir no
Si trasladas esto al terreno de la gestión de tus proyectos, la situación puede ser un poco más compleja. Ya conoces los tres pilares que sostienen el éxito de tus proyectos: triángulo coste-tiempo-calidad. Si ese equilibrio se rompe por decir "sí" a una petición, estarás tirando a la basura tu esfuerzo y el de tu equipo.
La planificación de tu proyecto está condicionada por esos tres factores. Además, existen otros elementos externos que intervienen en la ecuación y tratas de superarlos con la gestión de riesgos. Hasta aquí la situación habitual es que se suelen producir desajustes en el resultado. Nunca se cumple la planificación al pie de la letra.
Si lo común es llevar la gestión de los proyectos al límite del cumplimiento, aceptar determinadas situaciones causa un efecto letal en los proyectos.
¿De qué situaciones te estoy hablando?
Hay muchas situaciones. Seguro que en tu caso las podrás reconocer, pero te pongo unos ejemplos.
Un cliente, te pide modificaciones, mejoras, ajustes en plazo o presupuesto. En principio, tu labor es satisfacerle. No se trata de que te niegues a cumplir sus deseos, pero no a fondo perdido. Debe saber las consecuencias, y ciertas peticiones pueden ser de todo punto inviables.
Quizá un compañero te pide ayuda. No se trata de que no se la prestes. Sin embargo, tal vez, estás inmerso en tareas que requieren toda tu atención. No puedes ceder recursos, tiempo o esfuerzos cuando son tan necesarios en tu proyecto.
El problema es que muchas veces inclinamos la cabeza y cedemos, pese a que sabemos que está totalmente justificado decir no.
Como te decía, seguramente tú encuentras muchos otros ejemplos que has vivido.
POWER. 5 pasos para saber decir sí o no
La autora Jana Kemp propone 5 pasos que te ayudarán a decir sí o no cuando es lo que realmente quieres decir.
- Propósito (Purpose). Averigua si la petición que te han hecho coincide con tu propósito personal. Si ambos elementos no están alineados di "no".
- Opciones y recursos (Options). Descubre qué capacidad tienes para cumplir con lo que te han pedido. Si no dispones de recursos para hacerlo, si no tienes opciones para cumplir, vas a sufrir por complacer a esa persona. En este caso di "no".
- Cuándo (When). Tienes un plazo para cumplir con el pedido. Si es demasiado corto para que puedas solventarlo, di "no".
- Vínculos emocionales (Emotional ties). Confía en tus instintos. La petición que te hacen no debe provocarte incomodidad. Si lo hace di "no".
- Derechos y responsabilidades (Rights and responsabilities). Analiza las consecuencias. ¿Qué repercusiones tiene tu respuesta? En función del resultado de esta pregunta debes valorar cómo actuar.
Ante estas cinco cuestiones debes decidir aceptar o negarte. Si es esta última tu respuesta, es muy importante cómo la planteas. Habría mucho que decir al respecto. Pero básicamente, hazlo con amabilidad, justifica tu negativa, pero también con firmeza.
Conclusiones
Saber decir "no" es un paso hacia la mejora en la productividad. La gestión de tu tiempo depende de ti. Si siempre dices "sí", no serás tú quien gestione tu tiempo.
"Nuestra cabeza es redonda para permitir al pensamiento cambiar de dirección".
Francis Picabia