Hacer una buena definición del alcance es esencial para alcanzar el éxito en el proyecto. Se trata de la brújula que nos indica hacia dónde tenemos que dirigirnos. Siguiendo las pautas establecidas en la planificación del alcance vamos a ser capaces de definir correctamente los objetivos deseados.
¿Cómo hacemos la definición del alcance?
Hay diferentes técnicas en las que basarnos. Dependiendo del sector o del tipo de proyecto utilizaremos unas u otras.
- Análisis del Producto: Tenemos que traducir las necesidades que nos llevan a poner en marcha un proyecto en productos o servicios. Es decir, cuando surge una necesidad debemos aplicar las técnicas adecuadas para identificar con qué productos o servicios podemos solventarla.
Análisis del Producto
Por ejemplo, si tenemos la necesidad de optimizar la gestión en una empresa debemos analizar si necesitamos implantar un programa de gestión y qué características debe tener éste.
- Identificación de Alternativas: Se trata de valorar otras opciones para decidir cuál es la más apropiada. Podemos tratar de identificar qué distintos medios tenemos para alcanzar soluciones a nuestra necesidad.
En el ejemplo, podemos valorar si un programa de gestión a medida es lo más adecuado, o si nos valdría con una aplicación estándar.
- Juicio de Expertos: El criterio de personas entendidas en el tema o con experiencia previa nos servirá como referencia.
Podemos ponernos en contacto con otras empresas que hayan analizado y conozcan programas de gestión para que nos asesoren. Ellos nos podrán aconsejar e indicar qué tipo de programa nos será de más utilidad.
- Análisis de los Interesados: En ocasiones se suele olvidar que los interesados tienen la opinión más válida en relación con las necesidades que tienen que cubrir.
Los usuarios de la aplicación que queremos implantar nos indicarán los aspectos de su trabajo que debe cubrir el programa. Sabiendo qué procesos dificultan la gestión podremos definir las características del programa para que se automaticen dichos procesos.
Resultado de la definición del alcance
Con la definición del alcance tenemos que dar respuesta a tres aspectos fundamentales:
- Enunciado del Alcance del Proyecto. Aunque ya veremos en otro artículo en profundidad lo que conlleva este enunciado, se trata de la descripción del objetivo. Una descripción con un mayor nivel de detalle facilita el entendimiento de los objetivos a alcanzar. Así se permite al equipo del proyecto planificar mejor el trabajo a realizar, gestionar y ejecutar el proyecto.
- Cambios Solicitados. A lo largo de la ejecución del proyecto se pueden incluir cambios en la definición del alcance. A través del proceso de Control Integrado de Cambios se redefine el alcance del proyecto.
- Actualizaciones en el Plan de Gestión del Alcance. Cualquier solicitud de cambios que haya sido aprobada debe reflejarse en el plan de gestión del alcance.
Conclusión
Con la definición del alcance del proyecto damos respuesta a los objetivos que tenemos que alcanzar. Una buena definición permite desarrollar una planificación adecuada lo que facilita alcanzar los objetivos.
“Un hombre sin pasiones está tan cerca de la estupidez que sólo le falta abrir la boca para caer en ella”.
Lucio Anneo Séneca