Definir las actividades que se van a llevar a cabo en la ejecución del proyecto es lo primero que debes hacer en cuanto a la gestión del tiempo. Se trata de que identifiques todo el trabajo que se tiene que realizar en tu proyecto. Parece complicado, pero te voy a dar una guía que te va a facilitar el proceso.
Hace tiempo te hablé de la EDT (Estructura de Desglose del Trabajo). Este proceso consiste en descomponer todo el trabajo que se requiere para alcanzar el objetivo del proyecto en pequeñas actividades.
Ya te adelanto, no hay un modelo único que sirva para definir las actividades del cronograma. En cada proyecto intervienen elementos distintos que obligarán a incorporar unas tareas determinadas que no incluirás en otro. También debes tener en cuenta factores propios de la organización. Tal vez tu empresa, por experiencia, por política, o por cualquier otra razón te exija definir las actividades de manera concreta. Lo que sí tienes que tener en cuenta es que las actividades con las que trabajes deben dirigirte a cumplir el Enunciado del Alcance del Proyecto.
Herramientas para definir las actividades
Descomposición
Consiste en dividir los bloques principales de trabajo en pequeñas actividades más manejables a la hora de definirlas. Supón que trabajas en un proyecto cuya ejecución puede durar un año de trabajo. Puedes aislar los principales bloques de trabajo y, a su vez, éstos dividirlos en pequeñas actividades tan pequeñas como sea necesario. El resultado será que te enfrentarás a esas actividades que podrás definir de una manera más sencilla. Podrás manejarlas mejor y planificarlas de manera más acertada que con un bloque de trabajo enorme.
Plantillas
Si por tu experiencia, o la de la empresa, en proyectos similares puedes servirte de listas de actividades de esos proyectos tienes medio camino recorrido. Bastará que adaptes esa plantilla al caso actual. En este caso definir las actividades del proyecto te resultará muy sencillo.
Planificación Gradual
Con esta técnica la planificación de las actividades se realiza en varias fases. La idea consiste en definir las actividades más próximas con mucho detalle, mientras que el trabajo a largo plazo se define a grandes rasgos. A medida que avanza el proyecto se van definiendo las actividades según se vayan aproximando. De esta manera la planificación la vas haciendo en varias fases.
Juicio de expertos
La experiencia de los miembros del equipo en sus áreas de trabajo te puede ayudar a definir las actividades de manera precisa.
La definición de las actividades
Hasta ahora has analizado todo el trabajo que requiere alcanzar el objetivo del tu proyecto, es el primer paso. La ejecución de este proceso te debe haber dado como resultado la lista de las actividades y su definición completa. ¿Y, cómo hago esa definición?
Como siempre no hay una fórmula mágica que te diga cómo hacerla. En cada caso la definición conlleva unos atributos determinados. Dependerá del tipo de actividad, del proyecto en sí, de la estructura de trabajo, de la empresa, del sector…
No obstante, sí debes tener en cuenta que la definición debe dejar muy claro qué trabajo se debe completar con esa actividad. No vale definir las actividades en términos genéricos.
Te pongo ejemplos. Si una actividad consiste en diseñar una campaña publicitaria online se debe concretar cuántos banners tienen que elaborar, de qué dimensiones, en qué formatos… Si se tiene que hacer la instalación eléctrica en una oficina se debe especificar la potencia que debe soportar la instalación, la cantidad de tomas de corriente, dónde deben estar ubicadas, etc.
Lo siguiente: establecer la secuencia de las tareas.
“Manejar el silencio es más difícil que manejar las palabras”.
Georges Clemenceau