La importancia de delegar en el equipo en la gestión de proyectos es condición imprescindible para alcanzar los objetivos. Te lo explico.
En el proceso de ejecución de un proyecto te enfrentarás a multitud de tareas. Seguramente no eres el más adecuado para realizar todas. Y, además, es materialmente imposible que cumplas los plazos si lo hicieras.
Los dos beneficios de delegar en el equipo
En general, muchos responsables de proyectos tienden a no querer delegar en el equipo. Ya sea por desconfianza en su equipo. Quizá porque piensan que pierden parte del control sobre la ejecución del proyecto. O, tal vez, porque se consideran los únicos capaces de hacer las tareas. El resultado es una mala gestión.
Un buen director de proyecto debe centrarse en realizar las tareas propias de su cargo y dejar a los miembros de su equipo las suyas. Cuando aprendes a delegar obtienes dos beneficios directos.
- Eficiencia: Las tareas deben ser realizadas por personal especializado. Cuando constituyes un equipo de trabajo has seleccionado una serie de miembros adecuados para su ejecución. Son personas con capacidad para llevar a cabo las tareas que les encomiendes. De hecho, lo habitual es que sea gente especializada en esas tareas. El resultado será mejor y la dedicación de tiempo menor que si eres tú quien las desarrolla.
- Foco: Una vez que has delegado en el equipo. Cuando dejas de lado las tareas ajenas puedes concentrarte en las tareas que realmente te corresponden. De esta manera, tu trabajo será más productivo ya que podrás enfocar tus esfuerzos en la dirección del proyecto.
Las responsabilidades individuales
Un problema que surge cuando se trabaja en equipo es la falta de responsabilidades individuales. Si se establecen responsabilidades y objetivos colectivos todos esperan que sea otro miembro del equipo el encargado de realizar esa labor.
Para evitar esa situación en la que todos miran a otra parte cuando se han quedado cosas sin hacer debes nombrar responsables. Al nombrar un responsable para cada tarea éste se esforzará en controlar que aquellos que intervienen en su ejecución cumplan con su cometido. De este modo dispones de un interlocutor directo que te puede informar de la evolución de la tarea y de los problemas que puedan surgir.
Este procedimiento de asignación de responsables aumenta sensiblemente la productividad y facilita la gestión de proyectos.
Mantener el control y la responsabilidad
Delegar en el equipo no significa perder el control. Debes buscar la forma de estar al corriente del estado de ejecución de las tareas. Esto forma parte del proceso de coordinación del equipo. Puedes estar informado del desarrollo del proyecto a través de reuniones recurrentes en las que cada miembro informa a los demás de sus avances. O puedes servirte de informes periódicos en los que te comuniquen la situación de su trabajo.
Con estos mecanismos consigues estar al corriente de la evolución del proyecto. Y, en caso necesario, ajustar la planificación en aquellas tareas con problemas.
Nombrar responsables de la ejecución de tareas no significa que traslades tu responsabilidad. Te estoy hablando de definir a un encargado de la ejecución de la tarea y de su supervisión. Sin embargo, ese miembro del equipo está bajo tu control y tu dirección. Será a él a quien te debas dirigir para conocer el estado de la tarea, pero las decisiones finales son tuyas.
Conclusión
El proceso de delegar en el equipo es un medio para ganar eficiencia en la ejecución del proyecto. Del mismo modo el nombramiento de encargados de tareas es una forma de evitar la disolución de responsabilidades en el colectivo del equipo. En ambos casos se busca mejorar la gestión del proyecto. Sin embargo, jamás debes olvidar que como director de un proyecto tú eres el principal responsable del mismo.
“A lo largo de los años he aprendido que el enfoque más eficaz consiste en delegar tanta autoridad como sea posible y fomentar las habilidades de liderazgo de todos los demás. Cuando lo consigo, no sólo se acrecienta la unidad del equipo y se da pie a que los demás también crezcan, sino que, por muy paradójico que parezca, mi papel como líder también se refuerza”.
Phil Jackson