Los efectos de delegar en tu equipo tienen mucha trascendencia. En este post te explico qué, cómo, a quién y cuándo delegar.
El significado de delegar en tu equipo
Como dice el título, delegar no consiste en pasar a tu equipo lo que no te apetece hacer, las tareas pesadas, aburridas o molestas. Delegar en tu equipo es la mejor forma de motivarles, ayudarles a desarrollarse profesionalmente y a que asuman cierta responsabilidad.
Es fundamental que entiendas una cosa. El hecho de delegar y, por tanto, trasladar responsabilidad a un miembro de tu equipo, no implica que tú dejes de ser el responsable último. No puedes lavarte las manos. Tu responsabilidad sigue situada en primer plano.
Cuándo debes delegar en tu equipo
Muchas veces delegas cuando te ves desbordado. Tal vez se te haya acumulado mucho trabajo y no des abasto. Llega el periodo de vacaciones y ciertas labores no pueden detenerse aunque tú no estés.
Sin embargo, es conveniente que antes de llegar a esa situación hayas ido delegando ciertas tareas. Aunque sea de manera puntual, trata de trasladar alguna para que quien la realice vaya cogiendo soltura.
Qué tareas debes delegar en tu equipo
No puedes delegar todo. Existen funciones que conllevan decisiones que sólo puedes tomar tú.
Sin embargo, existen otras que podrían ser motivadoras para ciertos miembros del equipo. Algunas no requieren la asunción de responsabilidades, o la toma de decisiones clave.
Hay tareas en las que algún empleado puede estar más preparado o mejor especializado que tú para realizarlas. Otras son adecuadas para quien esté en proceso de desarrollo dentro de un campo.
También están las tareas inexcusables, las que se tienen que hacer aunque tú no estés disponible. Recuerda las actividades urgentes en el proceso de priorización de tareas.
Quién es la persona adecuada
Un aspecto importante es que elijas a la persona adecuada sobre la que delegar. En tu equipo contarás con diversos perfiles.
Localiza a quien esté dispuesto. Debe poseer disponibilidad suficiente para asumir, además de su trabajo, esa tarea extra. Además es importante que tenga la capacidad necesaria. Te encontrarás con gente especializada en un área, probablemente más capacitado que tú. Otros que estén aprendiendo y la práctica les resulte motivadora.
Cómo delegar en tu equipo
Es importante que en el proceso de trasladar funciones consideres unos cuantos factores. Hacerlo correctamente supondrá una gran diferencia.
- Trasládale tu confianza. Habla con esa persona y hazle entender que depositas en él tu confianza. Y, por tu parte, asegúrate de que él acepta esa responsabilidad de buen grado.
- Fórmale. En el caso de que no esté lo suficientemente cualificado, provéele de la formación necesaria para que sea capaz de llevar a cabo lo que le encomiendes.
- Sé accesible. Dale todo el apoyo que necesite. Especialmente al principio, es natural que le surjan dudas. Debes orientarle hasta que alcance un nivel de autonomía adecuado.
- Supervisa la tarea. Comprueba los resultados con la regularidad que requiera el proceso. En función de la relevancia de la actividad que hayas delegado deberás controlar su resolución en mayor o menor profundidad.
- Gestiona el rendimiento. Debes hacer un seguimiento del desarrollo de la persona encargada de la tarea. Debes valorar si el resultado de delegar en ella le ha supuesto una saturación en sus labores, si ha causado una motivación extra o no, si se siente confiada ante el desafío…
Otros consejos al delegar en tu equipo
A mucha gente le cuesta delegar. Tal vez piensen que si lo hacen empezarán a ser prescindibles. Lo he vivido, y es precisamente esa inseguridad el síntoma que demostraba que eran innecesarios en una organización. No tengas miedo a delegar siempre que sea de la manera adecuada. Sé el líder del equipo.
Abre el abanico. No delegues sólo en una persona. En tu equipo habrá miembros con distintos perfiles, capaces unos de asumir unas tareas y otros otras. Desde el punto de vista de la equidad, no es justo favorecer con una mayor responsabilidad a un solo individuo. Desde el punto de vista de la carga de trabajo, no es correcto saturar de tareas a alguien.
Trata con todos en los hayas delegado. Con el paso del tiempo es conveniente que te reúnas con ese miembro del equipo. Su experiencia te puede mostrar mejores metodologías de trabajo. Anímalos a seguir progresando, es una oportunidad para su desarrollo profesional. Y para el equipo es un fortalecimiento de sus capacidades. Algo importante es que reconozcas su trabajo.
Muchas veces nos cuesta delegar porque supone una dedicación extra. Es cierto que inicialmente debes realizar todo el proceso, elegir a la persona, formarla, orientarla, supervisarla, etc. Sin embargo, a la larga esa inversión inicial se transformará en un beneficio seguro.
Conclusión
Delegar en tu equipo es altamente positivo. Lo mires por donde lo mires. Si te preocupas de hacerlo correctamente, si te comprometes a realizar ese esfuerzo inicial, finalmente obtendrás unos resultados altamente productivos para tus proyectos.
Si quieres puedes profundizar en la importancia de delegar en estos artículos.
«Es mejor y más segura una paz cierta que una victoria esperada».
Tito Livio