Discussion en TeamGantt es el nombre que dan al módulo de comunicaciones en los proyectos. Vamos a revisar todos los detalles de su uso.
TeamGantt es una herramienta colaborativa y como tal contiene un sistema de comunicación entre los usuarios. Ya te he hablado de las posibilidades de incluir comentarios en los proyectos y en las tareas. Ahora vamos a ver cómo funciona en su conjunto.
Discussion en TeamGantt
Éste es el cuarto acceso del menú superior del área de proyectos. En él se recogen las conversaciones que tengas con tu equipo.
Este apartado se estructura con una columna a la izquierda que recoge una relación de conversaciones y un área principal en la que se visualiza el contenido de la que hayas seleccionado.
Cada una de esas conversaciones viene representada por una tarjeta. En ella verás el nombre del proyecto, el de la tarea asociada, si tiene estrella y el último mensaje. Éste viene identificado por el avatar de quien lo emitió, la fecha y la hora y el contenido del mensaje. También encontrarás un puntito verde bajo el avatar de aquellas conversaciones que no hayas abierto después del último comentario.
Según el proyecto es posible que se acumulen demasiadas conversaciones. En ese caso es interesante utilizar los filtros que tienes disponibles en la zona superior. Por defecto, se visualizan todas, pero puedes hacer que sólo se visualicen aquellas en las que te han mencionado, las de tareas que tengas asignadas y las de tareas que hayas marcado con la estrella.
Además, si quieres, sólo se verán las que estén sin leer. El icono con tres puntos te permite marcar todas las conversaciones como leídas.
Las conversaciones
Cuando abres una conversación, ésta se visualiza en el área principal de la página. Como en el caso de las páginas de ajustes de proyectos y tareas, están relacionados las notas, los comentarios y los documentos. En la esquina superior derecha puedes seleccionar qué quieres que se visualice. Ten en cuenta que siempre se sitúa la nota del proyecto o la tarea sobre los comentarios.
En una conversación encontrarás todos los comentarios, y los archivos que éstos contengan. Verás información de quién lo envió y cuándo. En el caso de los tuyos, podrás modificarlos y eliminarlos si lo deseas. Al hacerlo se notificará al resto de usuarios.
Para continuar una conversación tienes al final un cuadro de texto en el que incluir el siguiente comentario.
Es decir, puedes interactuar con tu equipo desde el módulo «Discussion», desde la ficha de la tarea o proyecto, incluso, desde el propio diagrama de Gantt.
Conversaciones desde el diagrama de Gantt
La columna que se sitúa a la izquierda de las tareas contiene una serie de iconos con información de las mismas. En concreto, tiene uno con forma de mensaje que permite interrelacionarte con tu equipo.
Al pinchar sobre él, se abre una pequeña ventana que tiene muchos paralelismos con el área principal del módulo Discussion en TeamGantt. Encontrarás el mismo selector de contenido en la zona superior izquierda, los mensajes y la nota de la tarea sobre ellos y el mismo cuadro de texto.
Pero además tiene un enlace nuevo. Está situado en el marco de la ventana, arriba a la izquierda: Request a progress update. Al pinchar sobre él se abre otra ventana en la que el sistema te pregunta si quieres enviar un email a los usuarios que tengan asignada esa tarea solicitando que actualicen el grado de avance.
¿Qué más debes saber de Discussion en TeamGantt?
Todas las comunicaciones se notifican por correo electrónico a los interesados. Pero, esto está condicionado con la configuración de notificaciones que tenga cada uno.
Una manera de saber si has recibido un nuevo mensaje es gracias a un punto rojo que se visualiza en el icono verde de la barra lateral izquierda. Al hacer clic sobre él te lleva directamente al módulo en el filtro de menciones.
Para mencionar a un miembro del equipo debes empezar con la arroba (@). Al hacerlo, se despliega sobre el cuadro de texto un selector. Ahí puedes elegir a quien te diriges sin necesidad de teclear todo su nombre.
Debes tener en cuenta a quién puedes mencionar: sólo a los usuarios. Como te comenté al hablarte de la cuenta de la empresa, los recursos no son «personas» y por lo tanto no tienen acceso a la herramienta. Sabiendo esto, puedes referirte a cualquier integrante del equipo que participe en el proyecto, aunque no tenga asignada la tarea en la que te encuentres.
TeamGantt te ofrece dos opciones de agrupamiento. Si tecleas «@Assigned», se considera que estás mencionando a todos los usuarios asignados a esta tarea. Si tecleas «@Project» se notificará a todos los integrantes del proyecto.
Conclusiones
El módulo Discussion en TeamGantt, y las formas alternativas, te permiten mantener una comunicación sencilla pero completa con todo el equipo de trabajo. Hoy en día, sería impensable utilizar una herramienta que no disponga de una funcionalidad como esta.
«El destino mezcla las cartas y nosotros jugamos».
Arthur Schopenhauer