El apartado Docs and Files en Basecamp hace las veces de almacén en el que depositar los archivos que deseas compartir con los miembros de tu equipo de trabajo. Si quieres conocer todas las opciones que te ofrece esta utilidad de Basecamp continua con el post.
Si piensas que Docs and Files en Basecamp es simplemente un depósito de archivos estás muy equivocado. En este apartado vas a descubrir que Basecamp ofrece utilidades análogas a las de otras de sus herramientas.
Las opciones de Docs and Files en Basecamp
En cualquier aplicación de gestión de proyectos es impensable no disponer de un sistema para compartir documentación. Como te he ido explicando en todos los apartados anteriores, tienes muchas posibilidades para subir archivos. Sin embargo, Docs an Files en Basecamp es el punto en el que se concentra la operativa de gestión de documentos.
En función del elemento en el que te encuentres puedes hacer llegar a los participantes la documentación que necesiten.
Como en muchos de los otros apartados de Basecamp dispones del botón para añadir contenido en la esquina superior izquierda. En la esquina superior derecha encontrarás el menú de gestión con el icono de los tres puntos. Además, también en la zona superior hay un desplegable que te ofrece la posibilidad de ordenar en contenido de la ventana por varios criterios.
El contenido de Docs and Files en Basecamp
El botón +New… te permite añadir contenido a este apartado. En este caso las opciones que tienes disponibles son:
- Start a new doc: Te permite crear un documento de texto. En él puedes añadir un título y un contenido. Como en otros apartados (Message Board, To-dos…), estos campos de texto te permiten dar formato al texto, incluir archivos y, si son imágenes, visualizarlas.
- Make a new folder: Para crear una estructura ordenada de los archivos que compartas en Basecamp puedes crear las carpetas que necesites. Así, puedes incluir los archivos dentro de la carpeta que corresponda. Incluso de manera jerárquica hacer subcarpetas dentro de otras principales.
- Link to a Google doc: Sería impensable no poder compartir documentos que tengas en Google Drive (ahora, Backup and Sync from Google). Sin embargo, esto no se trata sólo de un enlace, tiene más contenido. Además del enlace, puedes introducir un título y un texto y, una vez más, tienes la posibilidad de añadir archivos.
- Upload files: Lógicamente, Basecamp te permite subir archivos. Pero no se limita a eso. Además del archivo puedes añadir un texto explicativo, esta vez no hay más opciones.
Apartado Docs and Files en Basecamp
Operativa con el contenido
Hasta ahora te he explicado cómo añadir contenido. Y cómo puedes ver no se trata sólo de subir archivos. En muchos casos puedes incluir comentarios. Sin embargo, Basecamp no se conforma con eso. Cada uno de los contenedores de información (documentos, archivos y enlaces, no las carpetas) ofrece la posibilidad de añadir comentarios. De nuevo, el entorno de Basecamp es el habitual. No sólo puedes incluir el texto del comentario, también tienes la opción de formatearlo y de incluir archivos.
Es decir, que un archivo subido a Basecamp, puede contener un texto explicativo que, a su vez, vaya acompañado de más archivos. Y, al que se le puedan añadir cometarios, que también contengan otros archivos. No puede ser más completo.
Los archivos, documentos y enlaces se muestran en forma de tarjetas. En ellas puedes ver información del tipo: el título, una imagen del contenido, el nombre del archivo, etc. Pero además, encontrarás un pequeño icono en la esquina superior izquierda de cada una de esas tarjetas. Con este icono puedes colorear el fondo de la tarjeta. El uso que le des a esto depende de ti. Puede ser un mero instrumento decorativo o un sistema de clasificación.
Otra utilidad habitual de Basecamp es la comunicación con los integrantes del equipo. Debido a la posibilidad de escribir comentarios que aporten información, se envían notificaciones a los interesados. En la zona inferior de cada archivo, documento o enlace tienes la opción de suscribirte para recibir o no las notificaciones.
El menú de gestión de Docs and Files en Basecamp
No me voy a detener mucho en este punto ya que mantiene la estructura habitual que te he contado en otros apartados. El desplegable te permite realizar las acciones habituales como editar, copiar, mover, eliminar… Como siempre puedes añadir una marca en la ventana que te interese para que esté disponible en My Bookmarks del apartado Mis asuntos.
Como opción novedosa está el historial de versiones. Aquí encontrarás las distintas actualizaciones que ha sufrido un objeto. Podrás acceder a ellas, ver qué modificaciones ha sufrido. Si accedes a una versión antigua puedes restaurarla y convertirla, así, en la versión actual.
Conclusión
En cualquier apartado de esta herramienta ofrece muchas facilidades para compartir archivos a través de la comunicación. Sin embargo, Docs and Files en Basecamp convierte la compartición de archivos en una forma en sí misma de comunicación.
“Primero el hombre aprende en la vida a andar y hablar. Más tarde, a sentarse tranquilo y mantener la boca cerrada”.
Marcel Pagnol