Hoy en día, cualquier proyecto necesita la gestión de archivos con los que compartir información, documentos en Projectplace cubre esta necesidad.
Documentos en Projectplace
Este módulo de las áreas de trabajo hace las funciones de disco duro virtual en el que depositar estos archivos. El manejo de carpetas y documentos en Projectplace es bastante intuitivo, pero con detalles que lo convierten en un recurso muy completo.
En la zona principal de la ventana encontrarás los elementos que se hayan incorporado al área de trabajo. Cada uno dispone de una casilla a la izquierda para seleccionarlo. Al hacerlo se despliega a la derecha la habitual ventana de configuración o de acciones. Ésta será más completa si seleccionas un elemento que si lo haces con varios.
Además, la línea de cada elemento aporta información en forma de iconos y texto. Haciendo clic sobre los títulos de los campos del listado puedes reordenar el contenido. Incluso, arrastrándolo tienes la opción de organizar las columnas según tu criterio. La ventana de configuración también se muestra cuando pinchas en cualquier dato de la tabla que no sea el nombre del archivo o carpeta.
Si haces doble clic sobre el nombre de un archivo podrás abrirlo. Si se trata de una carpeta, podrás acceder a su contenido.
Hay dos carpetas que puede generar el sistema:
- Documentos públicos: El contenido de esta carpeta será accesible a interesados en el proyecto que no tengan cuenta en Projectplace.
- Base de conocimiento: Esta carpeta se crea con el objeto de compartir documentos entre varios proyectos de una organización, como plantillas o archivos comunes. La base de conocimiento se crea en una plantilla de proyecto y es visible y se actualiza para todos los proyectos basados en esa plantilla.
Projectplace te ofrece una aplicación de documentos que te puedes descargar para gestionar con más eficacia los archivos.
Barra de opciones de documentos en Projectplace
En la zona superior encontrarás una barra de opciones. Recorriéndola de izquierda a derecha verás las siguientes funcionalidades.
- Filtro: Al pinchar sobre el primer botón se despliega a la izquierda una ventana que te permite establecer condiciones para filtrar el contenido según tus necesidades.
- Cargar archivo: Si haces clic aquí se abrirá una ventana en la que podrás depositar los archivos que quieras compartir. Sin embargo, no es necesario que lo utilices. Basta con que arrastres los documentos a la ventana del navegador para que se vuelquen en Projectplace.
- Agregar: Este cuadro de texto se convierte en un desplegable en el que puedes seleccionar el tipo de elemento que quieres crear. Es especialmente interesante la posibilidad de crear carpetas y subcarpetas para estructurar una organización de archivos.
- Ruta de acceso: Cuando accedes a una carpeta o subcarpeta verás junto al cuadro de texto la referencia de dónde te encuentras. Además, te permite navegar a posiciones anteriores.
- Menú de configuración: A la derecha encontrarás el botón con el icono de la rueda dentada. El desplegable ofrece enlaces para realizar determinadas acciones. Es especialmente interesante configurar los permisos de acceso, que funcionan tal y como te expliqué en el post sobre los miembros de Projectplace. Otra opción es la posibilidad de gestionar plantillas de documentos que puedan ser adecuadas para el proyecto.
Configuración de documentos en Projectplace
Ten en cuenta que la configuración de elementos existe si se trata de archivos y carpetas.
Configuración de archivos
Como en otros casos, tienes la posibilidad de modificar el nombre del elemento y añadir una descripción. Además, encontrarás información relativa al tamaño del archivo, quienes han accedido a él y cuándo lo han hecho.
A la izquierda del nombre verás un icono asociado al tipo de archivo. Y en el caso de imágenes, éste es una miniatura.
El menú de opciones te permite realizar acciones sobre el elemento: descargar, copiar, cortar y eliminar. En el caso de archivos estas funcionalidades se amplían. El sistema te permite seguir un documento, reemplazarlo y bloquearlo definitivamente.
Algunos archivos, los de Microsoft o pdfs, pueden beneficiarse de una vista previa, siempre y cuando no excedan de 1 MB.
Puedes bloquear un documento para evitar que se manipule y se edite. Sin embargo, si se trata de un documento definitivo, por ejemplo, un contrato ya firmado, es preferible realizar un bloqueo definitivo desde el menú superior.
El apartado “Versiones” te permite realizar un seguimiento de los cambios que ha sufrido un documento. Ahí verás quién y cuándo ha realizado modificaciones en el fichero. Además, podrás abrir esas versiones antiguas.
Cuando quieras que un miembro de tu equipo trabaje en un fichero, puedes utilizar la opción de “Revisiones”. Deberás indicar quién (miembro, grupo o equipo) debe hacerse cargo de la revisión. Tienes la posibilidad de indicar una fecha límite para que se le agenden avisos. Añade un nombre para identificar la revisión y una descripción explicativa. Además, puedes bloquear el archivo desde ahí para evitar que se manipule mientras se esté realizando la revisión.
Como es habitual, puedes añadir comentarios y mantener conversaciones asociadas al documento, así como ver el historial de las acciones realizadas.
Configuración de carpetas
En la gestión de carpetas encontrarás dos actuaciones específicas que no están activas para los archivos.
La primera es el identificador de color. Esto te permite utilizar un código de colores para los iconos de las carpetas.
La segunda, y más importante, es la gestión de permisos. Automáticamente, el sistema asigna la estructura de derechos de acceso de la carpeta superior. Sin embargo, puedes desmarcar esa pestaña y definir los permisos de cada grupo de miembros.
Papelera de reciclaje en Projectpalce
Aquellos elementos de entre tus documentos que elimines se trasladan a la papelera. Su uso es de sobra conocido. Sólo tienes que seleccionar los archivos que te interesen y actuar sobre ellos. Tienes dos opciones: eliminarlos definitivamente o restaurarlo en su ubicación previa.
Otros documentos en Projectplace
Al margen de los archivos que gestiones desde el apartado Documentos, un área de trabajo de Projectplace puede contener otros archivos.
No tienes más que repasar los posts sobre las actividades o hitos, las tarjetas y el mapa de ruta (los paquetes, las iniciativas y las fases). En todos esos elementos se pueden adjuntar archivos. Incluso en los comentarios que realices en esos elementos o en el apartado de conversaciones se pueden añadir documentos.
Conclusión
La gestión de documentos en Projectplace es totalmente versátil y completa. Además, se extiende, no sólo a un módulo de las áreas de trabajo, sino a toda la herramienta.
«Prefiero molestar con la verdad que complacer con adulaciones».
Lucio Anneo Séneca